Partie 8 - Gérer les ressources financières
Chapitre 4 - La clôture du budget et le contrôle des comptes
8.4/1 - La journée complémentaire et la séparation des exercices
En fin d'exercice, il convient d'établir les comptes. Mais qu'est-ce que la fin d'exercice au regard d'une activité qui se poursuit, tant sur le plan économique que sur le plan financier ?
Les questions ne manquent pas : Que fait-on pour une prestation rendue en décembre de l'année N avec une facture du fournisseur qui arrive en janvier de l'année N + 1, voire le mois suivant ? Que fait-on pour une commande engagée en décembre de l'année N et qui arrive en janvier de l'année N + 1 ? Que fait-on pour la facture de fluide ou de télécommunications qui couvre les mois de décembre de l'année N et de janvier de l'année N + 1 ?…
Cette transition s'appelle « journée complémentaire » en termes de comptabilité publique.
L'exercice budgétaire et comptable des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) est obligatoirement calé sur l'année civile. Faut-il, le 31 décembre de chaque année, arrêter toutes les activités et fermer les livres comptables ? Que ce soit en comptabilité publique ou en comptabilité privée, il est prévu une période dite « complémentaire » sur la nouvelle année pour finir d'enregistrer des opérations se rapportant à l'exercice précédent.
Quels sont les objectifs précis de cette période ? Quelles en sont les modalités pour le secteur public et pour les établissements sous statut privé ?
La période complémentaire sur la nouvelle année permet aux établissements de terminer l'enregistrement des différentes opérations qui trouvent leurs origines dans l'exercice précédent. Mais quels enregistrements, pour quelles opérations ?
En comptabilité budgétaire, au niveau des engagements de dépenses, aucun mouvement ne devrait être enregistré après le 31 décembre sauf exceptions. Il paraît peu concevable qu'on puisse constater une décision de faire ou faire faire (c'est-à-dire un engagement) en année N + 1 pour l'année N. Ce serait une écriture rétroactive et donc une anomalie ; si ces écritures étaient importantes soit en nombre soit en valeur, cela signifierait la faiblesse de la comptabilité budgétaire de l'établissement. Toutefois, on pourra mouvementer les comptes budgétaires d'engagement pour enregistrer les écarts positifs ou négatifs entre les prévisions et les réalisations.
En comptabilité budgétaire, au niveau de la mise en paiement ou mandatement, il est possible en année N + 1 de passer des écritures au titre des comptes de l'année N. Ce sont des livraisons ou prestations réalisées en année N (le plus souvent dans ses dernières semaines) et pour lesquelles les factures n'ont pas toujours été reçues et mises...
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