Quelles étapes doit décrire le cahier des charges ?

Le cahier des charges doit intégrer trois grandes étapes :1/ En premier lieu, l’expression des besoins de la collectivité par rapport au projet attendu. Un cadre de réponse doit être formalisé pour chacun de ces besoins afin que les candidats y répondent de la même manière et de faciliter ensuite la comparaison des offres.2/ Le candidat futur prestataire doit ensuite restituer sa compréhension des besoins et décrire ses propositions techniques, graphiques, ergonomiques, etc.3/ La troisième étape sera constituée de la rédaction commune des spécifications fonctionnelles : ce que fera et sera précisément le support de communication et ce qu’il ne fera ou ne sera pas.

Faut-il préciser les critères de performance environnementale et sociétale pour éco-concevoir un support de communication (nouveau site par exemple) ?

Oui. Dans le cahier des charges, il est important d’établir des critères à atteindre pour évaluer l’engagement du site. Par exemple, vous pouvez utiliser EcoIndex, outil open source développé par la communauté GreenIT.fr pour évaluer l’indicateur environnemental d’une page web et vérifier que les pages du site Internet aient un score A, B ou C. Sinon, il faut justifier l’écart.Sur une déclaration d’accessibilité, visez au moins les 51 % (niveau minimum pour afficher la mention « conformité partiellement atteinte ») et définissez un plan pluriannuel pour améliorer continuellement ce score. S’il s’agit d’une refonte, il faudra que le niveau de conformité soit au moins le même que celui du site actuel.A noterL’audit de conformité, l’audit d’accessibilité ou la vérification des mesures de protection des données doivent être réalisés par des tiers, jamais par le prestataire qui a réalisé le site.

Pourquoi prévoir des critères d’évaluation ?

Pour que l’offre soit décomposée et décryptée sans ambiguïté dans le respect des tableaux de réponse prédéfinis par la demande, voici un exemple de critères d’évaluation :qualité de l’offre par rapport aux demandes du cahier des charges ;délais d’exécution ;prix par rapport à l’état de l’art, au regard du niveau des prestations proposées ;références de réalisations similaires dans des conditions analogues ;profils professionnels et compétences des personnes proposées pour réaliser le projet.Définie par des spécifications claires et de bons critères, l’évaluation sera abordée sous différents angles :Évaluation administrative :conformité de l’offre ;respect du format imposé ;capacité et qualification du soumissionnaire ;nombre de questions sans réponse.Évaluation technique : Elle peut être à la fois quantitative, qualitative et comparative, avec des critères de réponse :excellent, bon, moyen, acceptable, pauvre ;comparaison des prix entre les offres, étude des variations de l’une à l’autre dans le respect et la qualité du travail à fournir. Une note peut être décernée pour permettre le classement des offres suivant ces critères. Attention : au moment du choix, les notes peuvent se révéler subjectives, s’il n’y a pas eu de pondération globale suivant les critères administratifs, techniques et opérationnels.Sur la base de ces critères, il est loisible de traiter les réponses reçues selon leur degré de difficultés et d’importance en pourcentage :50 % pour la pertinence des réponses techniques ;30 % pour les prix ;20 % pour les réponses de formation et d’accompagnement des personnels ;10 % pour les questions administratives.

Fichepratique

Sommaire

1. Caractériser le contexte, préciser les objectifs, déterminer les contenus
2. Déterminer les spécifications techniques et administratives

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Outils et modèles (1)

Cahier des charges d’une collectivité en vue de mettre en place un site Web collaboratif (réf : dtou4066)

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Communication locale : élaborer un cahier des charges pour une commande de support

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Mis à jour le 28 août 2026 par Bruno Cohen-Bacrie | Coordonné par Bruno Cohen-Bacrie | Référence : 2686

L'essentiel par l'éditeur

Le cahier des charges est essentiel pour définir les besoins et attentes d’un support de communication, en précisant le contexte, les objectifs, et les spécifications techniques et administratives. Un cahier des charges bien rédigé garantit une évaluation claire et objective des offres, en tenant compte des critères de qualité, délais, coûts et compétences des prestataires.

Comment rédiger un cahier des charges efficace pour un projet de communication locale ?
Quels sont les éléments clés à inclure dans un cahier des charges ?

La rédaction d’un cahier des charges n’est pas toujours une chose aisée. Elle fait appel au préalable, en interne à la collectivité, à des compétences croisées :

celles du service concerné (généralement la communication), qui le fonde et en formule la demande ;
celles du service des marchés publics ou de la commande publique, qui :
- le valide,
- en établit l’annonce légale,
- fournit les recommandations spécifiques d’adressage, de délais, de contact ;
celles du service juridique (ou de l’agent dédié), qui en assume le contrôle au regard du cadre légal et réglementaire.

Ce circuit transversal est indispensable pour que les formulations légales, les articles juridiques et les codifications réglementaires n’échappent pas aux rédacteurs, sans bloquer les commanditaires. Chaque terme devra être pesé pour devenir indiscutable aux yeux des postulants ou candidats potentiels. Plus le cahier s’avérera argumenté et précis sur les attentes, plus les réponses reçues seront en adéquation avec les besoins, les spécificités, les exigences particulières identifiées du projet.

Caractériser le contexte, préciser les objectifs, déterminer les contenus

Le cahier des charges explicite le besoin et définit l’attente du maître d’œuvre.

Il affiche les noms et adresses de la collectivité et du service qui en sont à l’origine.

Il caractérise le projet et le contexte dans lequel celui-ci est proposé. Il stipule ce qui est appartient en propre à chaque opération désignée :

travaux de création ;
concepts visuels et graphiques ;
slogans génériques ;
matériel et supports techniques à créer.

Il distingue ce qui a trait à la mutation des outils et à la formation des agents. Rédigé pour être lu et compris malgré les figures imposées, il doit être précis, concis. Il définit l’existant, la structure, les contenus, les contraintes humaines, le positionnement, les objectifs opérationnels, les délais, le détail des coûts.

La réussite du projet passe...

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