Partie 5 - L'information documentaire à l'heure de la transformation digitale
Chapitre 2 - De la gestion documentaire à la gestion des contenus
5.2/3 - Vers des contenus « intelligents »
I - La nécessaire simplification de la gestion des contenus au quotidien
Qu'il s'agisse de manager le cycle de vie des contenus ou bien de faciliter l'accès aux contenus, un travail important de conception en amont doit absolument être entrepris. Par ailleurs, pour donner satisfaction et être pleinement opérationnelle, les résultats de cette conception (statuts, règles, plans de classement, métadonnées, etc.) doivent être exploités quotidiennement par les utilisateurs qui devront, par exemple s'ils sont producteurs de contenus, classer les contenus dans les bonnes catégories, leur affecter des métadonnées et un statut adaptés… Toutes ces actions chronophages, techniques et parfois complexes, peuvent vite devenir difficilement acceptables, voire insupportables, pour les utilisateurs. Le principal risque réside dans le fait que ces utilisateurs vont finir par ne plus ou très mal classer et caractériser les contenus, ce qui aboutira rapidement à des problèmes quotidiens d'exploitation des contenus.
Pour éviter ces problèmes, le dispositif mis en place pour la gestion des contenus doit prendre en charge la simplexité. Ce terme issu de la contraction des deux mots « simple » et « complexité » désigne ici le fait que le dispositif de gestion des contenus doit rendre simple pour les utilisateurs quelque chose de complexe : la gestion des contenus et notamment le classement des contenus et l'affectation des métadonnées adaptées.
Cette simplexité se manifeste par l'adjonction aux contenus d'une certaine « intelligence » de manière à ce que leur mise à disposition auprès des utilisateurs réponde à leurs exigences sans qu'un travail amont important, en termes de classement et d'affectation de métadonnées notamment, ne soit nécessaire de la part des producteurs et/ou des gestionnaires de ces contenus.
Cette mise à disposition des contenus revêt une importance capitale dans le cadre de la gestion des contenus.
II - Mise à disposition des contenus
1 - Introduction
La mise à disposition des contenus consiste à rendre aussi simple que possible l'exploitation des contenus par les utilisateurs. Cette exploitation concerne à la fois la consultation des contenus mais aussi leur production.
Du point de vue de la consultation, la mise à disposition des contenus va se concentrer sur deux aspects en particulier :
la mise en contexte des contenus qui a pour but de fournir des éléments d'information complémentaires sur les contenus pour en faciliter la compréhension et l'utilisation ;
la diffusion adaptative des contenus dont la vocation est de diffuser de manière intelligente...
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