Partie 5 - L’exécution budgétaire

5/7 - Étude des critères de choix et acquisition d’un progiciel de gestion financière

Évolution des technologies, nouveaux besoins de gestion, réponse aux nouvelles obligations légales : les motivations qui conduisent à renouveler le système d’information financier sont multiples.

Le changement du système d’information constitue pour l’organisation un projet important et le choix du progiciel le plus adapté en termes de fonctionnalités et de coûts est un facteur essentiel dans la réussite de la mise en place des nouveaux outils.

L’objectif est de trouver les produits qui correspondent aux fonctionnalités nécessaires sans générer une complexité croissante. En effet, les contraintes budgétaires et humaines, associées à des délais très courts, renforcent la difficulté du projet et justifient la recherche de solutions simples, adaptées et suffisamment évolutives.

Les points clés de la démarche se résument ainsi :

Définition des objectifs et du périmètre du projet

Des questions clés doivent d’abord être posées :

  • Quels sont les objectifs attendus ?

  • Quel est le périmètre du projet ?

  • Quelles sont les contraintes techniques, organisationnelles et économiques ?

Une vision globale de la conduite de projet doit aussi être dégagée : les acteurs, le rôle des équipes, l’articulation fonctionnelle entre maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage.

Diagnostic et orientation

Un état des lieux doit être clairement formulé :

  • le périmètre du système d’information et la synchronisation avec les projets en cours ;

  • l’ouverture de la solution au reste du système d’information (positionnement des référentiels de données existants et futurs) ;

  • les infrastructures d’échanges et de mise en œuvre dans le contexte global du système d’information.

Recensement des besoins

  • En quoi le futur système d’information répondra à l’ensemble des besoins de l’organisation ?

  • Quels sont les processus de gestion à consolider, à améliorer, à faire évoluer et comment ?

  • Quelles fonctionnalités nous faut-il ? (Besoins existants, besoins futurs.)

Qualification des impacts

Le choix d’un progiciel est souvent structurant. Il est important de se préparer aux changements qu’il va générer.

Consultation, présélection et choix du progiciel

Un dossier de consultation suffisamment étayé présente deux avantages :

  • les besoins sont mieux compris par les éditeurs ;

  • les négociations contractuelles sont facilitées.

Les cabinets de conseil sont également en mesure de proposer un accompagnement...

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