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Savoir lancer un projet

Nos fiches mettent en partage l’expérience terrain et vous indiquent la marche à suivre concrète, étape par étape, pour vous accompagner dans la mise en œuvre de vos décisions.

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Contexte

Les directions des achats, par leur rôle important sur les équilibres budgétaires et sur l’efficience et la disponibilité du service public, sont aujourd’hui au cœur de la stratégie de leur établissement. Elles sont à la fois moteurs, mais aussi en interaction croissante avec l’ensemble des directions, services et métiers en raison de la professionnalisation accrue des achats, mais aussi de la digitalisation accélérée des processus opérationnels. Elles sont ainsi à la fois capitales et dépendantes !

Elles sont également mobilisées en tant que directions contributrices pour les projets stratégiques de leur structure, lesquels intègrent des impacts directs ou indirects sur la fonction achat (ex. : schéma directeur des systèmes d’information [SDSI]).

Dans ce contexte, elles doivent s’organiser pour affecter au mieux leurs ressources sur les différents projets, qu’elles en soient animatrices ou contributrices. Cette affectation de ressources doit être corrélée avec les priorités stratégiques de l’établissement et de la direction des achats. Le calibrage des projets, de leur coût et de leur priorité doit être arbitré, en amont, en réalisant une phase de cadrage et une phase de lancement du projet.

Ceci est d’autant plus important que la mission première d’une direction des achats demeure l’achat et que la plus grande partie de son effectif est généralement constitué de profils acheteurs. Des collaborateurs pas toujours à l’aise avec l’animation ou la participation à des projets transversaux. Des collaborateurs, qui plus est, rares et de plus en plus sensibles à leur poste, à leur positionnement et en quelque sorte à leur bien-être. Les impacts de la crise sanitaire et le phénomène dit « de la grande démission » apparu en 2022 imposent de réinvestir l’ensemble des acquis en matière de management et de gestion de projet.

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Cadrer le projet

Le cadrage du projet consiste à en définir les objectifs, les moyens et les modalités associés. Il permet de contractualiser sur ceux-ci avec la direction des achats, voire la direction de l’établissement (selon le périmètre du projet).

Cette démarche doit être faite de manière concertée avec l’ensemble des membres de l’équipe projet, soit par construction collective, soit par itération entre le chef de projet et les membres de son équipe...

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