Cette échéance se prépare très largement en amont et le retro planning à suivre est rigoureux afin d’éviter tout risque de contentieux et d’annulation du scrutin par le juge administratif. À ce titre, les premières échéances arrivent prochainement, notamment pour les collectivités qui doivent déclarer les effectifs dès le 1er janvier 2026 au CDG dont elles dépendent.
Un planning rigoureux à respecter
Le bon déroulement du scrutin repose sur le respect strict du rétro planning des échéances posé par le Code général de la fonction publique :
Au-delà des dates officielles, il convient de construire un retro-planning interne qui prennent en compte les requêtes pour la détermination des effectifs, celle pour la création des listes électorales, le recensement des agents admis à voter par correspondance, l’ouverture d’une boite postale ou encore la préparation du matériel de vote.
Dans le cas où l’employeur public fait le choix du vote électronique, il convient de rédiger rapidement un cahier des charges afin de lancer un marché public permettant de choisir un prestataire. Cette étape ne doit pas être négligée.
La détermination des effectifs au 1er janvier 2026
Afin de déterminer le nombre de représentants du personnel dans chaque instance, la détermination des effectifs au 1er janvier 2026 est une étape indispensable. Attention, cette étape doit être dissociée de la création de la liste électorale.
Afin de réussir cette étape, il convient d’une part de se placer au 1er janvier 2026 et de distinguer les différentes instances.
Pour les commissions administratives paritaires (CAP)
Il convient de déclarer l’ensemble des fonctionnaires titulaires à temps complet ou à temps non complet en position d’activité, de détachement ou de congé parental dont le grade ou l’emploi est classé dans la catégorie représentée par la commission (art. R. 211-172 du CGFP).
Les fonctionnaires mis à disposition sont électeurs dans leur collectivité territoriale ou établissement d’origine (art. R. 211-173 du CGFP).
Les fonctionnaires en position de détachement sont électeurs à la fois au titre de leur situation d’origine et au titre de leur situation d’accueil, sauf si la même commission reste compétente dans les deux cas (art. R. 211-174 du CGFP).
Pour la commission consultative paritaire (CCP)
Il convient de déclarer les agents contractuels suivants :
- Les agents recrutés sur la base art. L. 332-8 ; L. 332-13, L. 332-14 et L. 332-23 à L. 332-28 du CGFP
- Les agents recrutés directement dans certains emplois fonctionnels
- Les collaborateurs de cabinet et de groupes d’élus
- Les travailleurs handicapés
- Les agents employés par une personne morale de droit public dont l’activité est reprise par une autre personne publique dans le cadre d’un service public administratif
- Les anciens salariés de droit privé recrutés par contrat de droit public lors de la reprise d’une entité économique dans le cadre d’un service public administratif
- Les agents recrutés dans le cadre du PACTE
- Les assistants maternels et les assistants familiaux
Ne doivent pas être déclarés :
- Les fonctionnaires titulaires et stagiaires
- Les agents contractuels de droit privé (apprentis…)
- Les agents engagés pour une tâche précise, ponctuelle et limitée à l’exécution d’actes déterminés (vacataires)
Pour le comité social territorial (CST)
Doivent être déclarés :
- Fonctionnaires titulaires en position d’activité ou de congé parental, accueillis en détachement ou mis à disposition de la collectivité ou établissement.
- Fonctionnaires stagiaires en position d’activité ou congé parental.
- Agents contractuels de droit public ou privé qui bénéficient :
- d’un CDI
- d’un contrat d’une durée minimale de 6 mois depuis au moins 2 mois
- d’un contrat reconduit successivement depuis au moins 6 mois
Ne doivent pas être déclarés :
- Les fonctionnaires détachés au sein d’une autre administration
- Les fonctionnaires placés en disponibilité ou en congé spécial
- Les agents contractuels en congé non rémunéré
- Les agents exclus de leurs fonctions
- Les agents contractuels en contrat Service civique (FAQ DGCL)
- Les vacataires
- Les étudiants stagiaires
Ces premières étapes dans l’organisation des élections professionnelles doivent être respectées scrupuleusement. Elles conditionnent le bon déroulement du scrutin de décembre 2026.
Aussi, il est rappelé que les collectivités qui veulent modifier la délibération sur la création du comité social territorial (CST) prise en 2022 doivent le faire au début de l’année 2026. Cette délibération fixe le nombre de sièges des représentants du personnel en fonction de l’effectif déclaré au 1er janvier (sauf en cas de variation supérieur à 20 % 4 mois avant les élections), elle fixe le paritarisme, le recueil de l’avis des représentants de la collectivité et éventuellement la double suppléance à la F3SCT.
Florian Glay, Formateur et Consultant RH
