Partie 9 - Comment évaluer la qualité et la bonne gestion de la fonction achat ?
9/5 - Dossier pratique
9/5.1 - Comment établir des tableaux de suivi de ses marchés
Vous souhaitez disposer d’un outil de suivi d’exécution de vos marchés ? Avoir une vue d’ensemble de l’exécution des marchés ? Vous souhaitez anticiper les différentes étapes de la vie de vos contrats ? Améliorer vos cahiers des charges ?
Cette fiche va vous permettre de créer vos tableaux de suivi de marché. Outil de pilotage et de reporting, un soin particulier doit être attaché à leur composition.
I - En pratique : les différentes étapes
1 - Étape 1 - Assigner des objectifs aux tableaux de suivi de vos marchés
Quelle que soit la taille de votre pouvoir adjudicateur ou le nombre de marchés en cours d’exécution, il importe d’avoir une vision précise de l’exécution de vos marchés. Le ou les tableaux de suivi d’exécution sont le prolongement des tableaux de suivi des procédures de passation.
Ce document doit permettre a minima d’avoir une vue d’ensemble du contrat. Dans cette optique, le tableau doit retracer tous les éléments relatifs à l’exécution d’un contrat et permettre d’anticiper les étapes importantes de celle-ci (par exemple : date de décision de reconduction, fin de marché…).
Dans une approche plus poussée qui dépend tant de la taille du service que du degré de maturité de celui-ci, le tableau de suivi des marchés peut constituer un des éléments d’amélioration des contrats, de la programmation des achats et de la définition des besoins futurs.
2 - Étape 2 - Définir des rubriques pertinentes dans le tableau de suivi des marchés
Compte tenu des objectifs que vous aurez assignés au tableau de suivi, trois types de rubriques pourront être présentes :
Administrative.
Financière.
Qualitative.
Ces items constituent le cœur du contrat du point de vue de l’équipe des juristes marchés publics. Ils doivent permettre d’identifier le contrat, alerter les services opérationnels sur les dates clés (reconduction, fin du marché) et leur permettre ainsi d’anticiper les événements et retracer l’historique du contrat.
Au titre de l’identification du contrat, votre tableau doit contenir :
le numéro de dossier du marché ;
l’objet du marché ;
la durée du marché ;
la date de notification ;
le type de marché (marché à bons de commande,...
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