Gérer le personnel hospitalier - Outils et modèles

Lettre-type de saisine du chef de pôle d’activités en vue du recrutement d’un assistant

Référence : dtou2559

Modèle de lettre de saisine du chef de pôle en vue de recueillir son avis sur le recrutement d’un assistant.

Lettre-type de saisine du président de la commission médicale d’établissement en vue du recrutement d’un assistant

Référence : dtou2560

Modèle de lettre de saisine du président de la CME en vue de recueillir son avis sur le recrutement d’un assistant.

Lettre-type de transmission du contrat pour signature en vue du recrutement d’un assistant

Référence : dtou2563

Modèle de lettre de transmission du contrat en vue de sa signature par l’assistant.

Lettre-type de saisine du chef de pôle d’activités en vue du renouvellement du contrat d’un assistant

Référence : dtou2567

Modèle de lettre de saisine du chef de pôle en vue de recueillir son avis sur le renouvellement du contrat d’un assistant.

Lettre-type de saisine du président de la Commission médicale en vue du renouvellement du contrat d’un assistant

Référence : dtou2568

Modèle de lettre de saisine du président de la CME en vue de recueillir son avis sur le renouvellement du contrat d’un assistant.

Le renouvellement du contrat d’un assistant par voie d’avenant

Référence : dtou2569

Modèle d’avenant au contrat d’un assistant.

Lettre-type de saisine du directeur général de l’agence régionale de santé en vue du renouvellement du contrat d’un assistant

Référence : dtou2570

Modèle de lettre de saisine du DG de l’ARS en vue de recueillir son avis sur le recrutement d’un assistant.

Lettre-type de transmission de l’avenant à l’assistant des hôpitaux

Référence : dtou2571

Modèle de lettre de transmission d’un avenant à l’assistant.

Lettre-type de saisine du chef de pôle d’activités en vue du détachement d’un praticien hospitalier en qualité de PHU

Référence : dtou2581

Modèle de lettre de saisine du chef de pôle en vue de recueillir son avis sur le détachement d’un praticien hospitalier en qualité de PHU.

Lettre-type de saisine du président de la Commission médicale en vue du détachement d’un praticien hospitalier en qualité de PHU

Référence : dtou2582

Modèle de lettre de saisine du président de la Commission médicale en vue de recueillir son avis sur le détachement d’un praticien hospitalier en qualité de PHU.

Lettre-type de saisine du directeur général du Centre national de gestion en vue du détachement d’un praticien hospitalier en qualité de PHU

Référence : dtou2583

Modèle de lettre de saisine du Directeur général du Centre national de gestion en vue de recueillir son avis sur le détachement d’un praticien hospitalier en qualité de PHU.

Lettre-type de saisine du chef de pôle d’activités en vue du renouvellement du contrat d’un praticien contractuel

Référence : dtou2585

Modèle de lettre de saisine du chef de pôle en vue de recueillir son avis sur le renouvellement du contrat d’un praticien contractuel.

Lettre-type de saisine du président de la Commission médicale en vue du renouvellement du contrat d’un praticien contractuel

Référence : dtou2587

Modèle de lettre de saisine du président de la CME en vue de recueillir son avis sur le renouvellement du contrat d’un praticien contractuel.

Le renouvellement du contrat d’un praticien contractuel par voie d’avenant

Référence : dtou2588

Modèle d’avenant au contrat d’un praticien contractuel.

Lettre-type de saisine du directeur général de l’agence régionale de santé en vue du renouvellement du contrat d’un praticien contractuel

Référence : dtou2589

Modèle de lettre de saisine du DG de l’ARS en vue de recueillir son avis sur le recrutement d’un praticien contractuel.

Lettre-type de transmission de l’avenant au praticien contractuel

Référence : dtou2590

Modèle de lettre de transmission d’un avenant au praticien contractuel.

Lettre-type de saisine du chef de pôle d’activités en vue du recrutement d’un praticien attaché

Référence : dtou2591

Modèle de lettre de saisine du chef de pôle en vue de recueillir son avis sur le recrutement d’un praticien attaché.

Lettre-type de saisine du président de la Commission médicale en vue du recrutement d’un praticien attaché

Référence : dtou2592

Modèle de lettre de saisine du président de la CME en vue de recueillir son avis sur le recrutement d’un praticien attaché.

Lettre-type de transmission du contrat pour signature en vue du recrutement d’un praticien attaché

Référence : dtou2594

Modèle de lettre de transmission du contrat en vue de sa signature par le praticien attaché.

La saisine du président de la CME par le directeur en vue de nommer un chef de pôle d’activités cliniques et médico-techniques

Référence : dtou2651

Le directeur de l’établissement de santé saisit le président de la Commission médicale en vue de recueillir ses propositions de désignation des chefs de pôle d’activités cliniques et médico-techniques.

La saisine du président de la CME et du directeur de l’unité de formation et de recherche médicale par le directeur général d’un CHU en vue de nommer un chef de pôle d’activités cliniques et médico-techniques

Référence : dtou2652

Le directeur général d’un CHU saisit le président de la Commission médicale et le directeur de l’UFR médicale en vue de recueillir leurs propositions de désignation des chefs de pôle d’activités cliniques et médico-techniques.

Les propositions du président de la CME en vue de la nomination des chefs de pôle d’activités cliniques et médico-techniques

Référence : dtou2653

En réponse à la demande du directeur, le président de la Commission médicale, pour chaque pôle d’activités cliniques et médico-techniques, propose la désignation du chef de pôle.

Les propositions du président de la CME et du directeur de l’UFR médicale en vue de la nomination des chefs de pôle d’activités cliniques et médico-techniques d’un centre hospitalier et universitaire

Référence : dtou2654

En réponse à la demande du directeur général d’un CHU, le président de la Commission médicale, conjointement avec le directeur de l’UFR médicale, pour chaque pôle d’activités cliniques et médico-techniques, propose la désignation du chef de pôle.

La décision de nomination des chefs de pôle d’activités cliniques et médico-techniques

Référence : dtou2655

Cette décision type permet d’attester du suivi de la procédure prévue par la réglementation.

La cessation de fonctions d’un chef de pôle d’activités cliniques et médico-techniques : saisine préalable du président de la CME

Référence : dtou2663

Cette lettre-type concrétise formellement la saisine du président de la CME. Elle permet de confirmer les échanges préalables entre directeur et président de la Commission médicale. Les griefs évoqués doivent être explicités dès lors qu’ils seront à la base des motivations de la décision, susceptible de recours.

La cessation de fonctions d’un chef de pôle d’activités cliniques et médico-techniques dans un CHU : saisine préalable du président de la CME et du directeur de l’UFR médicale

Référence : dtou2664

Cette lettre-type concrétise formellement la saisine du président de la CME et du directeur de l’UFR médicale. Elle permet de confirmer les échanges préalables entre directeur et président de la Commission médicale. Les griefs évoqués doivent être explicités dès lors qu’ils seront à la base des motivations de la décision, susceptible de recours.

Lettre-type de saisine du directeur général de l’agence régionale de santé en vue de la transformation d’un poste de PH TP en PH PT

Référence : dtou2815

Modèle de lettre de saisine du DG de l’ARS en vue de recueillir son avis sur la demande de transformation d’un poste de PH à temps partiel en PH à plein-temps.

Lettre-type de saisine du chef de pôle d’activités en vue de la nomination d’un PH TP en PH PT

Référence : dtou2816

Modèle de lettre de saisine du chef de pôle d’activités en vue de recueillir son avis sur la demande de nomination d’un PH à temps partiel en qualité de PH à plein-temps.

Lettre-type de saisine du président de la Commission médicale d’établissement en vue de la nomination d’un PH TP en PH PT

Référence : dtou2817

Modèle de lettre de saisine du président de la CME en vue de recueillir son avis sur la demande de nomination d’un PH à temps partiel en qualité de PH à plein-temps.

Lettre-type de saisine du Directeur général du Centre national de gestion en vue de la nomination d’un PH TP en PH PT

Référence : dtou2818

Modèle de lettre de saisine du DG du CNG en vue de recueillir son avis sur la demande de nomination d’un PH à temps partiel en qualité de PH à plein-temps.

Lettre-type de saisine du directeur général du centre hospitalier universitaire pour la mise en œuvre d’un projet de convention de partenariat

Référence : dtou2825

Modèle de lettre de saisine du directeur général du centre hospitalier universitaire en vue de recueillir son avis sur le projet de convention de partenariat.

La saisine du président du conseil de discipline par l’autorité investie du pouvoir disciplinaire

Référence : dtou3016

Cette information est effectuée par le service chargé de la DRH.

La convocation de l’agent mis en cause devant le conseil de discipline par le président de cette instance

Référence : dtou3017

Cette lettre recommandée avec avis de réception transmet à l’intéressé le rapport de saisine exprimant les griefs retenus à son encontre et l’informe de ses droits dans le cadre de la procédure.

La convocation de l’autorité investie du pouvoir disciplinaire devant le conseil de discipline par le président de cette instance

Référence : dtou3018

Cette lettre transmet à l’administration la convocation pour se présenter au conseil de discipline et l’informe de ses droits dans le cadre de la procédure.

La convocation des représentants du personnel et de l’administration au conseil de discipline par le président de cette instance

Référence : dtou3019

Le président convoque les représentants du personnel et de l’administration membres de la commission administrative paritaire et leur communique le rapport introductif de saisine du conseil de discipline.

Le déroulement de la procédure devant un conseil de discipline

Référence : dtou3020

Ce déroulement de séance indique point par point les différentes étapes indispensables pour éviter une erreur de procédure.

Le procès-verbal du conseil de discipline

Référence : dtou3021

Le procès-verbal rend compte de façon précise du déroulement de la séance. Il est validé et signé par le président et le secrétaire de la commission paritaire.

L’émission de l’avis motivé du conseil de discipline

Référence : dtou3022

L’avis motivé, en concordance avec le procès-verbal de séance, rend compte de la sanction proposée à l’autorité investie du pouvoir disciplinaire.

La décision infligeant une sanction disciplinaire

Référence : dtou3023

L’autorité administrative peut prendre une sanction plus lourde que celle proposée par le conseil de discipline. Elle ouvre alors la voie à un recours devant la Commission des recours près le Conseil supérieur de la Fonction publique hospitalière.

Le rapport de saisine de la commission administrative paritaire siégeant en formation disciplinaire

Référence : dtou3063

Ce rapport présente les griefs exprimés à l’encontre de l’agent mis en cause, présente les témoignages et éléments recueillis au cours de l’enquête administrative préalable, établit autant que faire se peut la matérialité des faits et procède à une qualification juridique de la faute professionnelle et des sanctions susceptibles d’en découler.

Les décisions d’autorisation d’absence syndicale (art. 13 du décret du 19 mars 1986)

Référence : dtou3105

Ces autorisations d’absence sont accordées :

pour une participation aux congrès syndicaux, aux réunions des organismes directeurs dont ils ont été élus, aux congrès des syndicats nationaux, des fédérations et des confédérations de syndicats (durée maximale 10 jours par an et par agent, porté à 20 jours pour les organisations syndicales représentées au Conseil commun de la fonction publique) ;
pour une participation aux congrès internationaux, aux réunions des organismes directeurs des organisations syndicales internationales, des syndicats nationaux, des fédérations, des confédérations et des instances statutaires départementales, interdépartementales et régionales (durée maximale vingt jours par an et par agent).

Les décisions d’autorisation d’absence syndicale (art. 15 du décret du 19 mars 1986 modifié)

Référence : dtou3107

Ces autorisations d’absence sont accordées :

aux membres des assemblées délibérantes et des organismes statutaires ;
aux membres d’organismes privés de coopération interhospitalière.

Le crédit global de temps syndical (art. 17 du décret du 19 mars 1986 modifié)

Référence : dtou3108

L’autorisation est donnée à un agent hospitalier public d’exercer pendant ses heures de service une activité syndicale au lieu et place de son activité normale (circulaire du 9 juillet 2013).

Les agents sont réputés en position d’activité. Ils sont déchargés, soit partiellement, soit totalement de service.

Lettre-type de saisine du Directeur général du Centre national de gestion en vue de la transmission du procès-verbal d’installation d’un PH

Référence : dtou3110

Modèle de lettre de transmission du procès-verbal d’installation au DG du CNG en vue de la prise de fonctions d’un praticien hospitalier.

Lettre-type de saisine du Directeur général de l’agence régionale de santé en vue de la transmission du procès-verbal d’installation d’un PH

Référence : dtou3111

Modèle de lettre de transmission du procès-verbal d’installation au DG de l’ARS en vue de la prise de fonctions d’un Praticien hospitalier.

Lettre-type de transmission du procès-verbal d’installation au PH en vue de sa prise de fonctions

Référence : dtou3112

Modèle de lettre de transmission du procès-verbal d’installation au praticien hospitalier en vue de sa prise de fonctions.

L’organisation de l’élection des représentants du personnel médical au conseil de surveillance par la Commission médicale d’établissement

Référence : dtou3355

L’inscription à l’ordre du jour de la Commission médicale de cette question est demandée au président de la Commission médicale.

Une note de synthèse permet de rappeler les modalités du scrutin : secret, uninominal, majoritaire à deux tours.

La demande du directeur au président de la Commission médicale en vue de la désignation des professionnels de santé au directoire

Référence : dtou3358

Le directeur saisit de sa demande le président de la Commission médicale en lui précisant les modalités de proposition de trois noms au moins.

Il peut également rappeler les modalités réglementaires applicables en cas de désaccord.

Les propositions du président de la Commission médicale en vue de la désignation des professionnels de santé au directoire

Référence : dtou3359

Les propositions du président de la CME doivent comporter au moins trois noms.

Pour éviter un désaccord entraînant la mise en œuvre de la procédure, un échange et un dialogue constructif entre le directeur et le président de la CME s’imposent.

La nomination des membres du directoire

Référence : dtou3360

La décision de nomination des membres du directoire est naturellement précédée d’entretiens préalables avec le président de la CME pour ajuster au mieux les propositions et parvenir à un consensus efficient dans l’intérêt de l’Institution.

Les nouvelles propositions du président de la Commission médicale en vue de la désignation des professionnels de santé au directoire

Référence : dtou3363

Les nouvelles propositions du président de la CME doivent répondre aux objections formulées par le directeur.

Pour mettre fin au désaccord, un échange et un dialogue constructif entre le directeur et le président de la CME s’imposent d’autant plus.

La nomination des membres du directoire à l’issue d’un désaccord entre le directeur et le président de la CME

Référence : dtou3365

La décision de nomination des membres du directoire est naturellement précédée d’entretiens préalables avec le président de la CME pour ajuster au mieux les propositions et parvenir à un consensus efficient dans l’intérêt de l’institution. Mais en cas de désaccord persistant entre le président de la CME et le directeur, ce dernier conserve théoriquement le dernier mot.

L’organisation de l’élection du président de la commission médicale d’établissement

Référence : dtou3368

Le président est élu au scrutin secret uninominal à trois tours parmi les praticiens hospitaliers.

Cette élection a lieu :

après le renouvellement de la CME ;
après démission du président en fonction.

Lettre-type de saisine du chef de pôle d’activités en vue de l’affectation d’un PH dans un pôle d’activité

Référence : dtou3778

Modèle de lettre de saisine du chef de pôle d’activités en vue de recueillir sa proposition sur l’affectation d’un PH nommé sur un poste.

Lettre-type de saisine du président de la Commission médicale d’établissement en vue de l’affectation d’un PH dans un pôle d’activité

Référence : dtou3779

Modèle de lettre de saisine du président de la Commission médicale d’établissement en vue de recueillir son avis sur l’affectation d’un PH nommé sur un poste.

Lettre-type de réponse à la demande de dérogation à la durée minimale de fonction effective de trois ans formulée par le praticien candidat à la mutation et adressée au directeur du centre hospitalier d’origine

Référence : dtou4055

Modèle de lettre-type transmis par le praticien au directeur du centre hospitalier d’origine en vue d’une demande de dérogation à la durée minimale de trois ans de fonction.

Lettre-type adressée par l’EPS d’origine à l’EPS d’accueil en vue d’accorder la demande de dérogation formulée par le praticien

Référence : dtou4056

Modèle de lettre-type transmis par l’EPS d’origine à l’EPS d’accueil en vue d’une autorisation de dérogation à la durée minimale de trois ans de fonction.

Lettre-type adressée par l’EPS d’origine au CNG en vue d’accorder la demande de dérogation formulée par le praticien

Référence : dtou4057

Modèle de lettre-type transmis par l’EPS d’origine au CNG en vue de l’obtention d’une autorisation de dérogation à la durée minimale de trois ans de fonction.

La Frap (feuille de révélation et d’analyse de problème)

Référence : dtou7651

La Frap est un document normalisé rempli par l’auditeur interne à chaque fois qu’il détecte sur le terrain un dysfonctionnement, une erreur ou un risque opérationnel. Il permet de synthétiser : le problème rencontré, les faits, les causes, les conséquences et les recommandations. L’ensemble des Frap permet d’élaborer le rapport d’audit.

La « conversation » du coach

Référence : dtou7905

La « conversation » est un outil du manager/coach qui consiste en une série de questions de différentes catégories : tout d’abord,la provocation qui incite l’agent coaché à s’exprimer, puis la recherche réflexive de solutions/préconisations, le calcul des risques et des bénéfices de la situation et, enfin, la synthèse de l’action.

Ces questions ont pour objectif de susciter des réactions autant que des réponses, que le coach analysera pour ensuite aider l’agent à cheminer.

La délibération du conseil de surveillance portant nomination des membres de l’administration siégeant en CAP et susceptibles de siéger en conseil de discipline

Référence : dtou8127

Eu égard à l’importance du formalisme dans le cadre d’une procédure disciplinaire, ce modèle de délibération permet de conforter la composition du conseil de discipline du point de vue de l’administration et se prémunir ainsi d’un éventuel vice de procédure.

Logigramme type d’élaboration et de validation des fiches de poste

Référence : dtou8291

Ce modèle de logigramme d’élaboration des fiches de poste présente les principales actions du processus, associées aux acteurs et aux supports idoines le cas échéant. Ce logigramme est non exhaustif et adaptable selon l’organisation en place dans l’établissement public de santé.

Lettre de mission du référent laïcité à l’hôpital

Référence : dtou8678

Cette trame de lettre de mission fixe le cadre d’intervention du référent laïcité et l’élargit, le cas échéant, aux missions de référent des aumôneries hospitalières.

Liste des outils et modèles