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Note de service dans la fonction publique
À quoi sert une NDS (note de service) ?
Une NDS (note de service) est un document interne à une entreprise ou à une administration dont l’objet est de diffuser à l’ensemble des salariés ou des agents des informations les concernant. Cela peut inclure des rappels à l’ordre concernant les questions d’hygiène et de sécurité, la mise en place d’un nouveau protocole informatique ou de manière plus générale tout changement ayant une incidence sur le travail des employés. Elle peut être diffusée par affichage, courrier électronique ou support papier.
Quelle différence y a-t-il entre des notes de service et des notes d’information ?
La NDS, à la différence de la note d’information, est hiérarchique. Elle provient de la direction et s’adresse aux employés. La note d’information peut émaner de n’importe quel service et peut être ignorée. Elle peut circuler de manière latérale, ascendante ou descendante. Elle n’a pas de caractère obligatoire et a pour but d’informer.
Ce n’est pas le cas de la NDS qui est un ordre de la hiérarchie. Les destinataires sont généralement tenus de s’informer du contenu de la NDS, de se conformer ou d’exécuter ce qui est demandé. La NDS a donc un caractère obligatoire.
Comment bien rédiger une NDS ?
Une NDS, la plupart du temps, ne comporte aucune formule de politesse. Elle débute par une brève introduction qui expose une problématique. Suit un développement qui peut être par exemple, la confirmation d’accords verbaux, une demande particulière de la hiérarchie.
La note respecte la ligne graphique habituelle de l’administration. Elle doit être claire et concise dans sa rédaction. L’émetteur doit être repérable (nom et fonction) ainsi que le public auquel elle s’adresse : un service, l’ensemble des employés. La note de service est numérotée et l’objet, clairement identifié, est mis en exergue. Elle est datée et signée.
Les erreurs à ne pas commettre dans la rédaction d’une NDS
Une des erreurs les plus courantes est de communiquer autour de plusieurs thèmes. Le but de la note doit être clair et univoque. De la même manière, le public auquel elle s’adresse doit être précisément identifié. Il peut s’avérer utile d’ajouter en bas de note les contacts d’un responsable habilité à clarifier les doutes quant au contenu de la note.
Le suivi d’une note de service
Certaines notes n’ont pas besoin d’un suivi. C’est le cas par exemple lorsque la hiérarchie signale l’ouverture d’une nouvelle cafétéria au sein de l’établissement. D’autres en revanche s’inscrivent dans le temps.
Une note qui rappelle et précise les procédures de sécurité est un document sur lequel la hiérarchie s’appuie en cas de contrôle ou de défaillance.
Quelle est la portée d’une note de service ?
Communication officielle de la hiérarchie, la NDS exprime souvent une injonction à laquelle l’agent ne peut se soustraire. Les notes sont archivées et peuvent par exemple être produites lors d’un entretien individuel ou plusieurs années plus tard en cas de procédure judiciaire.
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