Liste des outils et modèles

Processus détaillé de prise en charge médicamenteuse en Ehpad

Référence : dtou10204

La gestion des stupéfiants s’inscrit dans un processus plus large de prise en charge médicamenteuse en Ehpad. On sait que les règles relatives aux stupéfiants sont strictes et que les Ehpad (avec ou sans PUI) se doivent de rédiger une procédure et de mettre en place des contrôles réguliers et stricts à ce sujet. Ce processus permettra d’identifier les différentes étapes du circuit du médicament, les différentes situations ainsi que le rôle de chacun dans la prise en charge médicamenteuse.
Procédure d’admission et d’accueil d’un résident à l’Ehpad

Référence : dtou10268

La procédure d’admission est indispensable pour faciliter l’entrée du futur résident en établissement.
Par ailleurs, dans le cadre de la nouvelle démarche d’évaluation de la qualité, avec pour point d’orgue le référentiel commun à tous les établissements et services sociaux et médico-sociaux, l’existence et l’utilisation de cette procédure permettra d’inscrire l’établissement dans une dynamique positive.
Procès-verbal de visite de contrôle de l’ARS

Référence : dtou10394

L’agent assermenté qui a assuré la visite de contrôle a la charge de rédiger le procès-verbal comportant les constats qu’il a personnellement effectués, de chacun des éléments constitutifs de l’infraction (dates et lieux des faits, éléments matériels et intentionnels le cas le échéant) en s’assurant de l’assujettissement de ces faits à la loi pénale (par exemple, ne pas constater une infraction concernant uniquement les établissements soumis à déclaration à l’encontre d’un établissement soumis à autorisation).
L’infraction n’est juridiquement constatée qu’à partir de la signature du procès-verbal, ce qui interrompt alors la prescription des faits à cette date.
Plan des comptes M22 applicable au 1er janvier 2023

Référence : dtou10552

La comptabilité publique suit les principes posés par le plan comptable général applicable au secteur privé : comptabilité en droits constatés, en partie double (correspondance entre les ressources et leurs emplois). Pour les dépenses comme pour les recettes, elle distingue les opérations de fonctionnement (produits et charges) de l’organisme de ses opérations d’investissement (opérations sur le patrimoine). Différentes comptabilités sont applicables au secteur public selon le type de collectivités (communes, départements, régions) ou d’établissements concernés et selon la nature de l’activité exercée (hôpital, Ehpad…). Ces différents types de comptabilité se déclinent par des instructions comptables : les Ehpad sont concernés par la M22. En document joint, vous trouverez en format Word le plan des comptes M22 spécifique pour les Ehpad.
Protocole d’accord collectif portant sur le télétravail

Référence : dtou11066
Ce modèle type est la déclinaison de l’accord relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique du 13 juillet 2021, au niveau de la structure.
Il doit être signé entre la direction et les organisations syndicales représentatives et divisé en plusieurs chapitres :
- les activités éligibles au télétravail ;
- les modalités de mise en œuvre du télétravail (par service ou pour toute la structure) ;
- l’organisation des temps de travail, du maintien du collectif de travail, des droits et obligations de chacun ;
- l’articulation entre présentiel et télétravail (plages horaires, jours télétravaillés, roulement…) ;
- la manière dont est maintenue la cohésion sociale d’équipe (réunion d’équipe, plage fixe commune…) ;
- les conditions matérielles de mise en œuvre (équipement informatique, accès à distance aux applications métier, réseaux, formation…) ;
- les modalités de suivi du télétravail ;
- les droits de l’agent (droit à la déconnexion, accès aux informations syndicales, participation aux élections professionnelles, accès à la formation, accès aux aides sociales pour bénéficier de conditions de travail et d’équipements adaptés).
Protocole de plaintes et réclamations en ESSMS

Référence : dtou11312

Les modalités de traitement, de gestion, de suivi et de traçabilité des insatisfactions exprimées par les résidents et leurs familles doit faire l’objet d’un protocole, discuté en équipe et adopté par les instances, notamment les instances liées aux usagers (en particulier le CVS). Cet outil vous accompagnera dans l’élaboration de votre protocole.
Plan d’actions correctives relatif aux critères impératifs avec éléments d’évaluation

Référence : dtou11316

Applicable depuis le 1^er janvier 2023, la nouvelle évaluation se base sur le référentiel national publié par la HAS. Celui-ci comprend des critères basés sur deux niveaux d’exigences : 139 critères « standards », et 18 critères « impératifs » qui doivent être entièrement satisfaits. Dans le cas contraire, la mise en place d’actions spécifiques dans la continuité immédiate de la visite d’évaluation sera demandée.
Dans ce cadre, nous vous proposons une trame de plan d’actions correctives relatif aux critères impératifs qui se décline en s’appuyant sur les éléments d’évaluation.
Plan d’actions correctives relatif aux critères impératifs sans éléments d’évaluation

Référence : dtou11318

Applicable depuis le 1^er janvier 2023, la nouvelle évaluation se base sur le référentiel national publié par la HAS. Celui-ci comprend des critères basés sur deux niveaux d’exigences : 139 critères « standards », et 18 critères « impératifs » qui doivent être entièrement satisfaits. Dans le cas contraire, la mise en place d’actions spécifiques dans la continuité immédiate de la visite d’évaluation sera demandée.
Dans ce cadre, nous vous proposons une trame de plan d’actions correctives relatif aux critères impératifs qui se décline en s’appuyant sur les seuls critères impératifs.
Procédure de mise en place d’un procédé de surveillance

Référence : dtou3330

Ce schéma vous renseigne sur la mise en œuvre des procédés de surveillance : régime juridique, information des travailleurs, adaptation du règlement intérieur…
Protocole Dasri - tri des Dasri

Référence : dtou3469

Ce protocole vous renseigne sur le tri des Dasri. Il vous indique notamment que les déchets doivent être triés et placés dans des emballages spécifiques.
Protocole individuel de nutrition

Référence : dtou3472

Ce document répertorie les préférences, les aversions et les intolérances alimentaires du résident. Il vous permettra d’assurer le suivi nutritif de vos résidents.
Procédure d’accès au dossier médical par le résident

Référence : dtou4034

Le formulaire présenté donne les étapes et les divers renseignements à fournir pour avoir accès au dossier médical du résident.
Procédure d’accès au dossier médical à la demande d’un tiers demandeur

Référence : dtou4035

Le formulaire présenté donne les étapes et les divers renseignements à fournir pour qu’un tiers puisse avoir accès au dossier médical du résident.
Présentation quiz musical

Référence : dtou4070

Vous trouverez ici comment préparer ce jeu et les « exercices » que vous devrez inventer en amont.
En effet, il demande un matériel spécifique à créer de toutes pièces et des recherches en termes de paroles, chanteurs…
Pour le matériel, vous pourrez vous faire aider du service entretien de l’établissement, puis mettre en place une activité manuelle pour fabriquer la base du jeu avec les résidents.
Pour les idées, une recherche sur Internet ou dans des livres suffit.
Ce jeu est convivial et permet de rassembler une grande majorité de résidents ayant des capacités différentes.
Plan d’actions

Référence : dtou4076

L’étape finale d’une enquête de satisfaction consiste en la mise en œuvre d’un plan d’actions correctives, avec un objectif défini dans le temps. Cet outil en propose la formalisation sous forme de tableau (source : Le Spégagne D. et Rineau M., Organisation de la fonction restauration à l’hôpital. Retours d’expériences et bonnes pratiques organisationnelles, Meah/Berger-Levrault, 2006).
Procédure de gestion des stupéfiants en Ehpad sans PUI

Référence : dtou7785

Grace à cet outil, vous pourrez mettre en place ou ajuster le processus de sécurisation du circuit du médicament concernant les stupéfiants et détecter rapidement les dysfonctionnements relatifs à leur gestion. Il vous permet également de mettre en place une traçabilité conforme à la réglementation.
Projet de vie individualisé

Référence : dtou7857

Cet outil vous permettra de mettre en place au sein de votre résidence autonomie un modèle type de projet de vie à remplir avec les résidents.

Pour plus de renseignements sur le projet de vie, se référer à la fiche Weka 4042 : « Le projet de vie individualisé ».
Protocole de mise en œuvre du CPF

Référence : dtou7972

L’une des clés de la réussite de ce nouveau dispositif de formation professionnelle qu’est le compte personnel de formation relève d’une information claire et complète. Le présent protocole est un outil de communication interne qui permettra à la direction de l’établissement, et à la direction des ressources humaines en particulier, d’apporter des réponses, le cas échéant, aux questionnements des agents quant au CPF.
Protocole de mise en œuvre du CEC

Référence : dtou7973

L’une des clés de réussite du nouveau dispositif d’évolution professionnelle inclus dans le compte personnel d’activité relève d’une information claire et complète sur ses différents items et, en l’occurrence, sur le compte d’engagement citoyen. Le présent protocole est un outil de communication interne qui permettra à la direction de l’établissement, et à la direction des ressources humaines en particulier, d’apporter des réponses, le cas échéant, aux questionnements des agents quant au CEC.
Projet de service – Accueil de jour

Référence : dtou7975

Ce document précise les objectifs généraux et le fonctionnement du service d’accueil de jour ainsi que les objectifs du service en matière de qualité des prestations.
Plan de trésorerie prévisionnel

Référence : dtou8113

Le plan de trésorerie prévisionnel vous permet de projeter vos encaissements et décaissements sur la période souhaitée (ici, sur l’année). Dans la cellule en jaune, vous devez renseigner votre trésorerie inscrite sur votre dernier « relevé bancaire » avant la mise en place de votre plan de trésorerie. Les autres champs peuvent être affinés ou modifiés selon vos besoins.
Cet outil doit évoluer avec votre trésorerie ; vous devez vous y référer régulièrement et l’ajuster si nécessaire.
Procédure de recueil des signalements au titre de lanceur d’alerte

Référence : dtou8128

Cet outil décline étape par étape la procédure à suivre pour effectuer un signalement au titre de lanceur d’alerte au sein de l'établissement médico-social ou de santé, lequel pourra l’adapter selon les usages internes.
Présentation à un appel à projets IDE de nuit multi-établissements

Référence : dtou8283

Cet outil vous permettra de répondre rapidement à l’appel à projets. C’est la première étape de ce dispositif et il se veut volontairement synthétique dans le but de ne pas dissoudre les informations clés et de démontrer succinctement les capacités des structures à développer ce dispositif.
La réponse à un appel à projets se fait en moyenne dans les 60 à 90 jours, il s’agira donc d’extraire rapidement les informations clés.
Plan d’un projet d’établissement d’Ehpad

Référence : dtou8340

Cet exemple de plan de projet d’établissement présente notamment le versant stratégique et les différents volets (projet de vie, projet de soins, projet qualité…) du projet d’établissement. Il offre la possibilité de projeter l’établissement sur les cinq années à venir et de lui permettre de disposer d’un « cap » et d’une stratégie pour son avenir.
Procédure de gestion des plaintes et réclamations en secteur médico-social

Référence : dtou8402

La gestion des plaintes et réclamations doit s’inscrire dans le cadre de la démarche qualité et gestion des risques. Une procédure spécifique, connue de tous, élaborée de manière collective et adoptée dans l’instance dédiée, permettra de recueillir la plainte, de la traiter dans les meilleurs délais et de disposer de la meilleure cartographie de la qualité et de la gestion des risques de l’établissement.
Cet exemple de procédure, précise et exhaustive, mise en place par le centre hospitalier intercommunal du Pays de Cognac, est un bon exemple.
Plan bleu

Référence : dtou8568

Le plan bleu est intégré au projet d’établissement de la structure. Document obligatoire, il permet de faire face aux risques et menaces liés à l’environnement extérieur mais aussi à ceux liés à un incident interne ou à une défaillance du fonctionnement de la structure elle-même. Par ailleurs, ce plan bleu contribue à la réponse sanitaire globale qui fait intervenir différentes structures et autorités compétentes. Le plan bleu liste l’ensemble des procédures, protocoles, informations relatif à l’établissement.
Nous vous proposons en format Word un exemple de plan bleu avec l’ensemble des annexes à rédiger.
Plan d’évaluation continue du respect des droits et libertés des personnes âgées en Ehpad

Référence : dtou8602

Les décrets d’application des lois n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale et n° 2015-1776 du 28 décembre 2015 relative à l’adaptation de la société au vieillissement ont bouleversé l’approche des droits et libertés des personnes âgées résidant en institution. Des outils de suivi sont aujourd’hui nécessaires et doivent être mis en place par les Ehpad pour mesurer le respect de ces droits et libertés.
Nous vous proposons ici un outil qui décline le respect de ces droits et libertés autour de 6 thèmes : droit au « domicile – accueil – consentement » (DAC) ; droit à l’autonomie, accompagnement personnalisé ; droit à vivre debout ; droit à être regardé et à voir ; droit à savoir et à s’exprimer ; bien-être et approches non médicamenteuses.
Présentation des lignes directrices de gestion

Référence : dtou9148

Cet outil permet de présenter en détail les lignes directrices de gestion. Elles sont une obligation règlementaire pour tout employeur de la FPH, un outil essentiel de la politique RH des établissements, et se distinguent en 2 sortes différentes.
Plan d’action de la démarche QVT

Référence : dtou9182

Les expérimentations prévues au sein de la démarche QVT passent par l’élaboration d’un plan d’action qui servira de « guide » et d’outil de communication auprès des instances, notamment les instances de Personnel.
Ce plan d’action devra partir des objectifs recherchés établis par le comité de pilotage et déclinera, objectif par objectif, les actions à mettre en place pour inscrire votre Etablissement dans la démarche QVT.