Lettre de commande pour un achat de biens

La lettre de commande est un document officiel par lequel une administration confirme auprès d’un fournisseur son intention ferme d’acheter des biens ou de recourir à des services. Dans la fonction publique, elle constitue un acte contractuel dès lors qu’elle précise la nature des prestations, le prix et les conditions d’exécution. Elle engage juridiquement l’administration et le fournisseur.

Rôle et utilité d’une lettre de commande pour un achat de biens

La lettre de commande sert à :

• Formaliser l’accord passé avec un fournisseur.

• Préciser les conditions (prix, délais, modalités de paiement).

• Sécuriser la transaction en cas de litige.

• Respecter le Code de la commande publique, qui impose un formalisme pour les marchés publics et commandes administratives.

Contenu obligatoire

Pour être valide et efficace, une lettre de commande doit comporter :

• Les coordonnées complètes de l’administration et du fournisseur.

• L’objet de la commande (désignation précise des biens ou services).

• Les quantités et les prix unitaires et totaux (HT et TTC).

• Les conditions de livraison (lieu, date, mode).

• Les modalités de paiement (délai, procédure, références comptables).

• La référence à un marché public si la commande s’inscrit dans un contrat existant.

Valeur juridique

En droit public, la lettre de commande :

• Constitue un engagement contractuel lorsqu’elle est signée par l’autorité compétente.

• Doit respecter les règles budgétaires et comptables publiques.

• Peut être utilisée comme pièce justificative dans le cadre de la dépense publique.

Bonnes pratiques concernant la lettre de commande

• Utiliser un modèle standardisé validé par le service juridique ou financier.

• Vérifier la conformité avec les procédures internes et le Code de la commande publique.

• Conserver un exemplaire signé pour l’archivage et le contrôle.

Modèle de lettre de commande dans le cadre d’un achat de biens

[Nom de l’administration]

[Service émetteur]
[Adresse]
[Code postal] – [Ville]
Tél. : [numéro]
E-mail : [adresse]

À :

[Nom de l’entreprise]
[Adresse]
[Code postal] – [Ville]

[Ville], le [jj/mm/aaaa]

Réf. interne / marché : [référence]

Objet : Lettre de commande – Achat de [désignation des biens]

Madame, Monsieur,

Conformément aux dispositions du Code de la commande publique et à la suite de notre accord,
nous vous confirmons par la présente la commande des biens ci-après.

WEKA, l’expertise juridique auprès des acteurs publics

• Accédez à une base complète de fiches pratiques et d’outils & méthode
• Bénéficiez d’un ensemble de solutions méthodologiques opérationnelles et juridiques qui répondent à vos problématiques métiers

Essayer gratuitement

Détail de la commande

Designation	Quantité	Prix unitaire HT (€)	Total HT (€)
[Désignation précise des biens]	[Qté]	[Prix]	[Montant]
Total HT			[Montant]
TVA [taux %]			[Montant]
Total TTC			[Montant]

Livraison

Lieu : [Adresse complète de livraison]
Date souhaitée : [jj/mm/aaaa]
Mode de livraison : [transporteur / remise / autre]

Facturation et paiement

Facture à émettre à : [coordonnées de facturation].
Règlement par virement administratif dans un délai de [nombre] jours à réception de la facture,
après vérification de la conformité des biens et du service fait.

Conditions applicables

La présente commande est soumise, le cas échéant, aux documents contractuels du marché référencé
ci-dessus et, à défaut, aux conditions d’achat de l’administration. Les pénalités, garanties et
assurances éventuellement prévues s’appliquent.

Nous vous remercions de confirmer la bonne prise en compte de cette commande et de signaler toute
difficulté avant la date de livraison.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Nom, prénom]
[Fonction du signataire]
Signature et cachet de l’administration