Si je prépare autant les échanges et les rencontres avec les agents, ne vais-je pas perdre en spontanéité et en qualité humaine de relation ?

L’un n’empêche pas l’autre. Le directeur doit aussi passer du temps auprès de ses équipes, aller sur le terrain à leur rencontre ou être à l’écoute des sollicitations. Mais là encore, les échanges se préparent. Les agents ont besoin d’un cadre clairement défini, les chefs de service doivent pouvoir s’appuyer sur des consignes claires entendues par tous : c’est pourquoi il faut préparer et écrire les consignes, et formaliser les entretiens.

Fichepratique

Sommaire

1. Recenser les temps forts du CCAS/CIAS nécessitant la participation de tous les agents
2. Utiliser l’ensemble de la panoplie des outils de communication
3. Élaborer le calendrier annuel et organiser les rencontres
4. Soigner le contenu des échanges
5. Communiquer après les rencontres

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Associer les agents aux temps forts du CCAS/CIAS

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Mis à jour par Catherine Girard | Coordonné par Émilie Pelzak | Référence : 7406

L'essentiel par l'éditeur

Associer les agents aux temps forts du CCAS/CIAS est crucial pour enrichir les missions, intégrer les nouveaux arrivants et favoriser le dialogue. Une préparation minutieuse est nécessaire pour recenser les moments clés et structurer la communication interne. Utiliser divers outils de communication, tant formels qu'informels, permet de fluidifier les échanges et d'assurer une remontée d'information efficace. Un calendrier annuel bien établi et des rencontres soigneusement organisées renforcent l'implication des agents.

Comment associer efficacement les agents aux temps forts du CCAS/CIAS ?
Quels outils de communication utiliser pour améliorer les échanges au sein du CCAS/CIAS ?
Comment organiser et planifier les rencontres annuelles avec les agents du CCAS/CIAS ?

Un centre communal/intercommunal d’action sociale (CCAS/CIAS) peut mener ses missions parce que des agents s’impliquent au quotidien auprès de la population. Leur proximité et leur motivation sont une force. Ces agents doivent :

être des ambassadeurs ;
avoir une connaissance générale de l’action du CCAS/CIAS ;
en partager les enjeux.

Mais plus le CCAS/CIAS est important, plus le risque de cloisonnement des équipes est grand. Le directeur doit veiller à ce que tous les personnels :

soient les porteurs des valeurs du CCAS/CIAS ;
connaissent ses activités ;
soient les acteurs d’une circulation d’information ascendante et descendante, fluide et de qualité.

Le directeur doit favoriser la cohésion générale au service du projet social de territoire. Pour cela, il doit organiser régulièrement des rencontres avec le personnel, sans oublier de communiquer et de construire avec eux les chantiers du CCAS/CIAS.

La présente fiche détaille la méthodologie visant à associer les agents aux temps forts du CCAS/CIAS.

Recenser les temps forts du CCAS/CIAS nécessitant la participation de tous les agents

Le directeur doit veiller à associer les agents, pour plusieurs raisons :

permettre à chacun de comprendre le sens de sa mission ;
enrichir le contenu des dossiers par l’apport d’idées nouvelles ;
permettre aux agents de disposer des informations et outils nécessaires à l’exécution de leur mission ;
intégrer les nouveaux arrivants et favoriser les échanges et le dialogue entre les services ;
expliquer, et donc déminer, les sujets difficiles ou susceptibles d’être source d’incompréhension ;
faire connaître le résultat du travail de chacun et féliciter pour les bons résultats ;
favoriser l’implication de tous dans la mise en œuvre du projet par la suite.

Cette démarche ne s’improvise pas, bien au contraire. Elle nécessite une préparation minutieuse, très en amont. Il vous faut tout d’...

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