Peut-on mutualiser ses achats sans nuire à la concurrence et à l’écosystème industriel ?

La mutualisation des achats ne signifie pas choisir le plus gros fournisseur capable de satisfaire une demande importante en volume. Un cahier des charges bien calibré et alloti doit permettre aux différents fournisseurs, quelle que soit leur taille, de répondre aux appels d’offres pour les lots qui les intéressent.

Quelle stratégie adopter vis-à-vis des centrales d'achats ?

Par définition, les centrales d’achat disposent d’une forte maturité et expertise achat. Elles appréhendent parfaitement leurs marchés que ce soit en termes de besoins ou en termes d’offres. D’autre part, elles proposent souvent un portfolio important permettant de répondre au besoin de chacun. Il peut être ainsi pertinent d’intégrer l’externalisation comme un levier au sein de son PAA et de prioritairement recourir aux centrales pour tous les achats ou prescripteurs et acheteurs qui y trouvent intérêt, à la fois dans la réponse au besoin et dans le positionnement économique.Un PAA peut donc intégrer en lien avec la cartographie des achats une stratégie du faire et du faire faire.

Dans quels cas la négociation est possible pour l’attribution des marchés publics ?

Si le marché public est conclu sans publicité ni mise en concurrence préalable alors l’acheteur public sera libre de négocier les termes de son offre avec le candidat.Librement définie, la négociation pourra porter sur le prix, la quantité ainsi que les conditions d’exécution.Si le marché est conclu suite à une procédure de mise en concurrence adaptée (marché passé en procédure adaptée Mapa), alors l’acheteur public doit avoir annoncé la phase de négociation dès le lancement de la procédure. Elle doit donc avoir été mentionnée dans l’avis de marché (avis d’appel public à la concurrence) et les documents de la consultation (notamment le règlement de la consultation).Cette règle permet d’assurer le respect des exigences de transparence durant la procédure d’attribution.Si le marché public est conclu dans le cadre d’une procédure formalisée, la négociation n’est possible que dans certaines procédures de passation.La négociation est interdite en procédure d’appel d’offres restreint et en procédure d’appel d’offres ouvert. Dans le cadre de ces deux procédures, les candidats peuvent apporter uniquement des précisions quant à la teneur de l’offre sans qu’un véritable dialogue s’installe avec l’acheteur public.Si le marché est conclu en procédure avec négociation, celle-ci sera bien évidemment autorisée mais ne sera pas toujours obligatoire. En effet, l’acheteur public pourra attribuer le marché public sur la base des offres initiales à la condition qu’il l’ait spécifié dans l’avis de marché.Attention, l’acheteur public ne peut avoir recours à la procédure avec négociation que dans certaines hypothèses (le besoin ne peut être satisfait sans adapter des solutions immédiatement disponibles, le besoin consiste en une solution innovante, le marché public comporte des prestations de conception, ou encore seules des offres irrégulières ou des offres inacceptables ont été remises).Si le marché public est conclu en procédure de dialogue compétitif, la négociation ira jusqu’à l’instauration d’un dialogue entre les parties. Toutefois, une fois les offres finales remises à la suite de ce dialogue, aucune négociation ne sera possible.

Fichepratique

Sommaire

1. La massification des volumes
2. L’action sur un marché ou sur un prix
3. L’optimisation des produits et des services achetés

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Programmation des achats

Les principaux leviers de gains achats mobilisables lors du dialogue avec les prescripteurs

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L'essentiel par l'éditeur

La massification et la mutualisation des achats sont des leviers clés pour optimiser les gains dans le secteur public. La massification permet de cumuler les volumes d'achats, tandis que la mutualisation favorise la collaboration entre acteurs pour partager connaissances et objectifs. La négociation et l'optimisation des produits/services achetés, comme la standardisation et la substitution, sont également cruciales. Ces stratégies visent à réduire les coûts tout en améliorant la qualité et l'efficacité des achats.

Quels sont les avantages de la mutualisation des achats pour les acteurs publics ?
Comment la massification des achats peut-elle générer des économies ?
Quelles sont les meilleures pratiques pour optimiser les produits et services achetés ?

Par expérience et par définition, l’achat le plus économique mais aussi le plus vertueux est celui que l’on ne fait pas. Cette notion rappelle oh combien le dialogue avec les prescripteurs est un des leviers les plus importants en matière de performance achat. L'analyse du besoin est une étape cruciale dans le processus d'achat public. Il s'agit de comprendre précisément ce que l'entité acheteuse recherche, quelles sont ses contraintes et exigences spécifiques, ainsi que les objectifs à atteindre.

Lorsque l’on évoque la réponse au besoin, pourront ainsi être exprimées la réponse au juste besoin, la notion de substitution, la standardisation ou encore la mutualisation et la réduction des achats hors marché.

La massification des volumes

La massification des achats a longtemps été considérée comme un levier de gains achats. Dans une économie de marché, il demeure pertinent même s’il a parfois atteint ses limites compte tenu de l’avènement des groupements de commandes et centrales d’achat. Le contexte économique a également conduit les acheteurs à prioriser la sécurité d’approvisionnement parfois au détriment du prix.

Le cumul des volumes peut se faire bien sûr au niveau de l’établissement public concerné, mais également entre acteurs publics et le cas échéant privés. Ceci passe notamment par la mise en œuvre de groupements de commandes (cf.Adhérer à un groupement de commandes). En général, on considère que sur une famille d’achat donnée, ce levier concourt à environ 30 % de gain maximal potentiel atteint par la...

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