Partie 5 - L'information documentaire à l'heure de la transformation digitale
Chapitre 4 - De l'importance de la gouvernance de l'information
5.4/2 - De l'importance de l'exploitabilité de l'information
I - L'exploitabilité de l'information
La gestion de l'information ou des contenus n'est pas une fin en soi. Il ne s'agit pas de gérer des informations pour gérer des informations mais bien de les gérer pour répondre aux exigences actuelles des entreprises, à savoir : améliorer leur performance opérationnelle et dynamiser leur processus d'innovation.
Pour rendre cela possible, il est indispensable que les informations et les contenus qui sont créés, partagés et utilisés soient exploitables, c'est-à-dire qu'ils soient :
accessibles ;
de qualité ;
et sécurisés.
Ces trois caractéristiques, qui constituent ce que nous nommerons l'exploitabilité de l'information, sont essentielles au succès de la gestion des contenus mais aussi et surtout des organisations. Autrement dit, si les contenus qui sont produits et utilisés ne satisfont pas à une ou plusieurs de ces caractéristiques, alors il y a peu de chances que la performance opérationnelle s'améliore et que le processus d'innovation soit réellement dynamisé. Pour mieux comprendre et cerner ces trois caractéristiques fondamentales, nous allons les présenter en détail.
II - Accessibilité de l'information
La notion d'accessibilité de l'information fait référence à plusieurs dimensions. Pour mieux les appréhender, nous allons prendre un exemple concret : celui d'un collaborateur souhaitant récupérer un document important qui se trouve sur l'Intranet. Ce cas de figure plutôt banal dans une entreprise nécessite que quatre conditions soient simultanément remplies.
Tout d'abord, il faut que l'Intranet mais aussi et surtout que le document recherché soit disponible au moment où ce collaborateur souhaite le récupérer. Dans notre exemple, cela signifie que le document doit effectivement être présent dans la gestion documentaire de l'Intranet et que la plate-forme de gestion documentaire fonctionne correctement.
Ensuite, l'Intranet et le document en question doivent être atteignables. C'est-à-dire que le collaborateur doit être en mesure de consulter l'Intranet ou le document depuis son terminal, qu'il s'agisse d'un ordinateur, d'un mobile ou d'une tablette, par exemple. À ce stade, il faut bien faire la distinction entre la disponibilité du document et la capacité à l'atteindre. Un document peut être disponible mais non atteignable par le collaborateur, par exemple lorsque l'Intranet n'est pas ouvert à la consultation depuis l'extérieur de l'entreprise ou bien depuis des terminaux mobiles. De manière simplifiée, la disponibilité est liée à l'état de fonctionnement...