Liste des outils et modèles

Livret d’accueil en Ehpad

Référence : dtou10266

Le livret d’accueil est la carte de visite de l’établissement. Cependant, si les établissements sont libres d’en adapter le contenu, la forme et les modalités de communication en tenant compte, notamment, de leur organisation générale, de leur accessibilité et de la nature de leur activité sociale ou médico-sociale ainsi que de la catégorie de personnes prises en charge, il n’en reste pas moins qu’un certain nombre d’informations doivent nécessairement y figurer.
Cette trame est un exemple de rédaction, elle nécessite d’être adaptée par l’établissement et les parties grisées doivent être complétées.
Lettre type de licenciement

Référence : dtou10679

La lettre de licenciement doit être envoyée au salarié par LRAR ou remise contre récépissé, après un délai minimum de 2 jours ouvrables suivant la date prévue de l’entretien préalable au licenciement. En cas de remise en mains propres, la lettre doit être établie en double exemplaire et celui de l’employeur doit être accompagné de la mention « Reçu le… » avec la signature du salarié. La lettre de licenciement comporte l’énoncé précis des motifs invoqués par l’employeur. Enfin, il convient de vérifier si la convention collective applicable prévoit des mesures particulières en cas de licenciement. Ce modèle vous permettra de vous guider dans sa rédaction.
Lettre de signalement de faits de maltraitance

Référence : dtou10854

Toute personne ayant connaissance, ou ayant été témoin de faits de maltraitance envers une personne vulnérable, a le devoir d’en faire le signalement quelle que soit la gravité de la situation. S’il y a soupçon de maltraitance, différents moyens sont mis à votre disposition pour signaler ou prévenir cette situation. Cette lettre de signalement est un outil à la disposition du témoin ou de la victime d’une situation de maltraitance.
Livret d’accueil et règlement de fonctionnement

Référence : dtou11062

La loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant le Code de l’action sociale et des familles (CASF) a introduit l’obligation pour les établissements du social et médico-social de remettre un livret d’accueil à la personne prise en charge. Ce livret d’accueil comporte les documents que cite l’article L. 311-4 soit la charte des droits et libertés des personnes accueillies et le règlement de fonctionnement.
Comme pour le document individuel de prise en charge, vous pourrez librement vous inspirer de ce modèle spécifique aux plateformes d’accompagnement et de répit.
Liste des contrôles périodiques d’ERP en fonction de leur catégorie

Référence : dtou11124

La construction et l’exploitation d’un ERP sont soumises à des obligations de sécurité contre l’incendie et la panique, selon les dispositions de l’arrêté du 25 juin 1980 portant approbation des dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public (ERP).
Cet arrêté impose des règles techniques spécifiques en fonction du classement de l’ERP qui ont pour but de protéger les personnes, de favoriser l’alerte et l’intervention des secours et de limiter les pertes matérielles. Ces règles couvrent divers aspects, notamment la construction, l’aménagement, l’équipement, et l’entretien des bâtiments pour garantir la sécurité des occupants.
Le livret d’accueil du personnel

Référence : dtou11268
Le principal objectif du livret d’accueil du personnel est d’informer les nouveaux salariés, aussi bien sur des sujets RH que des sujets pratiques. L’intégration est le moment où le salarié découvre réellement l’environnement dans lequel il va évoluer. Le second objectif poursuivi par le livret d’accueil est de permettre à la nouvelle recrue de rapidement trouver sa place dans l’écosystème de la structure. En d’autres termes, qu’il puisse facilement adhérer aux valeurs de l’établissement. Si vous vous lancez dans la rédaction d’un livret d’accueil, autant qu’il soit le plus complet possible. Le nouveau collaborateur doit pouvoir y trouver un grand nombre d’informations pratiques.
Quel est le contenu d’un livret d’accueil ?
Le livret d’accueil de l’entreprise doit contenir les éléments indispensables pour pouvoir évoluer les premiers jours dans l’entreprise, le plus facilement possible. Il peut également livrer des astuces que certains salariés connaissent grâce à leur ancienneté dans l’entreprise.
Pour être complet, le livret d’accueil professionnel peut comporter les rubriques suivantes :
- un mot d’accueil du directeur de la structure ;
- la carte d’identité de l’établissement : l’année de sa création, le nombre d’employés, les chiffres clés, l’organigramme, les valeurs défendues… C’est dans cette rubrique que vous pouvez donner les coordonnées des personnes référentes en cas de questions RH ;
- les informations pratiques liées au quotidien professionnel : les contacts professionnels comme l’accueil ;
- les temps forts RH dans l’entreprise, les entretiens annuels d’évaluation, l’entretien professionnel, la formation ;
- les informations pratiques liées à l’environnement de travail : dans cette rubrique, c’est le moment de livrer les « bons plans ». Par exemple, où déjeuner, lister les moyens de transport à proximité, et les éventuels parkings vélos et voitures ;
- les avantages dans l’établissement : CE, chèques-cadeaux, prime de vacances ;
- la gestion du temps de travail : les horaires pratiqués dans l’établissement, le nombre de congés payés et RTT ;
- les instances représentatives du personnel.
Plus votre livret d’accueil sera complet, meilleure sera l’intégration du nouveau salarié. N’oubliez pas d’enrichir votre livret d’accueil pour qu’il soit toujours à jour et identifié comme source fiable. Organisez votre procédure de mise à jour : qui s’en charge et à quelle fréquence.
Lettre d’engagement dans le cadre de l’appel à projet « ESMS numérique »

Référence : dtou11517

Cet outil formalise l’engagement d’un établissement médico-social dans l’appel à projets « ESMS numérique ». Il encadre la participation, précise les objectifs de déploiement ou de mise en conformité du dossier usager informatisé (DUI) et officialise la candidature du porteur de projet.
Les quatorze besoins fondamentaux d’après Virginia Henderson

Référence : dtou3079

Infirmière américaine, Virginia Henderson a participé à la publication d’un ouvrage sur les principes et pratiques des soins infirmiers. Elle a ainsi défendu l’importance pour les malades de la nutrition, de l’élimination, du repos, de l’hygiène, d’une température corporelle et des loisirs.
Les quatorze besoins fondamentaux sont basés sur des savoirs anthropo-sociologiques. En analysant le rôle et la fonction de l’infirmière, Henderson propose au début des années 1960 cette théorie, qui inclut une notion de satisfaction du besoin. Effectivement, un besoin ne peut être atteint que si les besoins précédents sont déjà satisfaits.
La satisfaction de ces besoins est devenue progressivement essentielle, et le travail des infirmières doit donc en découler : aider la personne – ainsi que sa famille – à recouvrer la capacité de satisfaire ses besoins, ou du moins prévenir la perte de cette capacité.
Cette vision des besoins sert donc de guide au soignant pour établir l’histoire de vie d’un résident ou obtenir des informations sur l’évolution de sa maladie. Par la suite, cela guidera ses gestes et son plan de soins.
La coordination des personnes ressources autour du projet d’animation

Référence : dtou3080

L’animation est l’affaire de tous dans l’EHPAD, et plus l’animateur fédère de personnes autour du projet, plus il y aura d’opportunités d’animation. Cet outil permet d’évaluer où en sont les différents partenariats et d’avoir quelques pistes pour les développer.
Liste des grands domaines d’animation avec des exemples d’activités pour composer son programme

Référence : dtou3081

Avoir connaissance des différents domaines d’animation permet de composer un programme d’animation varié en abordant l’ensemble des types d’activité existants. Ce recueil, bien que non exhaustif, est un moyen de vérifier que son programme d’activités propose un éventail suffisamment large d’animations. Certaines activités sont évidemment transversales à différents regroupements.
Les différentes étapes de la démarche RABC

Référence : dtou4182

La méthode RABC ou Risk Analysis and Biocontamination Control, c’est-à-dire analyse des risques et maîtrise de la biocontamination, est un outil nécessaire au contrôle de l’hygiène du linge des résidents en Ehpad. Elle est comparable à la méthode HACCP en restauration et repose sur sept principes fondamentaux, contenus dans la norme européenne NF EN 14065 datant de mai 2003. Ils sont détaillés dans cet outil.
L’orientation spatiale

Référence : dtou4509

Les exercices suivants permettent de stimuler la mémoire associative, de stimuler l'orientation dans l'espace, de stimuler la mémoire visuo-spatiale et de stimuler la mémoire verbale écrite et/ou orale (lecture et écriture).
L’orientation temporelle

Référence : dtou4510

Les exercices suivants permettent de stimuler la mémoire épisodique, de stimuler l'orientation dans le temps et de stimuler la mémoire verbale écrite et/ou orale (lecture et écriture).
L’exercice de l’horloge

Référence : dtou4633

Les exercices suivants permettent de travailler les praxies, l'orientation temporo-spatiale et l'attention.
La reconnaissance de figures géométriques

Référence : dtou4635

Les exercices suivants permettent de stimuler les gnosies (visuo-constructives), l'attention ainsi que la mémoire visuelle.
La reconnaissance des couleurs

Référence : dtou4636

Les exercices suivants permettent de stimuler les gnosies (reconnaissance), l'attention, la catégorisation, l'orientation temporo-spatiale, la dénomination de couleurs, la mémoire sémantique, la perception visuelle et la production du langage.
La reconnaissance du corps humain

Référence : dtou4637

Les exercices suivants permettent de stimuler l'attention, l'orientation spatiale, le schéma corporel, la mémoire sémantique, la perception visuelle et la production du langage.
La reconnaissance et la dénomination des objets de la vie quotidienne

Référence : dtou4638

Les exercices suivants permettent de stimuler les gnosies (reconnaissance), l'attention, la catégorisation, l'orientation temporo-spatiale, la dénomination d'objets, la mémoire sémantique, la perception visuelle et la production du langage.
La fluence verbale

Référence : dtou4716

Les exercices suivants permettent de stimuler la mémoire sémantique, la production du langage, la mémoire associative, la mémoire immédiate, le lexique verbal, les fonctions exécutives (flexibilité mentale) ainsi que les capacités attentionnelles.
Les antonymes

Référence : dtou4756

Les exercices suivants permettent de stimuler la mémoire de travail, la mémoire sémantique, les capacités attentionnelles et la concentration.
La reproduction de figures géométriques

Référence : dtou4757

Les exercices suivants permettent de stimuler les praxies (visuo-constructives), l'attention ainsi que la mémoire visuelle.
Le briefing/débriefing en situation

Référence : dtou7897

Les deux check-lists proposées, respectivement relatives au briefing et au débriefing, permettront aux directeurs et/ou cadres intermédiaires de l’institution de travailler collectivement sur l’organisation, la coordination et la régulation du travail d’équipe lors d’activités du quotidien autant que d’événements exceptionnels.
Les dispositions relatives à la délégation de signature et de responsabilité au sein d’un établissement social, médico-social ou de santé

Référence : dtou7904

Lorsqu’elle est mise en œuvre au sein d’un établissement social, médico-social ou de santé, la délégation requiert certaines précautions et dispositions, rappelées dans cette fiche-outil, à utiliser comme une check-list par le directeur.
La « conversation » du coach

Référence : dtou7905

La « conversation » est un outil du manager/coach qui consiste en une série de questions de différentes catégories : tout d’abord,la provocation qui incite l’agent coaché à s’exprimer, puis la recherche réflexive de solutions/préconisations, le calcul des risques et des bénéfices de la situation et, enfin, la synthèse de l’action.

Ces questions ont pour objectif de susciter des réactions autant que des réponses, que le coach analysera pour ensuite aider l’agent à cheminer.
L’arbre des objectifs

Référence : dtou7999

Cet outil de gestion de projet permet de préciser les objectifs institutionnels pour en optimiser les résultats en décomposant l’objectif principal en objectifs intermédiaires, en les hiérarchisant et en mettant en exergue d’éventuelles relations entre eux.
Livret d’accueil d’un Ehpad

Référence : dtou8043

Le livret d’accueil est un des outils à mettre en place dans la phase d’accueil du résident. Le modèle proposé ici présente les modalités de fonctionnement de l’Ehpad : admission, séjour, soins, activités, intervenants, ainsi que les droits et libertés de la personne accueillie. Il revient également sur les missions du pôle d’activités et de soins adaptés (Pasa) intégré à l’établissement.
Lettre de mission d’une personne qualifiée en vue d’une intervention dans un établissement ou un service

Référence : dtou8286

La lettre de mission d’une personne qualifiée, dont voici un exemple, sera présentée au directeur de l’établissement en cas d’intervention. Cette lettre devra définir les contours de la mission, préciser le différend entre les parties et être signée par les autorités compétentes.
Lettre ouverte à l’attention de tous les professionnels

Référence : dtou8564

Ce courrier type est à diffuser afin de mobiliser les personnels et leur rappeler l’importance de leurs missions et de leur présence, notamment lors de ces situations exceptionnelles.
Le plan de continuité d’activité (PCA)

Référence : dtou8566

Ce document est un document support, unique à chaque établissement. Il est une base de travail vous permettant de vous mettre en conformité avec les demandes des autorités de tutelles et doit refléter la réalité de votre activité en fonction des moyens mobilisables.
Liste des produits avec des proportions minimales de montant annuel d’achat de biens issus du réemploi

Référence : dtou8935

Ce tableau, en annexe du décret n° 2021-254 du 9 mars 2021, fixe la liste des produits et catégories de produits pour lesquels sont fixées des proportions minimales de montant annuel d’achat de biens issus du réemploi ou de la réutilisation ou intégrant des matières recyclées.
Les aides en hébergement temporaire

Référence : dtou9166

Les solutions temporaires d’hébergement en cas d’absence des proches aidants ou en cas de besoin ponctuel permettent à une personne âgée d’être accompagnée pendant un certain temps par des professionnels avant de revenir à son domicile dans de meilleures conditions.
Différentes aides peuvent être mobilisées pour financer ces frais d’hébergement temporaire.