Comment bien gérer ses achats inférieurs à 25 000 € HT ?

MAPA

Les achats inférieurs à 25 000 € HT peuvent être conclus selon une procédure négociée sans publicité et mise en concurrence préalables (art. 30-I-8 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016). Mais cette possibilité doit-elle être considérée comme une faculté de contracter systématiquement sans publicité et sans mise en concurrence avec l’entreprise de son choix, ou simplement comme un seuil de dispense de publicité au sens publication ?

Une fiche explicative du ministère de l’Économie et des Finances vient exposer la doctrine actuelle sur la manière de gérer les achats inférieurs au seuil de dispense de procédure.

La demande systématique de devis ne doit pas être la règle

Pour respecter a minima le principe d’égalité d’accès à la commande publique (art. 1er de l’ordonnance du 23 juillet 2015), un grand nombre de pouvoir adjudicateur impose,  pour les achats de faible montant,  la demande de plusieurs devis à plusieurs entreprises préalablement identifiées.

Selon la Direction des affaires juridiques, cette manière d’acheter ne doit pas être la norme : l’acheteur veillera  « à ne pas fixer de règles internes trop rigides, comme celle de l’obtention de trois devis obligatoires avant tout achat ». Ainsi, si l’acheteur  possède une connaissance suffisante du secteur économique (par exemple : questions préalables à l’achat bien maîtrisées, connaissance des prix, du tissu économique, du degré de concurrence dans le secteur, etc.), il peut effectuer son achat sans démarches préalables. En revanche, s’il  ne possède pas les connaissances utiles, il effectuera son achat comme le fait tout particulier avisé, après avoir procédé à des comparaisons (par exemple : consultation de comparateurs de prix sur internet, examen de catalogues ou prospection dans les magasins environnants ; comparaison des délais d’exécution ou des garanties proposées).

Ce n’est que pour les  prestations les plus techniques qu’il a intérêt  éventuellement à solliciter des devis par courriel, fax ou courrier auprès de professionnels.

Des règles qui s’imposent aux achats de faible montant

Les achats de moins de 25 000 euros HT sont soumis aux obligations relatives à la définition préalable des besoins (art. 30 de l’ordonnance relative aux marchés publics). L’acheteur devra donc déterminer avec précision la nature et l’étendue des besoins à satisfaire. L’offre choisie sera celle qui respectera ses exigences et qui aura pour objet exclusif de répondre aux besoins exprimés.

Par ailleurs, l’acheteur doit veiller à ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu’il existe une pluralité  d’offres potentielles susceptibles de répondre au besoin. Enfin, au nom du principe de transparence, la procédure doit pouvoir être retracée. Pour pouvoir justifier que l’achat n’a pas été réalisé en méconnaissance des principes de la commande publique, il est conseillé à l’acheteur de conserver une trace des éléments ayant motivé sa décision. Le pouvoir adjudicateur peut ainsi conserver des éléments de preuve comme, par exemple, des résultats des comparaisons de prix et conditions d’exécution, des copies de courriels ou fax échangés ou des devis éventuellement sollicités.

Pour en savoir plus : Fiche conseils aux acheteurs « Quelles mesures de publicité et de mise en concurrence pour les achats d’un montant inférieur à 25 000 euros HT ? »

Dominique Niay

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