Partie 5 - Assurer la sécurité et les autres contrôles en établissement
Chapitre 6 - Se préparer aux différents contrôles
5.6/7 - Anticiper les contrôles
Le directeur d’un établissement social et médico-social a tout intérêt, avec son équipe de direction, à anticiper les contrôles.
Comment constituer et tenir à jour le dossier permanent ? Que contient ce dossier permanent ? Pourquoi est-il nécessaire aussi de mesurer la satisfaction des usagers régulièrement ?
Les contrôles peuvent intervenir à tout moment, dans tous les établissements, y compris ceux qui appliquent rigoureusement toutes les règles et qui mettent en œuvre les efforts nécessaires pour assurer la qualité de l'établissement. C'est pourquoi il y a intérêt d'anticiper tout contrôle.
Transmettre aux contrôleurs toutes les informations nécessaires à leurs investigations permet d'établir, dès le début du contrôle, une relation de confiance basée sur la coopération de l'équipe de direction de l'établissement.
Une base documentaire régulièrement tenue à jour, comprenant les pièces essentielles relatives au fonctionnement de l'établissement et facilement consultable, peut être constituée.
un sommaire récapitulatif de tous les documents inclus dans le dossier et indications nécessaires pour accéder rapidement aux différentes pièces classées hors du dossier permanent doivent figurer en première partie du dossier ;
renseignements d'ordre général sur l'établissement (nom, nature juridique, adresse et coordonnées précises, siège social, description de l'activité principale, capacité d'accueil, etc.) ;
statuts ou texte fondateur ;
arrêté d'autorisation de création ;
convention d'habilitation à l'aide sociale ;
arrêté d'extension, s'il y a lieu ;
procès-verbal de la visite de la commission de conformité ;
derniers procès-verbaux des commissions de sécurité ;
registre obligatoire (article L. 331-2 du Code de l'action sociale et des familles) coté et paraphé, portant les indications relatives à l'identité des personnes séjournant dans l'établissement, la date de leur entrée et la date de leur sortie ;
ensemble des déclarations réglementaires obligatoires ;
composition des différents organes de décision et consultatifs (conseil d'administration, bureau, comité d'entreprise, conseil de la vie sociale, etc.) ;
règlement de fonctionnement ;
contrats de...
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