Liste des outils et modèles

Modèle de convention constitutive d’un groupement de commandes

Référence : dtou168

Outil indispensable à la mise en place du groupement de commande, la convention constitutive doit être rédigée avec le plus grand soin. Ce modèle vous guide dans sa rédaction : objet, désignation et mission du coordonnateur, membres du groupement…
Modèle d’arrêté portant nomination des membres du CCAS ou du CIAS

Référence : dtou2190

Cet arrêté est pris par le maire ou le président de l’EPCI lors de la constitution du conseil d’administration du centre d’action sociale, après renouvellement des mandats municipaux et intercommunaux, sur la base des propositions effectuées par les associations participant à des actions de prévention, d’animation ou de développement social menées sur le territoire concerné.
Modèle d’annonce ou de lettre du maire pour annoncer les membres du conseils d’administration d’un CCAS/CIAS

Référence : dtou2192

Ce texte, qui peut être affiché en mairie ou envoyé directement aux associations concernées, permet de s’assurer du respect de la publicité préalable à la désignation par le maire des membres du conseil d’administration du CCAS ou du CIAS.
Méthodes d’analyse des postes de travail

Référence : dtou2477

Cet outil présente trois des principales méthodes d’analyse des postes de travail utilisées notamment pour l’évaluation des risques professionnels.
Modèle de délibération fixant les durées d’amortissement

Référence : dtou4536

L’assemblée délibérante fixe librement les durées d’amortissement des immobilisations dont l’amortissement est obligatoire ou qu’elle a décidé d’amortir. Elle ne peut toutefois s’écarter du barème indicatif au-delà de durées vraisemblables.
Modèle de convention pour l’accès aux données

Référence : dtou5190

Ce modèle de convention entre le CCAS et l’organisme fournisseur de données précise les conditions de réciprocité et de propriété des données. Dans cet exemple, il s’agit de la fourniture de bases de données, qui seront traitées par le CCAS ou la ville.
Si un prestataire est retenu pour traiter les données des partenaires, celui-ci dispose de modèles de convention.
Modèle de tableau de bord du projet de direction

Référence : dtou5200

Lors de la rédaction du projet de direction, l’ensemble du projet est présenté dans un tableau synthétique. En voici un exemple.
Modèle de délibération sur le projet de direction

Référence : dtou5201

Cette délibération sur le projet de direction est simple. Vous pouvez la développer en présentant notamment les axes prioritaires du projet dans un article supplémentaire.
Modèles de tableaux de bord de l’activité des aides facultatives

Référence : dtou5202

Ces modèles de tableaux permettent de suivre l’activité d’une commission d’aides facultatives par exemple. Vous devez adapter les tableaux à votre propre activité. Ils peuvent être à entrées multiples : évolution des financements, des publics, des aides, de la nature des aides, etc. Ils peuvent porter sur les aides légales ou facultatives, les activités seniors, enfance, les mandatements, le nombre de courriers reçus, etc. À vous de vous doter des tableaux qui vous seront les plus utiles dans le suivi de votre projet de direction.
Modèle de questionnaire d’entretien individuel dans le cadre de l’élaboration du bilan de mandat CCAS/CIAS

Référence : dtou5203

Le questionnaire présenté ici peut vous servir d’appui pour préparer les entretiens qualitatifs. Vous devez cependant savoir vous en éloigner pour adapter l’entretien aux sujets qui tiennent à cœur à votre interlocuteur, et l’adapter à votre propre projet social.
Modèle de plan de rapport d’activité dynamique

Référence : dtou5211

Ce type de plan valorise le projet social de territoire et met en avant les lignes de force de l’action. Mais cela n’empêche pas d’entrer dans les détails en précisant au fil du récit les fréquentations, les activités, les coûts.
Les annexes compilent l’ensemble des tableaux chiffrés, les cartographies, glossaires, calendriers d’action, tableaux de budget, organigramme, etc.
Modèle de délibération sur le rapport d’activité du CCAS

Référence : dtou5212

La délibération est simple, car le conseil n’a pas obligation de délibérer. Il donne cependant plus de force au rapport en l’approuvant.
Modèle de courrier de présentation du rapport d’activité aux partenaires

Référence : dtou5213

Ce courrier met en exergue les points marquants de votre rapport d’activité. Il insiste sur la notion de transparence et de partenariat. Il faut le faire correspondre à la réalité de votre territoire. Le choix des personnes à qui vous voulez envoyer le rapport reste à votre appréciation, en tenant compte du contexte politique et social de votre commune.
Méthodologie d’analyse de fichiers

Référence : dtou5306

Cette méthode permet, avec des moyens simples (tableaux croisés dynamiques ou sous Access), de caractériser les publics en non-recours par rapport à une population cible.
Les profils seront présentés sous forme de tableaux de pourcentages, d’histogrammes ou de graphiques à secteurs pour en permettre une visualisation directe.
Modèle de trame d’entretien avec les cadres et les agents pour analyser le non-recours

Référence : dtou5307
Cette grille d’entretien semi-directif propose de recueillir la parole des agents et des cadres, de façon individuelle ou collective et à partir de leurs observations de terrain, sur la question du non-recours, avec les objectifs suivants :
- repérer les aides qui posent le plus de difficultés (procédures complexes, refus importants, difficultés d’explications, peu d’alternatives…) ;
- repérer les profils de publics qui présentent les situations bloquantes ;
- repérer les points de blocage dans l’octroi des aides.
Méthodologie pour déterminer la pertinence de la participation du public

Référence : dtou5315

Cet outil permet de cerner les situations où il est plus ou moins pertinent de solliciter le public, mais également les avantages et les inconvénients de cette démarche.
Mener une concertation avec le public nécessite une véritable volonté et un cadre bien posé. A défaut, elle risque d’apporter plus d’inconvénients et de risques que d’avantages.
Modèles de courriers pour l’organisation d’une conférence sur les pratiques sociales innovantes

Référence : dtou5325

La promotion de la conférence est un moment important qui garantira ou non le succès de la conférence : il faut donc lui accorder beaucoup de soins.
Les invitations proposées ici peuvent être envoyées par mail ou par courrier. Une invitation n’a d’intérêt que si une relance vérifie par la suite la venue de l’invité, ce qui permet d’adapter le volume de la salle en conséquence et d’éviter parfois le sentiment de vide.
Modèle de questionnaire de satisfaction pour une conférence ou une réunion

Référence : dtou5326

La trame du questionnaire de satisfaction présenté ici a l’avantage d’être simple d’utilisation, facilement compréhensible et rapide à renseigner. Elle doit être diffusée en début de conférence, et il faut rappeler à chaque conférencier, une demi-heure avant la fin, de ne pas oublier de la remplir.
Modèle de questionnaire : enquête sur l’intervention sociale par quartiers

Référence : dtou5352

Ce tableau peut être rempli à la main, mais il est préférable de le traiter avec le logiciel Sphinx, spécialisé dans le traitement de questionnaires, et de l’administrer sur support numérique sur les boîtes mail des chefs de service : cela optimise le temps de chacun et permet de suivre l’évolution du traitement du questionnaire. Les métiers sont à définir précisément avec le service des ressources humaines ; les quartiers sont eux aussi à remplir en fonction des spécificités de votre ville.
Cette matrice doit être prérédigée avant de l’envoyer aux chefs de service pour traitement.
Modèles de réduction pour une tarification solidaire

Référence : dtou5382

Ces modèles permettent de mettre en lumière les effets de seuils, ainsi que les publics touchés par les différents niveaux de réduction. Ils permettent aussi de faire des comparaisons entre différents tarifs pratiqués.
Adjoignez-vous les services du conseil de gestion ou des finances pour stabiliser votre démarche.
Modèle de tableau de versement de subventions aux associations

Référence : dtou5385

Ce tableau présente chaque année les subventions versées, quelle que soit leur forme, aux associations.
Dans la colonne « Nature », on précise s’il s’agit d’une aide financière, d’un prêt de locaux ou de véhicules, d’une mise à disposition de personnel, etc.
Modèle de plan de formation

Référence : dtou5412

Ce tableau permet de construire un plan de formation. Vous pouvez l’établir sous format Excel afin de mieux filtrer les données et disposer d’un nombre de lignes important.
Modèle de fiche d’évaluation d’une formation

Référence : dtou5413

Ce tableau permettant d’évaluer la qualité d’une formation est à mettre à la disposition des agents dès la fin de la formation. Il faut prévoir un point avec les ressources humaines pour s’assurer qu’aucun problème ne remonte.
Modèle de délibération du débat d’orientation budgétaire

Référence : dtou5417

Ce modèle de délibération, à adapter au contexte de votre CCAS/CIAS, vous garantit que le contenu de votre acte administratif sera conforme aux obligations légales du CCAS/CIAS.
Modèle de PowerPoint de présentation du DOB

Référence : dtou5419

Le plan proposé, à adapter à votre CCAS/CIAS et aux enjeux de votre commune, permet de croiser les attentes de l’ABS et les informations budgétaires et financières du DOB.
Modèle de convention de mécénat

Référence : dtou5427

Les modèles de convention de mécénat sont très souples (pas de format légal type) et s’adaptent à chaque projet. Chaque partie y intègre ce qu’elle souhaite y voir figurer. Assurez-vous cependant auprès de votre service juridique que votre convention correspond bien aux obligations légales de votre CCAS/CIAS.
Modèle de cahier des charges de positionnement et d’évaluation des compétences

Référence : dtou5428

Ce modèle de cahier des charges permet de lancer une consultation afin de trouver un prestataire chargé d’évaluer les compétences des agents, en vue de la mise en œuvre du projet social de territoire. Vous devez l’adapter à la situation de votre propre CCAS/CIAS.
Recherchez des prestataires ayant déjà effectué ce type de mission (à mettre dans les critères) et demandez à voir les résultats de leur travail. Il est important que le travail corresponde à ce que vous en attendez. Renseignez-vous auprès de leurs clients antérieurs pour vérifier leurs références.
Modèle de convention de mutualisation entre CCAS/CIAS, commune et/ou EPCI

Référence : dtou5431

Cette convention de mutualisation balaie la plupart des aspects juridiques à prendre en compte. Soyez cependant attentif aux spécificités de votre CCAS/CIAS, à la position politique des élus – qui souvent sont soucieux de conserver un regard sur les aides facultatives. Veillez aussi à bien chiffrer les engagements que cela implique lorsqu’il y a changement de périmètre (du territoire communal à l’agglomération).
Modèle de recensement par service des compétences à développer

Référence : dtou5432

À partir de l’exemple du recensement des niveaux de compétences des agents d’accueil d’un CCAS, cet outil permet de faciliter le repérage des agents les plus en difficulté, mais également celui des points forts du service et des axes d’amélioration.
Cet outil présente une entrée individuelle qui peut être orientée vers les propositions de perfectionnement du Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT). Mais il permet également d’identifier des points faibles de façon plus collective au niveau d’un service. Ici, la connaissance des procédures d’attribution des aides semble poser des difficultés. S’agissant de procédures internes, propres à chaque CCAS/CIAS, une formation en intra peut apporter les réponses attendues.
Modèle de fiche action pour le projet social de territoire

Référence : dtou5591

Ce modèle de fiche action doit être adapté à votre gouvernance et à votre projet. Soyez très précis dans le libellé de chaque rubrique pour éviter toute ambiguïté.
Modèle de tableau synthétique du projet social de territoire

Référence : dtou5592

Ce modèle de tableau permet de présenter l’ensemble du projet en un coup d’œil. Jouez sur les couleurs et leurs nuances pour faire ressortir les axes et objectifs.
Modèle de convention pour la mise en œuvre d’une étude sur la mobilité des seniors

Référence : dtou5665

Ce modèle de convention entre un CCAS et un prestataire, pour la réalisation d’une étude sur la mobilité des seniors, est à adapter à votre structure. Vous pouvez définir les objectifs, les cibles et la méthode.
Modèle de délibération en comité social territorial

Référence : dtou5732

Cet exemple de présentation de dossier de réorganisation d'organigramme en comité social territorial est à adapter à la réalité de votre CCAS/CIAS. Ceci est une trame type, qui ne peut être reproduite en l'état, car totalement dépendante d'un contexte. Elle vous donne néanmoins les étapes de rédaction à suivre.
Modèle de questionnaire de satisfaction pour un séminaire d’installation d’administrateurs de CCAS/CIAS

Référence : dtou6319

Ce document est un modèle de questionnaire de satisfaction pour les administrateurs, à remplir à l’issue du séminaire. Il peut être adapté au séminaire que vous organisez.
Modèle de relevé de décision

Référence : dtou6335

Ce document peut être adapté à votre mode de relation avec votre élu. Il favorise la transmission des informations pour suite à donner à votre assistante et à vos collaborateurs.
Modèle de lettre de mission pour un membre de l’équipe de direction dans l’élaboration du projet de direction

Référence : dtou6505

Ce modèle de lettre de mission doit être adapté au projet de direction de votre CCAS/CIAS et aux missions que vous conférez à chaque membre de votre équipe. Cette lettre de mission est destinée à un collaborateur qui veillera à l’accessibilité du projet de direction, mais vous pouvez l’adapter à toutes les missions et tous les profils de vos agents.
Modèle de cahier des charges pour une mission de conception d’une méthodologie et d’outils pour l’évaluation de la politique sociale du CCAS/CIAS

Référence : dtou6584

Ce modèle de cahier des charges, visant à lancer une consultation pour une mission de conception d’une méthodologie et d’outils pour l’évaluation d’une politique sociale du CCAS/CIAS, permet de trouver un prestataire chargé de vous aider à l’élaboration et à la création d’outils d’évaluation de votre politique sociale.
Il est important de se renseigner, à travers la consultation, sur l’expérience du prestataire dans votre domaine de compétences, afin que ce qui est proposé puisse correspondre à ce que vous recherchez.
Modèle de document cadre pour une démarche d’évaluation du programme d’actions du CCAS/CIAS

Référence : dtou6585

Ce modèle de document cadre permet de favoriser l’appropriation de la démarche d’évaluation par les agents du CCAS/CIAS. Comme pour tout document interne mais diffusable à plusieurs services, il faut éviter les rapports de plus de 5 pages. Ce document doit être clair, concis et efficace : il est conseillé qu’il ne dépasse pas les 3 pages et soit communiqué sur le portail destiné aux agents ou par mail.
Modèles de fiches outils pour évaluer les politiques sociales du CCAS/CIAS

Référence : dtou6586

La seconde phase de votre évaluation consiste à mesurer les indicateurs. Pour cela, vous aurez constitué un ensemble d’outils permettant cette mesure : questionnaire, grille d’observation, guide d’entretien, etc.
Les fiches outils dépendent évidemment des critères que vous cherchez à évaluer.
Modèle de lettre de mission pour un chef de projet

Référence : dtou7032

Il est important de rédiger des lettres de mission pour les chefs de projet afin de fixer des objectifs et des échéanciers clairs pour chacun. Une lettre de mission s’élabore avec soin et doit être suffisamment précise pour ne pas prêter à interprétation. En voici un exemple.
Modèle de rescrit fiscal

Référence : dtou7092
Le Cerfa 11580*03 peut être rempli sous la forme d’un fichier PDF, daté et signé. Il doit ensuite être remis au donateur.
Au CCAS/CIAS de renseigner les nom et prénom du donateur et son adresse. Le montant du don doit être écrit à la fois en chiffres et en lettres. Le CCAS/CIAS doit certifier sur l’honneur que les dons et versements reçus ouvrent bien droit à la réduction d’impôt prévue au Code général des impôts. Vous devez :
- préciser si le versement a été fait par chèque, par virement ou en espèces ;
- indiquer le numéro d’ordre du reçu en haut à droite de la première page du formulaire ;
- imprimer un exemplaire du document rempli pour en conserver une copie.
En cas de doute, contactez l’administration fiscale pour vous aider à le remplir.
Modèle de déclaration préalable d’appel à la générosité publique

Référence : dtou7093

Vous devez remplir ce formulaire si vous menez une campagne de dons à l’échelon national, soit sur la voie publique, soit par l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (courriel, téléphone, fax, télévision, radio, site Internet…). Si vous faites plusieurs campagnes de dons dans l’année, vous n’êtes tenu qu’à une seule déclaration préalable, sur laquelle vous devez cependant noter toutes les actions que vous mènerez dans l’année.
Modèle de délibération d’acceptation de don

Référence : dtou7095

Voici un modèle de délibération que le conseil d’administration doit approuver pour que les dons puissent être affectés à une action.
Vous devez adapter ce modèle au type de don perçu. Vous n’êtes pas obligé d’affecter le don à une action précise. Mais si c’est le cas, indiquez-le. C’est aussi une façon d’impliquer les donateurs dans les projets du CCAS/CIAS.
Modèles de mentions légales à apposer sur vos courriers électroniques

Référence : dtou7115

Pour respecter les mentions légales préconisées par la Cnil dans vos courriers électroniques, voici trois modèles adaptés à trois types de diffusion : des formulaires de collecte de données, la participation à un dispositif, la réception de lettres d’information.
Adaptez les mentions légales au contexte et au support que vous utiliserez. Rapprochez-vous de votre correspondant Cnil pour vous assurer du bon libellé. Ces mentions figurent généralement en bas des courriels et dans un format de caractère lisible sans pour autant prendre une place trop excessive (de l’Arial 10 est conseillé).
Modèle de questionnaire de satisfaction pour le service portage des repas

Référence : dtou7219

Le présent questionnaire peut être proposé une fois par an et servir à la mise en place d'une certification qualité. Administré de façon répétitive sur plusieurs années, il doit permettre aussi d'évaluer l'évolution des prestations fournies, ou du moins la perception que les usagers en ont.
Modèle de charte de la participation des habitants aux projets du CCAS/CIAS

Référence : dtou7402

Ce modèle de charte rappelle les enjeux et les moyens mis en œuvre pour développer la participation des usagers aux projets d’un CCAS/CIAS. Cette trame peut être adaptée à la spécificité de votre territoire. Il faut veiller à être le plus exhaustif possible.
D’autre part, pour faire vivre cette charte, vous devez inclure sa mise en œuvre dans l’ensemble des projets de vos services. En effet, pour faire évoluer les pratiques, la participation doit être totalement intégrée dans chaque action.
Modèle de tableau des tâches à effectuer en vue de la réalisation d’une conférence

Référence : dtou7497

Le tableau des tâches à effectuer permet de ne rien oublier dans l’organisation d’un événement qui se prépare sur plusieurs mois et qui mobilise de nombreux acteurs. Il permet aussi de partager l’information avec toutes les parties prenantes à l’événement, garantissant ainsi une meilleure coordination de tous.
Intégrez dans ce tableau le nom ou les initiales de chaque intervenant. N’hésitez pas à dater les actions étape par étape. Cela aidera dans la réalisation d’un prochain événement et, notamment, dans l’élaboration du rétroplanning.
Naturellement, vous devez adapter la liste des tâches au contexte dans lequel vous vous trouvez, les tâches ici indiquées le sont à titre d’exemples.
Modèle type de convention de stage

Référence : dtou7867

Le présent modèle de convention de stage envisage tous les cas possibles (stage court ou long) et permet au CCAS/CIAS de définir précisément toutes les modalités d’accueil, d’indemnisation, de couverture accident, etc. Cette convention doit faire l’objet d’un échange avec l’établissement pour que les modalités retenues soient bien convenues de part et d’autre.
Adaptez le texte selon qu’il s’agit d’un stage rémunéré ou non. Veillez à bien préciser tous les aspects matériels d’accueil de l’étudiant (horaires, lieu de stage…). Ces éléments seront importants en cas d’accident du travail.
Modèle de cahier des charges d’informatisation de la photothèque du CCAS/CIAS

Référence : dtou7868

Le présent cahier des charges vous aidera à formuler votre commande auprès d’un prestataire pour la réalisation d’une photothèque. Il peut s’adapter à des cas de figure variés. Son utilisation doit s’inscrire dans une démarche de projet d’informatisation incluant une réflexion approfondie sur le choix d’un outil de gestion de la photothèque.
Ce modèle est fourni à titre indicatif. Vous devez l’adapter à la spécificité de votre CCAS/CIAS, mais aussi de votre projet.
Modèle de convention de mise en place d’un service en commun

Référence : dtou7869

Le modèle de convention de mise en place d’un service commun formalise la relation entre la ville, le CCAS/CIAS et l’EPCI. Il traite de l’ensemble des aspects de la mutualisation de moyens.
Adaptez le format de cette convention au contexte propre à votre CCAS/CIAS, votre commune et votre EPCI.