Université Bordeaux-III (Pessac) : prestations de voyages : le choix de l’agence « tous risques »

Commande publique
Commande publique

L’université Michel de Montaigne a rationalisé sa politique de voyages grâce à la prestation d’une agence, seule capable de répondre à tous les cas de figure à moindre coût.

À mesure que les échanges entre universités prospèrent et que les enseignants-chercheurs s’intéressent aux évolutions de notre monde, leurs voyages se développent aussi… Ce simple constat est à l’origine des appels d’offres concernant les prestations d’agences de voyage pour les 1 000 enseignants et administratifs de l’Université Michel de Montaigne à Bordeaux.

Mais il faut être vigilant, tant l’opacité est grande dans ce secteur : « Le précédent titulaire avait fait faillite et nous sommes restés pendant quelque temps “hors marché”. L’entreprise avait gardé ses chiffres pour elle. Cette fois-ci, il était important de remettre ce marché en concurrence et d’y ajouter la collecte de statistiques
, précise Véronique Capseta, en charge des marchés publics. Nous dépassions les seuils et il était donc logique de revenir à un marché de prestations de voyages, synonyme de rationalisation des coûts.
»

Pour l’université, le fait d’avoir un interlocuteur unique capable de fournir des prestations annexes (comme la location ou l’hébergement) présente bien des avantages : un gain de temps bien sûr, mais aussi des économies dans le traitement administratif des déplacements, ainsi que la fourniture de reporting
complets permettant de mieux déterminer une politique « voyages » arbitrant entre ferroviaire et avion, France et international. « Surtout, l’agence de voyage nous dispense d’avancer les frais, ce qui est primordial étant donné les règles de la comptabilité publique des universités, où le service commanditaire ne peut se substituer à l’agent comptable pour le paiement des factures »
, fait remarquer Véronique Capseta. « Sans oublier la garantie financière en cas d’incident, l’agence de voyages étant responsable et de par la loi assurée de façon spécifique pour cela
», précise-t-elle.

Bons de commande et service personnalisé

Pour ce type de marché estimé à 200 000 euros HT, l’université Bordeaux-III a donc choisi la procédure du marché à bons de commande prévue par l’article 77 du code, car la survenance du besoin était par nature aléatoire. Cinq agences ont répondu à cet appel d’offres publié fin février et c’est l’entreprise Aloa, basée à Merignac, qui a remporté le marché au mois de mai. « Nous nous sommes dit qu’ils avaient tout compris, en proposant un service personnalisé dans un secteur un peu envahi par les
call-centers »,
se rappelle Véronique Capseta.

Les critères d’attribution étaient fixés à 50 % pour le prix comme pour la valeur technique, détaillée comme suit : la qualité de l’offre, la qualité des services, la capacité à satisfaire une demande, la souplesse de fonctionnement, la multiplicité des choix, la valeur du conseil et de l’accompagnement, ainsi que le suivi et le contrôle des prestations. « Le critère du prix ne pouvait être déterminant à lui seul étant donné les spécificités de notre établissement
, souligne-t-elle. Par exemple, nous aurions pu obtenir des billets moins chers en les réservant nous-mêmes sur internet pour faire baisser les frais d’agence. Mais il aurait alors fallu lancer une recherche active sur un site, une contrainte supplémentaire pour des personnels qui n’ont pas forcément l’habitude de manier ces outils
».

Entretien avec Véronique Capseta, en charge des marchés publics à l’Université Michel de Montaigne Bordeaux-III

« Faire bien attention aux commissions
car les frais sont fixes »

HA : Comment avez-vous procédé pour rédiger votre cahier des charges ?

Véronique Capseta : Je me suis beaucoup inspirée de ce qui se fait dans d’autres établissements, grâce au forum d’échanges de l’agence de mutualisation des universités (AMU). Et j’ai mené des réunions régulières pour préciser la nature du cahier des charges car dans le cas présent, chacun des utilisateurs avait des attentes différentes, parfois même difficiles à satisfaire.

HA : Quel type de difficulté avez-vous rencontré ?

V.C. : Le plus difficile fut pour moi d’indiquer les contraintes et la politique de voyage de l’établissement sans avoir de statistiques fiables, à cause du défaut de notre précédent prestataire. Il s’agissait surtout de privilégier le train, moins coûteux pour les déplacements en France. Mais ce problème aura disparu grâce au nouveau marché, qui met l’accent sur la collecte de statistiques.

HA : Pourquoi ne pas avoir fait appel à la SNCF pour le ferroviaire ?

V.C. : Je me suis renseignée auprès du service des affaires juridiques et il en est ressorti que la SNCF, si elle a le monopole sur le rail, ne l’a pas sur la vente de billets. Dans cette hypothèse, nous aurions donc dû faire une mise en concurrence. Or, pour nous, l’allotissement séparé du train et de l’avion n’était pas une option. Par ailleurs, il m’a été répondu que la SNCF, bien qu’elle ait développé un portail « entreprises », ne soumissionne pas aux marchés publics.

HA : Pourquoi l’allotissement n’était-il pas une option ?

V.C. : Ce choix n’aurait pas été forcément avantageux. Cela aurait signifié deux prestataires à gérer en cas de départ en avion et de retour en train par exemple. Or, je voulais éviter à tout prix le cas de figure où nous aurions dû aller de prestataire en prestataire lors d’une grève des transports. Et je ne suis pas sûre qu’il y aurait eu beaucoup de réponses. La délivrance de titres ferroviaires et leur gestion est plus complexe que la délivrance de titres aériens pour un prestataire. Conséquence : quand les deux prestations sont séparées, il y a risque de réponse au seul lot aérien, plus attractif pour un professionnel.

HA : Quels sont les inconvénients d’un guichet unique ?

V.C. : Le principal inconvénient réside dans l’impossibilité d’être en permanence certain de bénéficier des tarifs les plus bas. Ceci concerne surtout les déplacements internationaux vers l’Afrique ou l’Asie, où l’offre est assez variée. À titre d’exemple, il est possible de trouver pour ces destinations des voyagistes type charter, soit en agence de voyages, soit sur Internet, qui proposent des tarifs inférieurs à une agence spécialisée en voyages d’affaires. Un petit conseil : faire bien attention aux commissions, les frais d’agence étant fixes sur l’année.

HA : Auriez-vous pu vous passer d’une telle procédure ?

V.C. : Il était tout à fait possible pour l’université de n’acheter aucun titre de transport ni à une agence de voyages, ni à une gare, ni à l’aide d’une « convention » à la SNCF. Mais dans ce cas, il aurait fallu que chaque missionnaire fasse systématiquement l’avance des frais, ce qui n’est pas vraiment avantageux. Enfin, il faut savoir que si une administration ou une entreprise ouvre la possibilité à ses voyageurs de se servir où ils veulent, le risque financier est plus important que les 10 % de cas ou l’agence de voyage est plus chère. Le jeu n’en vaut donc pas la chandelle, même si ce secteur des agences est encore peu concurrentiel.

Posté le par Rédaction Weka

Recommander cet article

Réagissez à cet article sur le forum