La nature des produits à encaisser
Elle est fixée dans l’acte constitutif de la régie : le régisseur est habilité à encaisser uniquement les recettes figurant dans l’acte de création de la régie.
Peuvent être recouvrés par l’intermédiaire d’une régie tous les produits locaux qui ne sont pas exclus par les dispositions de l’article R. 1617‑6 du
Code général des collectivités territoriales
(CGCT). Sont exclus les impôts, taxes et redevances prévus au
Code général des impôts
, au
Code des douanes
et au
Code du domaine de l’État
, hormis les droits d’enregistrement et de timbre des concessions de cimetière, qui peuvent effectivement être encaissés par l’intermédiaire d’une régie.
Les recettes à encaisser peuvent se présenter sous deux formes :
- soit des recettes « au comptant », c’est-à-dire qu’il appartient au régisseur de calculer le montant dont devra s’acquitter l’usager pour pouvoir accéder au service proposé par la collectivité. Sont ainsi concernés les produits domaniaux (droits d’entrées dans les musées, monuments, spectacles, piscines…), les produits de prestations de services (redevance pour prêt de livres, de disques…), les produits de ventes (brochures…), les cautions (locations de salles, ouvrages…). Le régisseur est alors responsable de l’exacte application des décisions tarifaires et notamment des calculs de liquidation de la recette ;
- soit des recettes « au constaté » c’est-à-dire que la liquidation des droits est réalisée par les services de l’ordonnateur, le régisseur se limitant à encaisser le produit : sont ainsi concernés les taxes et redevances pour services rendus (redevance pour l’enlèvement des ordures ménagères, redevance consommation eau…), produits de concessions de cimetière, cantines scolaires.
Concernant le cas spécifique des ventes de biens et de produits, le régisseur de recettes liquide lui-même les droits et les encaisse aussitôt contre remise immédiate de tickets ou de formules assimilées. D’autre part, la collectivité est tenue d’assurer un suivi des stocks physiques des biens qui sont vendus.
Les différents modes de perception
L’acte de création de la régie doit les préciser : le régisseur ne peut accepter que les modes de règlement figurant dans l’acte de création de la régie (cf. Les modes d’encaissement des recettes)
Les modes de règlement qui peuvent être acceptés sont les suivants :
- numéraire ;
- chèques bancaires, postaux ou assimilés ;
- carte bancaire ;
- virement ;
- porte-monnaie Monéo ;
- prélèvement ;
- autres instruments de paiement tels que le chèque-vacances, le chèque emploi service universel, le ticket-restaurant.
Attention
Le choix des modes de perception est déterminant en matière de taux de recouvrement : en fonction de l’objet de la régie de recettes, une diversification des modes de perception, ou l’inverse, pourra s’avérer nécessaire.
Le montant de l’encaisse
L’acte de création doit fixer le montant total des recettes encaissées en numéraire que le régisseur peut conserver : il s’agit donc des recettes encaissées en numéraire ainsi que celles figurant sur un compte de disponibilités lorsque le régisseur dispose d’un tel compte (compte au Trésor, postal ou bancaire).
A noter
Le montant du fonds de caisse n’est pas pris en compte dans le montant de l’encaisse.
La périodicité de versement de l’encaisse
Dès que le montant de l’encaisse atteint le montant maximum fixé dans l’acte de création de la régie, le régisseur doit procéder à son versement chez le comptable. Toutefois, la périodicité de versement de l’encaisse est au minimum d’une fois par mois ; l’acte de création de la régie peut prévoir une autre périodicité.
Le régisseur doit obligatoirement procéder au versement de l’encaisse :
- lors de la clôture de l’exercice comptable au 31 décembre de l’année N ;
- en cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou le mandataire suppléant ;
- en cas de changement de régisseur ;
- au terme de la régie.
Remarque
Le rythme de versement a pour but de limiter les risques de perte, de vol ou de détournement et également d’alimenter régulièrement la trésorerie de la collectivité.
La périodicité de versement peut être supérieure au délai d’un mois si le montant de l’encaisse est peu élevé ou si la régie est éloignée du poste comptable assignataire ou s’il s’agit d’une régie temporaire.
Le délai de production des pièces justificatives
La périodicité de remise des pièces justificatives que le régisseur doit transmettre à l’ordonnateur doit être précisée dans l’acte de création de la régie. À défaut, les pièces doivent être remises au moins une fois par mois (CGCT, art. R. 1617-8).
En revanche, les pièces justificatives doivent être obligatoirement remises à l’ordonnateur :
- lors de la clôture de l’exercice comptable au 31 décembre de l’année N ;
- en cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou le mandataire suppléant ;
- en cas de changement de régisseur ;
- au terme de la régie.
L’acte de création doit aussi indiquer si le régisseur est astreint à constituer un cautionnement ou s’il en est dispensé (CGCT, art. R. 1617-4-II).
Il est important de souligner le rôle du service « finances » en matière d’émission de titres de recettes concernant les régies de recettes. Le régisseur doit transmettre au service « finances/comptabilité » un état récapitulatif (par moyen d’encaissement) des sommes encaissées ; ici, le service « finances/comptabilité » doit émettre un titre de recette, en renseignant dans le cadre du Protocole d’Échange Standard Version 2 (PES V2) le numéro de régie transmis par le comptable public.
