Quelques chiffres illustrent « l’avancée spectaculaire » de l’OPAC Vosges en matière de dématérialisation : en juin, 1 200 entreprises étaient inscrites sur son site internet pour 300 offres traitées par voie électronique, soit 50 offres par mois, contre 72 pour l’ensemble de l’année 2008. 25 % d’offres reçues pour les marchés de travaux et

95 % pour les marchés de fournitures et services. Un taux de réponse par voie électronique de 43 % en moyenne lorsqu’il y a mise en concurrence. « Nous en attendons 50 % au 1^er janvier 2010 et, lorsque nous aurons atteint les 75 % courant 2010, nous allons pouvoir passer complètement à la dématérialisation. Mais concernant le passage des marchés au contrôle de l’égalité, il reste encore à déployer des outils du côté de la préfecture », explique Régis Courroy, le responsable achat de l’OPAC Vosges.

Un succès qui, pour le directeur, est le fruit de plusieurs facteurs. En premier lieu, des partenariats noués avec les principaux acteurs du bâtiment* qui, en mars dernier, ont signé la « Charte pour faciliter l’accès des entreprises aux marchés et pour préserver l’environnement ». « Cette synergie, ce réseau, ont été nécessaires pour instaurer une image de confiance et la crédibilité de la dématérialisation auprès des entreprises du secteur », ajoute Régis Courroy.

Une conférence annuelle

Le fait de s’être appuyé sur une démarche commerciale pour défendre son projet a fait le reste. « Ça prend du temps et de l’énergie. Il faut mouiller la chemise » souligne-t-il en évoquant les séances de formation (deux heures en moyenne) qu’il a effectuées lui-même chez les prestataires et la conférence qu’il anime chaque année pour sensibiliser les entreprises à la dématérialisation (150 y ont participé en mars dernier). Des sociétés très demandeuses qui ont accueilli la dématérialisation avec bonheur. C’est pour elles un bon moyen de gagner du temps dans leurs procédures. Régis Courroy mentionne par ailleurs l’importance de sa démarche en termes d’environnement. Jusqu’en 2004, pour la publication de ses appels d’offre, l’OPAC Vosges consommait annuellement un volume de feuilles dont la hauteur équivalait à deux fois celle de l’Arc de Triomphe (110 m). Fin 2008, la consommation était divisée par deux et il espère obtenir d’ici peu zéro papier.

C’est en 2004, suite à la modification de l’article 56 du Code des marchés publics, que le processus a commencé, explique le directeur des achats, « nous avons voulu anticiper ». Aussi, « plutôt que de subir les contraintes du règlement », il préfère saisir cette opportunité pour mettre en ligne tous les marchés de l’OPAC et faciliter la vie des entreprises. 650 marchés par an, environ, dont 75 % concernent le bâtiment, sont publiés par l’office vosgien chaque année. La première étape a consisté à choisir une plateforme pour mettre en ligne les appels d’offres. Une opération qui n’a pas été simple, se rappelle le directeur des achats, car les outils à l’époque n’étaient pas encore adaptés au fonctionnement des marchés publics par leur manque d’ergonomie et ne prenaient pas en compte les contraintes de sécurité et d’authentification nécessaires. Très vite, la plateforme est conçue pour recevoir les candidatures et les offres électroniques des entreprises. La dernière plateforme lancée en septembre permet aux entreprises de consulter les offres de l’OPAC Vosges et des deux autres bailleurs sociaux du département (OPHAE et Toit Vosgien).

* La Fédération française du bâtiment, la CAPEB (Confédération de l’artisanat et des petites entreprises du bâtiment), la CCI des Vosges, la Chambre des métiers et de l’Artisanat des Vosges auxquels il faut ajouter l’OPAC Vosges, le Toit Vosgien et l’OPHAE (Office public de l’habitation de l’agglomération d’Épinal).

Entretien avec Régis Courroy, responsable achat de l’OPAC Vosges

« Il ne faut pas imposer toutes les contraintes d’entrée de jeu »

HA : Pourquoi avoir créé le Trophée des offres électroniques ?

Régis Courroy : Il a été créé dans le but d’inciter les prestataires à utiliser la voie électronique pour passer leurs marchés. Ce Trophée récompense les trois entreprises les plus performantes par un cadeau choisi librement. Cette année, un ordinateur portable a été remis à une TPE locale qui a envoyé 18 offres électroniques. Pour le prochain Trophée, qui court du 1^er mars 2009 au 28 février 2010, les scores vont exploser : il faut déposer environ 70 offres pour espérer remporter la première place !

HA : Comment avez-vous géré la question de la signature électronique ?

R. C. : Le relèvement du seuil des marchés à procédure adaptée (MAPA) pour les travaux a été une chance extraordinaire pour notre expérience. Le Code des marchés publics exige une signature pour les appels d’offres mais ce n’est pas véritablement explicite pour les MAPA, qui concernent 98 % de nos offres. Il ne faut pas imposer toutes les contraintes d’entrée de jeu alors que l’homme utilise le papier depuis des siècles… Pour le moment, nous conseillons aux entreprises du bâtiment de répondre par voie électronique avec ou sans signature. Seule l’offre retenue est imprimée puis signée par l’entreprise dans les locaux de l’OPAC. En revanche, pour les marchés de fournitures et services où les prestataires sont souvent mieux équipés, nous avons imposé une réponse par voie électronique authentifiée dès mars 2009 pour les MAPA. Ce principe devrait se généraliser à tous nos marchés d’ici fin 2010 ce qui, au vu de l’évolution rapide constatée dans l’utilisation de la voie électronique par les entreprises prestataires, ne devrait pas poser de problème.

HA : Quels services offre la hotline mise en place ?

R. C. : En adéquation avec le caractère commercial de ma démarche, le concept ElectrOpac offre un ensemble de 10 services gratuits. Il s’agit d’une hotline permettant à l’entreprise de s’entraîner à répondre à un appel d’offres par voie électronique via une consultation test. Cette hotline est accessible durant les heures d’ouverture de l’OPAC. Elle aide également les utilisateurs à naviguer sur notre site. En revanche, si les entreprises rencontrent des problèmes plus techniques, nous leur conseillons de s’adresser à notre service informatique.

HA : À quoi sert le tableau de bord de la dématérialisation ?

R. C. : Ce tableau de bord collecte toutes les informations (nombre d’offres reçues, d’entreprises formées par notre équipe, etc.). C’est un outil qui me permet de donner des chiffres lorsque je suis invité à témoigner sur notre démarche. Ces chiffres sont ma meilleure crédibilité et la preuve que, avec peu de moyens, une véritable volonté au départ, des partenariats solides et une écoute attentive des besoins des entreprises, on y arrive.

HA : Quelles mesures et quel budget avez-vous déployés pour la dématérialisation ?

R. C. : Depuis l’installation de la nouvelle plateforme en mars dernier, nous avons affecté une personne salariée à 100 % au siège de l’OPAC Vosges plus un ordinateur et, dans chacune de nos cinq agences, des référents ont été formés à la navigation sur notre site. Par ailleurs, les personnes qui photocopiaient à longueur de journée les dossiers au format papier pour les mettre à disposition, les mettent aujourd’hui en ligne, cela n’a eu aucune incidence sociale. Côté budget, il faut compter 15 000 euros pour une bonne plateforme qui sera amortie sur plusieurs exercices. Sur une année, entre la conférence de sensibilisation (5 000 euros) et le personnel dédié, l’ensemble s’élève à 15 000 euros environ. C’est un investissement qu’une petite commune ne peut évidemment pas faire mais que nombre d’acheteurs pourraient consentir…

CONTACT : Régis Courroy
Responsable achat à l’Opac Vosges
Tel. : 03 29 82 69 92
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