Partie 8 - Pérenniser la démarche qualité
Chapitre 2 - Assurer une veille managériale de la qualité
8.2/2 - Informer régulièrement les personnels
Au-delà de la transmission aux personnels des synthèses des revues de qualité, il s'agit d'expliquer aux personnels l'intérêt d'un tel dispositif pour susciter réactions et commentaires. Deux types de moyens sont utilisés pour informer régulièrement les personnels : les réunions d'information et les outils d'information. Un plan de réunion d'information et de suivi et différents outils d'information sont ici détaillés.
Au-delà de la transmission aux personnels des synthèses des revues de qualité, il s'agit d'expliquer régulièrement aux personnels l'intérêt d'un tel dispositif pour susciter réactions et commentaires. La pérennisation d'une démarche qualité nécessite des efforts importants en matière de communication. Une information commentée par les cadres sur les résultats en matière de qualité permet aux personnels d'être eux-mêmes acteurs dans cette veille et de pouvoir réagir rapidement en cas de dysfonctionnement.
Pour informer régulièrement les personnels, on fait souvent appel à deux types de moyens : les réunions d'information et les outils d'information.
À l'initiative de la direction ou des chefs de service (parfois à la demande des personnels), elles constituent le moyen le plus direct d'information et de veille sur la démarche qualité. Il est indispensable de maîtriser la configuration de ces réunions tant au niveau des participants que du contenu.
Pour les participants, les résultats de la réunion ne seront pas les mêmes selon que tous les personnels y participent ou que ce sont uniquement des représentants des personnels ou encore uniquement les personnels concernés par telle ou telle procédure qui y assistent. En fonction des objectifs de suivi, le choix de la configuration est donc essentiel. Ne pas oublier non plus que l'objectif premier reste d'évaluer le niveau d'application et d'adhésion des personnels à la démarche qualité ; il faut donc privilégier leur propre expression : le cadre doit se contenter de donner les informations essentielles et d'animer la réunion.
Pour le contenu, la tendance est de vouloir tout traiter dans une réunion, ce qui entraîne souvent de grosses déceptions. Il est préférable de choisir deux à trois points seulement et de les approfondir.
Avant toute réunion d'information , il est indispensable de la préparer, la réunion elle-même devant s'inscrire dans une démarche qualité.
Pour préparer l'information auprès de son équipe, le cadre peut s'inspirer du plan proposé dans le ...
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