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Pratique des RH territoriales

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La communication des documents administratifs relatifs au personnel territorial

Tout particulier peut avoir accès aux documents de l'administration territoriale. Cependant, les documents ou actes relatifs au personnel territorial comportent souvent des informations personnelles sur l'agent. Sont-ils communicables au public ?

Les documents ou actes relatifs au personnel territorial sont par définition nominatifs et comportent souvent des informations personnelles sur l'agent. Dans quelle mesure de tels documents sont-ils communicables au public ? Avant d'essayer de donner des réponses précises pour l'ensemble des documents concernés, il paraît utile de rappeler les dispositions générales qui réglementent les conditions d'accès aux documents des collectivités territoriales, contenues dans la loi no 2000-321 du 12 avril 2000 , relative aux droits des citoyens dans leur relation avec l'administration (DCRA), qui a complété le dispositif instauré par la loi no 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée relative à l'accès aux documents administratifs qui reste le socle législatif du sujet.

I - Rappel des principes généraux

Qui peut faire la demande ?

Tout particulier peut avoir accès aux documents de l'administration territoriale. Il n'existe plus de critère de domicile pas plus qu'il n'existe de critère de contribuable. Aucun lien de nationalité n'est exigé ; un étranger a les mêmes droits qu'un citoyen français. Les personnes morales de droit privé ou de droit public disposent d'un droit équivalent.

À qui faire la demande ?

La compétence de la personne habilitée à communiquer un document a été établie par la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA). Seule l'autorité territoriale a ce pouvoir maire ou président. La transmission des copies des documents par le préfet n'est ni nécessaire ni souhaitable. De manière générale les autres fonctionnaires d'État n'ont aucune compétence pour communiquer eux-mêmes ces documents (percepteur, par exemple). S'ils sont saisis d'une demande, ils doivent la transmettre au maire.

Quelle est la forme de la demande ?

Les demandes orales satisfont aux conditions de la loi du 17 juillet 1978  ; l'administration est tenue de les examiner. Cependant, en cas de contestation d'un refus, le demandeur est tenu d'établir la réalité de sa demande. On ne saurait donc que recommander la forme écrite ; il suffit alors que le demandeur conserve un double de sa demande. (cf. ...

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