Question d’un chef de service : « L’usage d’un SD en mode Excel offre-t-il les mêmes avantages qu’un recours à un logiciel de GED ? »

Question

Question d’un chef de service : « L’usage d’un SD en mode Excel offre-t-il les mêmes avantages qu’un recours à un logiciel de GED ?  »

Accepted Answer

Si vos budgets le permettent d’emblée et que vous êtes doté d’un responsable qualité, vous pouvez le former et lui fournir un logiciel de gestion électronique de documents (GED), l’objectif étant de développer au mieux au sein du CHRS une fluidité dans le partage de l’information sauvegardée et de faciliter l’application des procédures d’accompagnement de la personne accueillie à tous les professionnels dont les nouveaux stagiaires ou les nouveaux arrivants. 
 La GED répond très bien à la sécurité et la confidentialité des informations stockées. Elle offre l’avantage d’attribuer des droits d’accès selon le statut des professionnels et du niveau d’accès (consultation, modification, partage, etc.). La GED permet aussi d’assurer que chaque professionnel dispose de la dernière procédure en temps T et règle le compte aux procédures obsolètes. 
 En conséquence, la GED est plus efficiente qu’Excel et permet une exploitation rapide des informations. 
 Quelques avantages du logiciel : 
 
  il permet le stockage de nombreuses informations dématérialisées dans un lieu protégé ; 
  il permet, sous réserve des droits d’utilisation et de lecture, une ouverture rapide et confidentielle ; 
  il favorise le travail collaboratif dans la démarche qualité continue. 
 
 Quelques inconvénients de la GED : 
 
  nécessité de prendre du temps pour former les collaborateurs ; 
  avoir au sein du CHRS un équipement informatique performant. 
 
 Si l’autorité investie du pouvoir de décision décide une certification, un logiciel bien maîtrisé peut être l’occasion à terme de rechercher une réelle certification qualité.

Concevoir un système documentaire intégrant la qualité dans les CHRS

Contexte

Comprendre les enjeux du système documentaire en CHRS

Textes juridiques de référence