Liste des outils et modèles

Courrier de réponse à un usager ayant déposé un recours amiable à la suite d’une résiliation de domiciliation au CCAS/CIAS

Référence : dtou10152

Cet outil est un modèle de courrier de réponse au recours amiable d’un usager à la suite de la résiliation de sa domiciliation par le CCAS/CIAS.
Avec cet outil, vous disposez d’un courrier prêt à l’emploi, à modifier avec les données relatives à la situation de l’usager.
Courrier de résiliation de domiciliation au CCAS/CIAS

Référence : dtou10154

Cet outil est un modèle de courrier de résiliation de domiciliation au CCAS/CIAS. Vous disposez ainsi d’un courrier prêt à l’emploi, à modifier avec les données relatives à la situation de l’usager.
Courrier d’information sur la fin prochaine d’élection de domicile

Référence : dtou10156

Cet outil est un modèle de courrier informant les usagers de la fin prochaine de l’élection de domicile. Vous disposez ainsi d’un courrier prêt à l’emploi, à modifier avec les données relatives à la situation de l’usager.
Ce type de courrier est utile pour informer les usagers et tenter d’éviter les ruptures de droits.
Courrier de présentation du lancement de la démarche d’évaluation aux usagers d’un ESSMS

Référence : dtou10286

Cet outil est un modèle de courrier destiné à informer vos usagers du lancement de la démarche d’évaluation. La démarche y est explicitée synthétiquement, ainsi que le besoin de résidents/usagers volontaires pour s’entretenir avec l’organisme évaluateur.
Le courrier invite les usagers à un temps de rencontre avec la direction de l’ESSMS pour que la démarche soit explicitée de vive voix et que des réponses soient apportées aux différentes questions qu’ils se posent.
Avec cet outil, vous disposez d’un courrier prêt à l’emploi à adapter suivant les caractéristiques du CCAS/CIAS et de l’ESSMS dont vous êtes gestionnaire.
Convention entre le CCAS/CIAS et la ville relative au service de portage de repas à domicile

Référence : dtou10476

Avec ce modèle de convention entre le CCAS/CIAS et la ville relative au service de portage à domicile, vous disposez d’une trame de convention prête à l’emploi, à adapter à votre environnement territorial. Cette convention permettra de formaliser les rôles de chacun dans le bon fonctionnement d’un service, le portage à domicile dans le cas présent.
Convention de partenariat entre le CCAS/CIAS et l’entreprise d’insertion au titre de l’aide sociale facultative du CCAS/CIAS

Référence : dtou10548

Dans le cadre de leurs aides sociales facultatives, les CCAS/CIAS interviennent souvent dans l’équipement électroménager de ménages en difficulté, en allouant des aides financières remboursables ou non.
Cet outil est un modèle de convention avec une entreprise d’insertion de l’économie sociale et solidaire (ESS) spécialisée dans la rénovation et la vente d’électroménager.
Cette convention pourra vous inspirer pour la création de partenariats ou pour mettre en œuvre les aides facultatives de votre CCAS/CIAS. Elle est à adapter selon vos besoins.
Courrier du maire à l’attention des locataires dans le cadre d’une procédure de signalement de logement indigne

Référence : dtou10832

Cet outil est un modèle de courrier visant à informer les locataires des désordres constatés lors de la visite du logement signalé comme « indigne » par le maire/un élu/un agent du CCAS/CIAS. Les suites données y sont précisées. Ce courrier vise également à leur rappeler leurs devoirs de locataires.
Avec cet outil, vous disposez d’un modèle de courrier, prêt à l’emploi, à adapter suivant la situation rencontrée. Après finalisation, vous pourrez le soumettre à l’ARS pour contrôle avant envoi. En effet, le soutien technique de l’ARS sécurisera la démarche.
Courrier de mise en demeure du maire à l’attention du propriétaire bailleur

Référence : dtou10834

Cet outil est un modèle de courrier de mise en demeure à utiliser dans le cadre d’une procédure de logement indigne relevant des pouvoirs de police administrative générale du maire.
Vous disposez ainsi d’un modèle de courrier, prêt à l’emploi, à adapter suivant la situation rencontrée. Après finalisation, vous pourrez le soumettre à l’agence régionale de santé (ARS) pour contrôle avant envoi. En effet, le soutien technique de l’ARS sécurisera la démarche.
Convocation du conseil d’administration d’installation

Référence : dtou11330

Cet outil est un modèle de convocation en vue de la séance du conseil d’administration d’installation. Ainsi, vous disposez d’une trame indiquant les différentes délibérations à prendre lors de cette première séance. Ce modèle est à ajuster en fonction de la réalité de votre CCAS/CIAS.
Courrier justifiant l’absence de représentation de certaines associations au sein du conseil d’administration du CCAS/CIAS

Référence : dtou11346

Ce modèle de courrier vous permettra de justifier l’absence de représentation de certaines associations au sein du conseil d’administration du CCAS/CIAS, bien que celle-ci soit obligatoire conformément à l’article L. 123-6 du CASF. Il s’agit des représentants des associations qui œuvrent dans le domaine de l’insertion et de la lutte contre les exclusions, des associations familiales (sur proposition de l’Udaf), des associations de retraités et de personnes âgées du département et des associations de personnes handicapées du département.
Ce modèle vous servira à rédiger un courrier à transmettre en préfecture pour accompagner l’arrêté du maire indiquant les membres nommés au conseil d’administration.
Calendrier de la démarche d’élaboration du projet de direction

Référence : dtou5198

Ce calendrier prévoit largement le temps nécessaire à l’élaboration du projet de direction. Il doit être adapté à la taille de la commune/l’intercommunalité et à l’ampleur que vous voulez donner à la concertation.
Cahier des charges : modèle de lettre de commande pour animer une réunion de travail bilan

Référence : dtou5205

Ce modèle vous aidera à élaborer votre propre lettre de commande, qui prendra en compte les spécificités de votre projet. Vous devez être attentif à détailler le plus précisément possible la prestation attendue (par exemple, le nombre et la durée des séances, le nombre de participants attendus par session, etc.). Être précis évite des déconvenues dans la qualité de la restitution finale.
Contractualiser l’échange de données

Référence : dtou5302

Ce modèle de convention propose les modalités d’échange de données et d’interprétation des indicateurs. À vous d’adapter cette convention aux types de données, d’échanges et de partenariat mis en œuvre.
Partez du principe de la réciprocité : si le partenaire passe trop de temps à sécuriser ses données et ne retire aucun bénéfice du partage, il aura tendance à se désengager.
Choisir le niveau de concertation publique

Référence : dtou5313

Cet outil permet de visualiser les intérêts et les limites de chaque niveau de concertation. Il aborde les méthodes utilisables pour chacun et donne des exemples d’outils.
Il n’y a pas de méthode ou d’approche « idéale », mais chacune doit être étudiée au regard des ambitions, des finalités et objectifs de la concertation.
Comment mobiliser les différents acteurs ?

Référence : dtou5317

Lorsqu’une démarche participative est envisagée, la question des modalités de mobilisation du public finit toujours par se poser. Elle mérite de prendre le temps de la réflexion : quel type de public le CCAS/CIAS veut-il mobiliser ? Quel est le meilleur moyen pour le toucher ? Cet outil doit vous permettre de repérer les moyens les plus pertinents suivant les situations.
Il est important de s’appuyer sur l’intérêt de chaque moyen ou outil, mais également d’être conscient de ses limites et biais. Ceux-ci peuvent être des éléments importants à prendre en compte dans le choix à opérer.
Convocation et ordre du jour du comité technique

Référence : dtou5348

Ce courrier est à envoyer aux membres du comité technique. N’hésitez pas à relancer les services par téléphone, et notamment ceux qui ne relèvent pas du CCAS/CIAS : leur présence est importante au lancement du processus.
Convocation et ordre du jour de la réunion de présentation aux personnels

Référence : dtou5353

Ce courrier est à envoyer aux agents qui vont participer à l’enquête sur l’intervention sociale par quartiers. Leur présence est importante au lancement du processus : plus ils seront associés en amont, meilleur sera le résultat final.
Calculs de quotient et équivalences du nombre de parts selon le quotient utilisé

Référence : dtou5380

Ce document présente les différentes approches de calcul de quotient aujourd’hui pratiquées. Le quotient familial de la CAF permet la prise en compte des revenus de redistribution, mais donne un poids important aux familles, notamment à partir du troisième enfant. A contrario, les enfants de plus de 20 ans à charge sont exclus du calcul du quotient.
En regard de l’ensemble des ménages soumis à l’impôt, la CAF et la MSA connaissent environ 50 à 60 % des ménages.
Check-list des questions à se poser pour mettre en place le projet de concertation

Référence : dtou5457

Cet outil permet de se poser les questions essentielles pour la mise en place du projet de concertation. C’est un guide destiné à ne pas oublier des points importants et souvent négligés.
À l’issue de ces questionnements, vous remarquerez que monter une concertation est passionnant, mais que c’est aussi un projet d’envergure qui nécessite une préparation minutieuse et rigoureuse pour en garantir la réussite.
Choisir et accompagner des enquêteurs

Référence : dtou5471
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour choisir vos enquêteurs :
- en interne, parmi les agents de votre service ;
- parmi des bénévoles actifs, de jeunes retraités ;
- parmi des étudiants en formation ;
- parmi du personnel dédié rémunéré.
Ces différentes propositions ne sont pas exclusives les unes des autres : il est possible de mixer les équipes d’enquêteurs en fonction de votre objectif. Des binômes composés de différents horizons peuvent être très complémentaires et permettre des approches différentes, par exemple un étudiant et un bénévole, un étudiant et un jeune retraité.
Consignes de recyclage – exemples de visuels et commentaires associés

Référence : dtou5475

Les différents exemples présentés ici ont été élaborés par des associations ou des structures publiques spécialisées dans la collecte et le traitement des déchets. Il ne s’agit pas de signalétiques officielles : elles devront être adaptées selon le type de déchets pris en charge localement et les consignes spécifiques de tri.
Vous pouvez reprendre ces supports tels quels s’ils correspondent exactement à votre propre politique de tri sélectif, mais le plus pertinent est de les adapter en vous appuyant sur les idées de vos agents. Il convient toutefois de conserver certains éléments visuels désormais connus du plus grand nombre, comme la couleur des poubelles de tri (bleu pour le verre, jaune pour les papiers et cartons, gris pour les ordures ménagères).
Couverture du besoin de financement des investissements par l’emprunt

Référence : dtou5661

Ce tableau permet de prévoir la couverture des besoins de financement des investissements par l’emprunt. La capacité totale d’emprunt résulte du diagnostic financier après le calcul du délai de remboursement des emprunts. Le montant des emprunts souscrits à rembourser correspond au solde des dettes financières à la clôture de chaque exercice, c’est-à-dire au solde des dettes de l’exercice précédent auquel on a soustrait les remboursements de l’exercice et ajouté les emprunts souscrits au cours de l’exercice.
La réserve d’investissement disponible est le montant des excédents du fonds de roulement, diminué du besoin en fonds de roulement d’exploitation. C’est en quelque sorte le trésor de guerre du CCAS qui peut être conservé ou utilisé, selon l’urgence ou la priorité des programmes.
Les emprunts sollicités (ligne 8)ne couvrent en principe qu’une partie du besoin de financement à couvrir (ligne 7), car il ne faut pas utiliser en priorité la totalité de la capacité d’emprunt (ligne 3) et lisser les emprunts à souscrire pour éviter une politique dite de « stop and go ».
Les annuités d’emprunt sont calculées à partir d’un module de gestion des emprunts.
Calendrier des grandes journées et semaines thématiques nationales

Référence : dtou5746

Le calendrier proposé ici recense mois par mois les grandes journées ou semaines thématiques nationales déployées sur le territoire dans les domaines qui peuvent concerner directement ou indirectement les CCAS/CIAS : santé, alimentation, prévention, vie sociale, seniors…
S’il n’est pas exhaustif, ce calendrier liste néanmoins les grandes opérations mises en œuvre au niveau national, généralement avec le concours des ministères concernés et le plus souvent de partenaires privés, comme dans le cas d’« Octobre rose ». En revanche, il ne prend pas en compte d’autres opérations d’envergure régionale ou communale, qui peuvent également constituer des fenêtres médiatiques intéressantes. Enfin, les opérations internationales lancées par des organisations comme l’Organisation des Nations unies (ONU) ou l’Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture (Unesco) sont également à suivre de près : journées mondiales, années à thèmes…
Cahier des charges pour l’élaboration d’un film sur votre CCAS/CIAS

Référence : dtou6265

Le présent outil explique comment rédiger un cahier des charges pour l’élaboration d’un film sur votre CCAS/CIAS. Vous devez l’adapter à la spécificité de votre projet.
Contrat de prêt de supports pour une exposition itinérante sur les métiers du social

Référence : dtou6267

Le présent outil permet d’élaborer un contrat de prêt de supports pour une exposition – un document indispensable pour se prémunir de dommages dans le cadre de l’exposition ou durant le transport. Veillez à alerter votre assureur en amont.
Convention de partenariat entre l’Insee et le CCAS/CIAS relative à une étude sur les indicateurs sociaux de la ville de … et ses quartiers

Référence : dtou6831

Cet exemple de convention entre un CCAS/CIAS et l’Insee vous permettra d’élaborer un partenariat dans la durée sur des échanges de données, mais aussi sur la mise en forme de ces dernières. Vous pouvez adapter les données et les zones d’étude à la spécificité de votre ville.
Cahier des charges pour l’écriture du projet social de territoire

Référence : dtou6832

Pour rédiger le projet social de territoire, si votre CCAS/CIAS en a les moyens, il est judicieux de faire appel à un écrivain professionnel, qui va rendre le document final compréhensible par tous et en faire un outil de promotion du travail mené dans votre ville.
Le cahier des charges proposé ici vous aidera à rechercher un prestataire. N’hésitez pas à l’adapter à votre propre projet.
CVthèque

Référence : dtou7185

Après avoir renseigné la filière (administrative, technique, médico-sociale…), complétez l’arrondissement du lieu de résidence du candidat et le canton.
Le domaine de compétence correspond aux fonctions que l’agent pourrait occuper (secrétariat, agent espaces verts…). Il est conseillé d’utiliser des termes génériques.
Dans la case « Informations », vous pouvez renseigner le fait que l’agent a été recruté sur CDI, CDD…
Dans la case CV, ajoutez un lien vers le CV au format PDF.
Collecter les éléments en vue de la rédaction du discours

Référence : dtou7355

Cet outil doit être utilisé en amont de la rédaction du discours. Il recense les éléments incontournables qui devront figurer dans le discours. Cette collecte préalable vous permettra de gagner du temps et de vous assurer que rien d’essentiel n’a été oublié.
Courrier d’accompagnement du questionnaire sur la qualité de vie au travail à destination des agents du CCAS/CIAS

Référence : dtou7789

Ce courrier doit être diffusé en même temps que le questionnaire sur la qualité de vie au travail. Il doit à la fois expliquer à chaque agent le sens de la démarche QVT et les modalités de l’organisation pratique du questionnaire.
Vous pouvez adapter ce courrier au contexte de votre CCAS/CIAS et au format que vous voulez donner à votre démarche de questionnaire.
Comment générer des hypothèses sur les besoins des usagers

Référence : dtou8167

Cet outil permet d’explorer le champ des besoins de vos usagers, en lien avec la thématique choisie, pour faire émerger les causes racines des problèmes qu’ils peuvent rencontrer, et faire apparaître des pistes intéressantes à creuser pour votre projet. Remplissez ce tableau avec tous les participants.
Comment rechercher les données quantitatives de votre territoire sur le site de l'Insee ?

Référence : dtou8198

Cet outil vise à vous donner les bases pour vous repérer sur le site de l'Insee afin de recueillir des données statistiques qui constitueront le socle des données quantitatives de l'ABS et de la veille sociale. Celle-ci prolongera la démarche dans le temps afin d'en donner une dimension prospective.
Critères pour l’observation et l’analyse de la précarité énergétique

Référence : dtou8262

Les éléments décrits dans ce document peuvent aider à l’élaboration d’une méthodologie d’observation de la précarité énergétique. 5 critères et 14 sous-critères peuvent être retenus. Ils ne sont pas exclusifs d’autres propres à chaque territoire ou à chaque CCAS/CIAS.
Convention de partenariat entre un fournisseur d’énergie et le CCAS

Référence : dtou8263

Ce modèle de convention entre un CCAS et un fournisseur d’énergie est impérativement à adapter à votre projet de partenariat et aux spécificités d’organisation de votre partenaire. En aucun cas ne faites un copier-coller de cette convention pour votre CCAS, ce serait très imprudent, car chaque fournisseur d’énergie a ses propres règles.

Pour cela, inspirez-vous des éléments figurant dans la note qui accompagne la délibération pour la convention de précarité énergétique et des données sur la précarité énergétique issues de votre analyse des besoins sociaux.
Convention de partenariat en faveur de la lutte contre la précarité énergétique et de l’inclusion numérique

Référence : dtou8264

Ce modèle de convention diffère beaucoup du précédent. Il est le reflet des priorités du fournisseur d’énergie et du CCAS. Chaque situation étant spécifique, ce modèle est à adapter à la réalité de votre territoire et aux besoins de votre CCAS.

Attention, ne vous contentez pas de faire un copier-coller de cette convention. Cette dernière serait vouée à l’échec. Construisez votre partenariat en proposant vos projets au partenaire.
Courrier de présentation du conseil de la vie sociale à destination des usagers et des familles

Référence : dtou9689

Ce modèle de courrier vise à présenter simplement et synthétiquement ce qu’est le conseil de la vie sociale. Il vise à informer les usagers et leurs familles sans les noyer de contenus, mais aussi à favoriser leur participation à cette instance importante de la vie de l’établissement.
Ce courrier est construit sous forme de questions/réponses : celles-ci ont été pensées pour apporter une information générale, en tenant compte des préoccupations des usagers et de leurs familles. Il pourra être actualisé en cas de besoin avec des données plus spécifiques liées à votre structure.
Courrier à destination des familles – Modalités de vote pour élire les représentants du collège « Familles et proches aidants » au CVS

Référence : dtou9981

Cet outil est un modèle de courrier à destination des familles. Il vise à les informer des modalités de vote des représentants du collège « Familles et proches aidants » au conseil de la vie sociale de la résidence autonomie/l’Ehpad dont vous êtes gestionnaire. Vous pourrez adapter ce courrier en renseignant les données relatives à votre établissement, quant aux modalités de vote des représentants au CVS.