Comprendre le rapport circonstancié

Qu’est-ce qu’un rapport circonstancié ?

Le rapport circonstancié est un document formel destiné à informer une ou des tierces personnes d’un comportement ou d’événements ayant un impact délétère sur le fonctionnement du service ou de l’institution. Il doit être établi par l’encadrement de proximité pour décrire des situations ou des faits préjudiciables ou dysfonctionnels.

La caractéristique principale du rapport circonstancié est d’être factuel. Pour cela, le cadre met par écrit les faits ou événements qui se sont produits de manière claire, concise, sans laisser la porte ouverte à toute interprétation. La subjectivité est donc proscrite.

L’agent qui fait l’objet d’un rapport circonstancié doit en être informé. Le document ne doit pas être considéré comme un élément à charge, mais au contraire, représenter une description précise et objective des faits.

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Quelle est la formulation à adopter pour rédiger un rapport circonstancié ?

Le maître-mot est l’objectivité. La personne qui rédige privilégie les verbes du registre de la description. Par exemple, « M Untel a dit que, Mme X a répondu… ». Ce qui a été prononcé doit être placé entre guillemets et attribué à la bonne personne. Dans le doute, s’abstenir.

Le rapport circonstancié doit pouvoir servir de support incontestable permettant de comprendre la survenue d’un événement ou le déroulé d’une situation.

Le jugement de valeur et les termes évoquant un état d’esprit sont à bannir. Dans un rapport circonstancié, on ne peut dire qu’une personne est « en colère », car il peut s’agir d’une interprétation. En revanche, il est recommandé de noter des variations dans l’intonation de la voix, cela peut s’avérer utile (Par exemple : « M Untel a haussé le ton. Les patients se sont retournés ».)

Phrases courtes, verbes d’action, formulation concise sont les clés d’un rapport circonstancié.

Exemple de rapport circonstancié

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Publié le 06/08/2025

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