En cas d’absence d’un agent, la collectivité doit être capable de maintenir la continuité du service public tout en préservant les ressources humaines, explique le centre de gestion (CDG) de Haute-Savoie, dans son guide « Limiter l’absentéisme ». Au préalable, il convient de définir pour chaque activité le nombre d’agents en dessous duquel le service ne peut pas fonctionner mais aussi, par activité ou par service, une durée d’absence maximum, au-delà de laquelle il faut procéder à un remplacement.
Ces deux seuils favorisent une répartition équilibrée de la charge de travail, le maintien de la qualité du service rendu aux usagers et facilitent la flexibilité de l’organisation. En effet, « un effectif bien défini offre une marge de manœuvre pour absorber les absences ponctuelles sans compromettre trop avant le fonctionnement du service », précise le guide. Les collectivités peuvent ainsi mieux anticiper leurs besoins en personnel, planifier les recrutements, informer et préparer les équipes, ce qui maintient « un environnement de travail propice à la santé et à la sérénité ».
Si la collectivité ne peut pas recruter pour remplacer les agents absents, elle doit développer des « plans de continuation d’activité » et les communiquer aux équipes. Ces plans, qui doivent être suffisamment clairs et précis, déterminent par type d’activité ou de service une hiérarchie des priorités, afin que chacun sache quoi faire, quand et comment. D’où un moindre stress lié à l’incertitude et à la perspective d’une surcharge de travail importante. Chaque fois que c’est possible, il faut créer des binômes entre agents ou affecter l’activité vacante à une équipe complète, selon un calendrier et des modalités définis à l’avance. En outre, assurer la polyvalence au sein de l’équipe, par des plans de formation personnalisés et des périodes d’immersion notamment, est essentiel pour que les agents puissent traiter des tâches supplémentaires le cas échéant.
Fiches de poste à jour
Au cas où la collectivité peut recruter, il lui est recommandé de moderniser les offres et de diversifier les canaux de recrutement, sans se contenter d’une publication sur le site « emploi territorial » : affichage, site internet, réseaux sociaux (linkedin, facebook, indeed…), communication à France travail ou aux services du CDG. Il faut aussi moderniser les offres, afin d’attirer des candidats a priori peu intéressés par le service public, qui souffre d’une image défavorable.
Une réflexion doit également être menée sur « l’adéquation entre les prérequis du recrutement et le niveau de qualification ». Mieux vaut, en effet, rechercher des compétences transposables et des valeurs en accord avec celles de la collectivité, plutôt qu’une liste exhaustive de connaissances et de compétences. Le remplaçant doit ensuite être accompagné dans sa prise de fonctions, sur les plans RH, matériel et technique. Concrètement, cela signifie qu’il faut préparer son arrivée, le former et formaliser clairement les modalités de suppléance et de prise de relais.
En tout état de cause, une fiche de poste à jour sera utile au remplaçant pour identifier les tâches qu’il devra effectuer pendant le congé de l’agent. De même, des fiches décrivant les procédures les plus techniques (urbanisme, finances….) permettront au service de maintenir facilement et rapidement sa continuité.
Marie Gasnier
