L'analyse des spécialistes

Le récolement, instrument de transfert de responsabilité des archives communales du maire sortant au nouveau maire

Élus

En décembre 2019, le ministère de la Culture a adressé aux communes des préconisations relatives au récolement des archives communales à effectuer suite aux élections municipales des 15 et 22 mars 20201. Lors de chaque changement de maire et des élections municipales, la rédaction d’un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire2.

Le but du récolement est de formaliser le transfert de responsabilité des archives entre l’ancien maire et son successeur. Le maire est responsable des archives de la commune (1), lors des élections municipales, le récolement3 permet de faire un état des lieux (2).

1. Le maire, responsable des archives de la commune

Premièrement, les articles L. 212-6 et L. 212-6-1 du Code du patrimoine confèrent aux collectivités territoriales et groupements de collectivités territoriales la responsabilité et la propriété de leurs archives. Dans le cas des communes, cette responsabilité incombe au maire, sous le contrôle du conseil municipal. Le maire est responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art. 432-15 à 432-17 du Code pénal). Aux termes de l’article L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales, la gestion des archives relève des dépenses obligatoires des communes. L’article R. 212-50 du Code du patrimoine dispose que cette gestion est soumise au contrôle scientifique et technique de l’État exercé par le directeur du service départemental d’archives territorialement compétent. Ce contrôle porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination des archives ainsi que sur leur traitement, leur classement, leur conservation et leur communication.

Deuxièmement, la notion d’archive est précisée dans la note. Les archives d’une commune sont, en premier lieu, constituées par l’ensemble des dossiers, données et documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support, produits ou reçus dans le cadre de l’exercice des missions de service public. En second lieu, les archives des élus, membres des exécutifs, produites ou reçues dans le cadre de leurs fonctions municipales, sont des archives publiques à verser aux archives communales et à prendre en compte dans le récolement. Les archives des cabinets sont également des archives publiques et doivent être incluses dans le récolement.

Troisièmement, d’une part, « les documents d’archives privés ou personnels liés à l’activité des élus dans le cadre d’un parti politique, de la vie associative ou d’une campagne électorale, s’ils sont conservés dans les archives communales, le sont en tant que fonds privés. Ces documents peuvent intégrer les fonds du service d’archives au moyen d’une procédure de don ou de dépôt4 ». D’autre part, « divers ensembles de documents peuvent être conservés à la mairie sans faire partie des archives communales proprement dites. Il est important de signaler dans le procès-verbal de récolement ces ensembles, qui peuvent être des archives de famille, d’individus ou d’associations (anciens combattants, comité des fêtes), des archives de la paroisse, les archives des écoles, des fonds notariaux ou de justice de paix, des fonds de structures intercommunales5 ».

2. Le récolement, un état des lieux

Premièrement, le récolement lors d’un changement de maire vise à l’implication directe, personnelle et nominative des maires dans la gestion des archives de la commune qu’ils vont gérer au cours du mandat à venir. Le récolement s’attache aux archives à conserver à titre définitif comme aux archives courantes et intermédiaires. Sur la méthode, la circulaire prévoit qu’il est « important dans le cadre du récolement de faire le tour de l’ensemble des locaux où des archives pourraient être conservées. Ce recensement doit porter aussi bien sur les locaux actuels de la mairie que dans d’anciens locaux qu’elle a occupés et qui n’auraient pas été complètement vidés. D’autres locaux communaux sont parfois susceptibles de contenir des archives de la commune (écoles, etc.) : en cas de lacunes manifestes dans les archives récolées, il convient d’investiguer dans cette direction6 ».

Deuxièmement, le récolement prend en compte aussi bien les dossiers anciens que les documents les plus récents conservés au secrétariat de la mairie ou dans les bureaux des services. D’une part, si les archives sont déjà inventoriées, les services municipaux peuvent reprendre l’inventaire ou le récolement existant à condition d’en contrôler l’exactitude et de le compléter avec les documents les plus récents. Le récolement a d’autre part une utilité pour des archives non classées ni inventoriées en prenant en compte l’existence de ce vrac, d’en calculer le volume et même de manière approximative d’en évaluer le contenu et la période. Enfin, en cas de disparition de documents (suite à inondation, incendie, vol..), les services municipaux ont pour obligation de remplir la rubrique correspondante en indiquant les principales catégories de documents disparus.

Troisièmement, le récolement est établi en trois exemplaires, destinés respectivement au maire sortant comme justificatif de décharge, au maire nouvellement élu qui classera son exemplaire dans les archives de la commune, et au directeur du service départemental d’archives. Le procès-verbal et le récolement permettent, non seulement, de formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire, mais également de certifier de façon contradictoire l’existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art. 432-15 à 432-17 du Code pénal).

Enfin, le récolement permet au directeur du service départemental d’archives d’avoir une base de référence pour le contrôle scientifique et technique qu’il effectue sur les archives des communes.

Enfin, ces obligations en matière de récolement ne s’appliquent pas aux établissements publics de coopération intercommunale, mais la circulaire recommande de faire signer également au président sortant et au président nouvellement élu un procès-verbal de prise en charge des archives.

Cette instruction délivrée par le ministère de la Culture permet de rappeler aux maires sortants et aux candidats aux élections municipales les obligations de l’autorité exécutive en matière d’archives municipales. Le récolement permet non seulement d’assurer la continuité du service public, mais également la continuité de la vie politique municipale.

 

Dominique Volut, Avocat au barreau de Paris, Docteur en droit public


1. Circulaire DGP/SIAF/2019/009, du 1er décembre 2019, ministère de la Culture. Service interministériel des Archives de France. Sous-direction de la politique archivistique. Bureau du contrôle et de la collecte des archives publiques.

2. Art. 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes.

3. Circulaire DGP/SIAF/2019/009, Notice pour le récolement des archives communales.

4. Op.Cit, Circulaire DGP/SIAF/2019/009, annexe 1.

5. Ibidem.

6. Ibidem.

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