Partie 3 - Déroulement de la carrière – formation et mutation
3/5 - Le dossier individuel
Savez-vous que vous avez l'obligation de tenir un dossier un individuel pour chaque agent de la collectivité ?
Les services gestionnaires des ressources humaines ont l'obligation de tenir un dossier individuel pour chaque agent de la collectivité.
L'article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 stipule :
Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il est fait allusion à ce dossier dans de nombreux textes relatifs aux agents publics ; ainsi, en matière disciplinaire, la communication du dossier individuel est une obligation pour la collectivité.
Malgré cela, aucun texte ne définit de façon précise ce qu'est exactement le dossier individuel. De quoi est-il composé ? Comment doit-on le tenir à jour ? Les textes n'apportent pas de réponse précise à ces questions.
Il faut en premier lieu répondre à une réponse fondamentale : quelle est l'utilité d'un dossier individuel ? Partant de cela, nous essaierons de déterminer le contenu du dossier.
Ensuite, nous déterminerons les modalités de la tenue du dossier, de façon à élaborer un document type, une table des matières en quelque sorte, du dossier individuel. Enfin, se pose une dernière question : qui peut avoir accès au dossier individuel d'un agent ?
I - L'utilité du dossier individuel
Pour le service gestionnaire, il est l'outil essentiel permettant de gérer la carrière de l'agent depuis sa nomination jusqu'à sa retraite.
Pour l'agent, il est la garantie de la validité des décisions créatrices de droit que sa carrière comporte, garantie qu'il a le loisir de contrôler en demandant à consulter son dossier (cf. infra).
II - Le contenu du dossier
De prime abord, on peut effectuer une première subdivision entre les éléments indispensables à la constitution initiale du dossier et les éléments incorporés au dossier tout au long de la carrière, lesquels représentent la gestion du dossier individuel.
1 - La constitution initiale du dossier
Quel que soit le statut de l'agent, doivent figurer les documents nécessaires pour prouver que l'agent remplit les conditions d'accès aux emplois publics telles que définies par les articles 5, 5 bis, 5 ter et 5 quater de la loi no 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires :
une photocopie de la carte nationale d'identité ou du passeport...
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