Guide de l'acheteur public

 
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Guide de l'acheteur public

Réussissez vos missions de négociateur et de chef d'équipe : identifications des besoins, mise en concurrence des fournisseurs, comparaison d'offres, négociation, procédures informatisées, organisation du suivi et respect de la qualité

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Optimiser vos achats publics

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Les acteurs externes au processus achat

1 - Les entreprises

I - Le rôle de la direction des achats dans la gestion de la relation pouvoir adjudicateur / entreprises

On sait que la performance d'un pouvoir adjudicateur dépend pour une large part de la qualité de ses fournisseurs et plus encore de l'écosystème industriel dans lequel il s'inscrit.

C'est pourquoi il est important que la direction des achats veille à faire en sorte que la relation entre le pouvoir adjudicateur et ses fournisseurs soit productrice d'un maximum de valeur. Elle doit, pour cela, travailler à l'optimisation des rapports qu'entretient le pouvoir adjudicateur avec :

  • ses fournisseurs actuels, c'est-à-dire les entreprises qui sont titulaires de marchés et d'accords-cadres ;

  • ses fournisseurs potentiels, c'est-à-dire toutes les entreprises qui souhaitent ou pourraient être intéressées par la perspective de devenir titulaires des accords-cadres ou marchés qu'il passe.

Afin d'être en mesure de gérer efficacement cette relation « pouvoir adjudicateur / entreprise », la direction des achats doit recevoir un mandat clair de la direction générale. Cette dernière doit lui confier la totalité de la responsabilité de l'animation et de la coordination des liens existant entre le pouvoir adjudicateur et ses fournisseurs. Et cela, quelle que soit la phase ou l'étape dans laquelle se situe cette relation : phase d'information sur les solutions et produits commercialisés, phase de définition et d'expression du besoin, phase d'exécution des prestations par le fournisseur retenu, etc.

II - Comment établir une relation équilibrée et performante entre un pouvoir adjudicateur et les entreprises ?

Connaître le fonctionnement de l'entreprise et des marchés

La direction des achats doit avoir une bonne connaissance des modalités d'organisation et de fonctionnement générales des entreprises, qu'il s'agisse de marketing, de techniques commerciales, de gestion financière ou de gestion de production.

Elle doit aussi avoir une bonne vision du fonctionnement des marchés (offre / demande) sur lesquels interviennent ses achats.

Communiquer activement sur les contraintes et les besoins du pouvoir adjudicateur

La direction des achats doit veiller à mobiliser les fournisseurs du pouvoir adjudicateur sur ses contraintes et ses besoins, qu'ils soient qualitatifs ou économiques.

Cela nécessite une communication qui intervienne suffisamment en amont du lancement des mises en concurrence, et qui puisse prendre des formes variées : organisation de journées « fournisseurs », rencontres bilatérales, actions de recherche de nouveaux fournisseurs, etc.

Ne pas limiter les contacts de la direction des achats aux seuls commerciaux

Les...

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