[Élections 2026] Récolement des archives municipales: quelles obligations ?

La nouvelle note du ministère de la Culture DGPA/SIAF/2025/011 actualise les obligations pour les élus de la mandature 2020-2026. Désormais, le récolement doit obligatoirement inclure un volet spécifique dédié aux archives numériques (messageries, données structurées, stockage Cloud) afin de refléter la dématérialisation de l’administration. Sur le plan opérationnel, la procédure peut désormais s’effectuer via la plateforme en ligne Démarches Simplifiées, facilitant la transmission dématérialisée au service départemental d’archives. Cette réforme s’accompagne d’un rappel ferme de la responsabilité pénale, illustré par la jurisprudence récente condamnant un ancien maire en 2022 pour soustraction d’archives. Enfin, le dispositif est explicitement étendu aux EPCI et aux communes nouvelles, pour lesquelles le maire de la commune-siège devient responsable de l’ensemble des fonds des communes déléguées, y compris ceux antérieurs à la fusion.

1. Quel régime de responsabilité ?

Le cadre juridique repose sur une double qualification : la propriété publique et la dépense obligatoire.

Premièrement, les archives des collectivités territoriales sont leur propriété (art. L. 212-6 du Code du patrimoine). Cette propriété est inaliénable et imprescriptible. La conservation de ces archives constitue une dépense obligatoire pour la commune (art. L. 2321-2, 2° du CGCT).

Secondement, le maire est personnellement responsable de la conservation des archives de la commune. Cette mission s’exerce sous le Contrôle Scientifique et Technique (CST) de l’État, délégué au directeur du service départemental d’archives (art. R. 212-50 du Code du patrimoine).

2. Que permet le récolement en matière de transfert de responsabilité ?

Le récolement est l’acte juridique formalisant le transfert de garde des archives entre le maire sortant et le maire entrant.

Premièrement, la rédaction d’un récolement, annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge, est impérative lors de chaque renouvellement de l’exécutif (Circulaire DGP/SIAF/2019/009, du 1^er décembre 2019, ministère de la Culture. Service interministériel des Archives de France. Sous-direction de la politique archivistique. Bureau du contrôle et de la collecte des archives publiques).

Deuxièmement, le récolement certifie l’état des fonds à un instant T. Il est établi en trois exemplaires (sortant, entrant, archives départementales). Il permet d’une part de matérialiser la passation de responsabilité, mais également de constater d’éventuelles archives non classées ou des lacunes (disparitions, sinistres).

Troisièmement, le recensement doit être exhaustif et couvrir tous les locaux communaux (mairie, écoles, anciens locaux) ainsi que tous les supports (papiers, numériques, dossiers de services).

3. Quel risque pénal ?

Le non-respect de l’intégrité des archives publiques expose le maire à des sanctions pénales sévères au titre des délits contre l’action publique.

Premièrement, le fait pour un dépositaire de l’autorité publique de détruire ou soustraire un acte ou un titre dont il est dépositaire en raison de ses fonctions est puni de 10 ans d’emprisonnement et 1 000 000 € d’amende (art. 432-15 du Code pénal).

Deuxièmement, la faute caractérisée ou l’imprudence ayant permis la destruction ou la soustraction des archives par un tiers est punie d’un an d’emprisonnement et 15 000 € d’amende (art. 432-16 du Code pénal).

Troisièmement, le juge peut prononcer l’inéligibilité (interdiction des droits civiques) et l’interdiction d’exercer une fonction publique (art. 432-17 du Code pénal).

Le récolement constitue l’acte juridique pivot garantissant la continuité du service public et la sécurité pénale de l’exécutif par la délimitation contradictoire des responsabilités de garde.

Dominique Volut, Avocat-Médiateur au barreau de Paris, Docteur en droit public

Auteur :

Dominique Volut

Avocat-Médiateur au barreau de Paris, Docteur en droit public