La description de poste, outil de gestion complet

Management

Les descriptions de poste sont un élément majeur dans la structuration d’une organisation car elles constituent un outil de base à la gestion prévisionnelle des métiers et des compétences.

Tout ce que doit inclure une bonne description

Nombre de cadres seraient surpris d’apprendre que les descriptions de poste constituent l’un de leurs outils les plus efficaces et que leur performance peut être encore accrue si elles sont complétées et adaptées un tant soit peu. Une description de poste est un document dans lequel on définit par écrit l’ensemble des caractéristiques d’un poste donné. Ce document peut être exploité ensuite de bien des manières.

Il est possible de s’y référer pour toutes les phases que comporte la gestion des ressources humaines : études et profil de poste, recrutements, formation, suivi des performances, système d’appréciation. C’est la raison pour laquelle il constitue un outil de management extrêmement puissant.

Mais pour cela, la description de poste doit être préparée de manière très soigneuse. Elle doit être fiable avant toute chose et donner une vision d’ensemble de l’organisation du travail dans la collectivité, ce qui n’est pas toujours le cas. Elle manque souvent de précisions, les données ne sont pas systématiquement tenues à jour, omettant certains éléments clés entrant dans la fonction décrite. Enfin, le style dans lequel est rédigé le document manque souvent de clarté.
 

Le formel et l’informel

Une description de poste indique en général où se situe le poste dans l’organigramme, qui est le supérieur et qui sont les subordonnés, mais ne précise pas toujours le type de relations que son titulaire entretient avec des fonctions voisines : tout employé peut, en effet, avoir des liens forts différents avec ses collègues (autorité liée à la fonction, tâches relevant de l’encadrement). Bien que ces liens ne soient pas formalisés dans le cadre de l’organigramme, ils peuvent modifier considérablement le comportement de l’employé.

Si ces indications fournies font défaut, il est difficile d’opérer des changements constructifs sur un poste précis et de prévoir toutes les répercussions possibles sur les postes voisins et l’ensemble de la structure. Les descriptions de poste indiquent rarement toutes les relations de travail opérationnelles qu’englobe le poste. Toute personne lisant une description de poste doit être capable de voir quel est le rôle d’une fonction donnée par rapport à l’ensemble du système et de quelle manière cette fonction agit sur les taches qu’englobent les autres fonctions de la collectivité.
 

Les moyens et les résultats

Il est important d’indiquer dans la description les moyens matériels et financiers que requiert le poste ainsi que l’origine de ces moyens. De même, il faut indiquer les résultats et les produits escomptés de chaque poste, ainsi que la destination de ces produits, ce qui facilite énormément les changements.
 

Description de poste et analyse des performances

Il faut y ajouter une description détaillée des procédures de suivi, car il est indispensable que les agents sachent comment et sur quels critères ils vont être évalués. Il existe tout un éventail de moyens pour les aider à comprendre comment ils se situent : rapports écrits, entretien chef-subordonné, tests de compétence, système de chronométrage ou de comptage.

Les systèmes d’évaluation des performances relient souvent les résultats des agents à des composantes de l’organisation. Lorsqu’il faut revoir les caractéristiques d’une fonction, il est essentiel de connaître parfaitement les mécanismes du système d’évaluation afin de déterminer toutes les ramifications des changements envisagés.

Il ne faut jamais oublier que l’objectif d’une description de poste est de définir ce qu’impliquent toutes les tâches qui y sont décrites.

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