Un double rôle – Par son rattachement double au directeur d’établissement et au responsable médical du pôle, il est souvent soumis à un double rôle : médico-économique par la direction, administratif par le responsable du pôle avec la nécessité de collaborer avec le cadre soignant du pôle dont il peut partager ou empiéter sur certains domaines.

L’ampleur de son rôle et le périmètre de sa fonction sont souvent déterminés par l’importance attachée :

• au pôle dans la structure par l’administration : nouveau redécoupage des services ou réelle autonomisation accordée avec un contrat de pôle défini et négocié ;
• à la stature ou la renommée du responsable médical du pôle.

Création des pôles – De cinq à dix pôles ont souvent été créés au niveau des CHU, parfois sur plusieurs entités géographiques distinctes, souvent constitués dans l’urgence, avec parfois des contours réels insuffisamment définis.

Cadre administratif de pôle – Dans ces conditions diverses, la nature même du cadre administratif de pôle a été et reste à géométrie variable.
Parfois adjoint des cadres hospitaliers (ACH) titulaire, affecté sur plusieurs pôles, parfois attaché d’administration hospitalière (AAH) détaché sur un ou plusieurs pôles, souvent contractuels recrutés après une maîtrise de gestion ou un DESS, la rémunération et la nature des travaux confiés sont diverses en fonction des établissements.

Les fonctions confiées à ces cadres ont été au départ définies au travers de la définition des pôles :

• participation aux conseils et bureaux de pôles ;
• participation à l’élaboration des projets de pôles et des contrats d’objectifs ;
• recensement des données chiffrées du pôle en termes d’activité et d’effectifs ;
• élaboration ou participation à la réalisation de tableaux de bord de pôles ;
• définition des fiches de postes des acteurs non médicaux du pôle ;
• gestion au quotidien des tâches administratives déléguées.

L’importance des pôles à souvent amené à la nécessité d’une coordination de ces cadres administratifs par un directeur ou un AAH délégué aux pôles.

Sous l’impact du contrôle de gestion sur les budgets hospitaliers, les fonctions de cadre évoluent aujourd’hui de plus en plus vers une vision médico-économique : les cadres administratifs des pôles ont à charge de vérifier la pertinence des informations collectées au niveau de l’activité médicale, principalement au bon codage en nombre et en pertinence des actes, à la répartition analytique des charges de personnel, à la fourniture d’indicateurs de gestion par service … Pierre angulaire entre le DIM et le contrôleur de gestion au niveau du pôle, la fonction du cadre administratif de pôle tend à évoluer vers plus de contrôle et plus de réorganisation structurelle à mettre en place ou à appliquer.

Peut-on faire de meilleurs soins avec moins d’argent dans les hôpitaux ? A cette question posée par les politiques et les décideurs qui ont mobilisé des outils tels que la T2A, qui ont mis en place une réforme hospitalière, qui ont élaboré une loi HPST, le cadre de pôle va devoir répondre au quotidien au travers du recueil de l’activité, au travers du suivi des dépenses de personnel, au travers de la connaissance de la politique d’achats du matériel ou des fournitures, au travers de la connaissance de la politique des travaux et de tout ce qui constitue un centre de coût pour le pôle, dans le respect d’un contrat passé entre l’administration et le pôle.

En a-t-il les moyens ?  A en juger par les profils de postes rédigés pour le recrutement de ces cadres de terrains, le cadre administratif de pôle doit avoir aujourd’hui, au-delà de solides connaissances de gestion et de management, des facultés personnelles de compréhension, d’analyse, de synthèse, de présentation, d’adaptation à un monde médical complexe, changeant…   Les contrats de pôle tardant à se mettre en place, le cadre administratif de pôle aujourd’hui constate, enregistre, analyse et rend compte. Demain, il aura en sus à justifier, démontrer, proposer des arbitrages au médecin responsable de pôle, défendre ses arbitrages et les traduire dans la vie du pôle.

Vastes domaines nécessitant de la personnalité, une réelle connaissance de l’économie de l’hôpital et des pratiques de soins. La quadrature du cercle à l’hôpital.