Nouveau Vade-mecum sur l’achat public de livres à destination des bibliothèques

Achats

La réglementation 2016 autorise l’achat de livres non scolaires selon la procédure dérogatoire du marché négocié conclu sans publicité ni mise en concurrence préalable.

Le dispositif, qui a pour champ d’application les besoins propres de l’acheteur ou l’enrichissement des collections des bibliothèques accueillant du public, est limité aux achats dont la valeur estimée est inférieure à 90 000 € HT. Pour tenir compte du nouveau cadre normatif de la commande publique, le ministère de la Culture lance une nouvelle édition du « Vade-mecum de l’achat public de livres à l’usage des bibliothèques ». Ce guide* s’adresse aux professionnels des bibliothèques et aux services juridiques relevant de l’État, aux collectivités territoriales, à leurs établissements publics mais aussi aux librairies qui souhaitent candidater aux marchés publics de livres.

Un cadre de passation allégé dans le respect de la réglementation qui encadre le prix du livre

Il appartient à l’acheteur de bien définir son besoin et de l’évaluer financièrement. Pour savoir si la valeur estimée de son besoin se situe en dessous du seuil des 90 000 € HT, l’acheteur doit prendre en compte son budget d’achat de livres (hors livres scolaires) sur la durée totale du marché public envisagé. Le nouveau dispositif présente des avantages pour les acheteurs, car il supprime la charge de travail induite par les procédures de passation du marché public.

Il n’est pas nécessaire de publier les documents du marché ni de définir une procédure de mise en concurrence des fournisseurs. En particulier, il n’y a pas lieu de rédiger un règlement de consultation, ni de solliciter de la part du prestataire la rédaction d’un mémoire technique, ni de définir et de pondérer des critères d’analyse des offres. Cependant, au-delà de 25 000 € HT, la passation d’un contrat écrit s’impose. D’un point de vue des conditions financières, l’acheteur doit tenir compte de la réglementation qui encadre le prix du livre. Ainsi, pour chaque livre imprimé, l’éditeur fixe un prix unique de vente au public, qui vaut pour tous les circuits de distribution. Ce même dispositif s’applique à l’achat de livres numériques. Pour les livres non scolaires imprimés effectués pour enrichir les collections d’une bibliothèque ouverte au public ou pour répondre aux besoins de l’acheteur (excluant la revente), les fournisseurs peuvent accorder un rabais maximal de 9 % sur le prix public des livres.

Bien réfléchir à sa stratégie d’achat

Le guide préconise le recours à la conclusion d’un accord-cadre à bons de commande bien adapté pour passer des commandes au fur et à mesure des besoins. L’acheteur doit réfléchir à une politique d’allotissement. Par exemple, pour un marché de fourniture de livres, l’allotissement peut être thématique, selon une typologie qui reflète les sections de la bibliothèque : « livres adultes », « livres jeunesse », « fiction », « documentaires », « bandes dessinées », « livres en anglais », etc.

Concernant la rédaction du marché, les clauses d’exécution doivent donner aux candidats toutes les indications nécessaires sur les conditions d’exécution des prestations et préciser les contraintes de l’environnement dans lequel elles se dérouleront. Il peut s’agir de contraintes réglementaires, de contraintes techniques, de contraintes liées à l’organisation de l’établissement : type de bases de données bibliographiques et autres outils informatiques utilisés par la bibliothèque, configuration des bâtiments dans lesquels s’effectueront les livraisons, horaires de disponibilité du personnel, éventuelle saisonnalité des commandes, etc.. Enfin, si l’accord-cadre inclut des services annexes à la fourniture de livres, l’acheteur doit également décrire précisément ses exigences en la matière.

* Source : « Vade-mecum de l’achat public de livres à l’usage des bibliothèques », ministère de la Culture, mars 2018

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