Partie 6 - Fiches pratiques Internet
Chapitre 1 - La veille
6.1/9 - Mettre en place une veille collaborative
I - Contexte
Avec le développement du travail collaboratif et des outils associés au sein des organisations, les activités de veille ne sont plus de la seule responsabilité des professionnels de la veille. Aujourd'hui, les informations de veille sont partagées par les collaborateurs au même titre que les autres types d'information sans forcément l'intervention de veilleurs professionnels. Mais, pour tirer le meilleur parti de cette intelligence collective, un minimum de cadrage et d'accompagnement est nécessaire.
II - En pratique
La mise en place d'une veille collaborative passe par un certain nombre d'étapes :
étape 1 : Cadrer la veille collaborative
étape 2 : Mettre en place les outils collaboratifs
étape 3 : Préparer le lancement de la communauté des veilleurs
étape 4 : Animer les veilleurs
1 - Étape 1 : Cadrer la veille collaborative
Avant de se lancer dans la mise en place d'une veille collaborative, il est important de réaliser un travail de cadrage amont. Ne pas réaliser ce cadrage, c'est prendre le risque d'être rapidement confronté à des imprévus et des problèmes de dynamique humaine difficilement maîtrisables.
Cadrer la veille collaborative revient à définir ce que l'on nomme le cas d'usage de la communauté de veille que l'on souhaite mettre en place. Ce cas d'usage est un ensemble d'éléments qui permettent de définir à la fois le périmètre, la vocation et le plan d'actions de la communauté.
De manière pratique, il s'agit tout simplement de définir :
les objectifs de la communauté de veille ;
les gains attendus ;
le périmètre prévu ;
les membres de la communauté de veille pressentis ;
les ressources nécessaires.
Si les premiers points semblent évidents, le dernier, celui qui concerne les ressources nécessaires à la bonne marche de la communauté de veille, est souvent oublié ou mis de côté. Pourtant, il s'agit d'un point essentiel qui peut devenir bloquant s'il n'est pas bien identifié et évalué.
Par exemple, la première ressource nécessaire pour faire fonctionner une communauté de veille, c'est le temps. En effet, pour que la communauté fonctionne, il faut que ces membres puissent dégager le temps nécessaire pour qu'ils soient en mesure d'échanger, de répondre aux sollicitations et de partager des informations de manière précise et efficace. En effet, généralement les membres d'une communauté de veille ne sont pas des veilleurs professionnels et leur temps de travail n'est donc pas alloué aux activités de veille. Aussi, pouvoir évaluer ce temps va permettre de savoir si les membres pressentis pourront où pas le dégager....
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