L’Université Pierre et Marie Curie (Paris-VI) est l’un des grands centres d’enseignement de Paris et dispose à ce titre d’un parc hétéroclite de 140 appareils de levage, ascenseurs, monte-charge, élévateurs pour personnes à mobilité réduite, escaliers mécaniques répartis sur plusieurs sites. Cet Établissement recevant du public (ERP) possède sur son campus de Jussieu des ascenseurs vétustes datant des années 1970, auxquels s’ajoutent de plus en plus d’équipements neufs issus de sa réhabilitation.

Le renouvellement du marché de maintenance des ascenseurs et assimilés de l’université Pierre et Marie Curie y est donc un véritable casse-tête tant les obligations réglementaires sont strictes, eu égard à la présence d’immeubles de grande hauteur, à la sécurité des intervenants et au risque de panne avec désincarcération.

Pour ce marché de quatre lots, reconductible trois fois pour une durée maximale de quatre ans, dans le cadre d’un appel d’offres ouvert régi par les articles 57 à 59 du Code des marchés publics, la direction du patrimoine se devait en plus d’être irréprochable. Depuis la loi de 2009 sur l’autonomie des universités, Paris-VI dispose en effet d’une politique propre en matière d’immobilier grâce à l’attribution de crédits, et espère ainsi devenir propriétaire de ses locaux. « L’État, par le biais du schéma pluriannuel de stratégie immobilière, a demandé à tous les ayants droit de prouver qu’ils ont saisi les obligations que cela représente. Nous essayons donc de passer à une logique de bonne gestion, qui passe par la maintenance, afin de prétendre à un transfert de patrimoine », souligne Denis Magnin, directeur du service travaux.

Une prestation complète à moindre coût

Avec un peu de sens pratique, le renouvellement de ce marché de maintenance, d’un montant de 278 000 euros HT et attribué le 1^er mars 2010, a pourtant réussi à pallier ces difficultés tout en obtenant de nombreux avantages supplémentaires. « Les sociétés Schindler et OTIS ont été retenues pour un coût relativement réduit. Nous avons réussi à instaurer une vraie concurrence qui s’est concrétisée dans les offres par des efforts de service de tous les prestataires », se félicite Denis Magnin.

Les critères d’attribution étaient pour 45 % la valeur technique de l’offre reposant sur les compétences, les références et les moyens. Puis le prix, comptant pour 40 %, correspondant principalement à la maintenance préventive rémunérée par un  prix forfaitaire et à la maintenance corrective sur la base de bordereaux des prix unitaires et de dépenses contrôlées. La politique environnementale de l’entreprise – engagement en faveur du développement durable et propositions d’économies d’énergie – était valorisée à hauteur de 15 %. Au final, les prestations comprennent la surveillance, le réglage, la maintenance, l’entretien courant, les menues réparations et petites fournitures, et les astreintes. Le gros entretien et le renouvellement des matériels hors forfait se font sur la base de bordereaux des prix unitaires. Pour l’astreinte, la direction du patrimoine a exigé et obtenu le maintien à Jussieu d’une équipe de trois permanents sur place. Un service coûteux, mais essentiel pour remédier à la vétusté du matériel.

Entretien avec Denis Magnin, chef du service travaux à la direction du patrimoine immobilier de l’UPMC

« L’imagination est essentielle pour anticiper »

HA : Connaissiez-vous ce type de marché avant de rédiger l’appel d’offres ?

Denis Magnin : Non, mais un collègue, qui a appris sur le tas, m’a aidé à décrire l’ensemble des opérations récurrentes. Et puis, il suffit de s’appuyer sur sa bibliothèque de devis pour avoir le libellé tout prêt et savoir à quoi s’attendre.

HA : Pourquoi avoir inscrit une tranche conditionnelle ?

D.M. : La rénovation du campus et la livraison ultérieure de 39 appareils neufs à la réception des travaux ont motivé la création de cette tranche sur le lot Jussieu. Cela nous a permis d’obtenir en retour un rabais de 2 % pour ce urcroît de chiffre d’affaires du prestataire.

HA : Quels conseils donneriez-vous pour la rédaction d’un tel appel d’offres ?

D.M. : Il faut d’abord bien catégoriser son patrimoine, savoir si c’est bien un ERP et ne pas en changer l’usage pour être correctement couvert par les gammes de maintenance. Il faut aussi ne pas hésiter à recourir au cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services (CCAG-FCS). C’est d’ailleurs une absolue nécessité que de le connaître et je m’aperçois que beaucoup de responsables posent encore aujourd’hui des questions relatives à l’exécution, dont les réponses se trouvent dans le CCAG.

HA : Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?

D.M. : Notre principal problème a porté sur les gammes de maintenance. Chaque prestataire a la sienne et si l’on n’y prend pas garde, elle s’applique à vous à l’occasion d’un incident et l’on découvre alors qu’une pièce n’est pas couverte parce que située hors de la garantie couvrant l’usure naturelle des pièces. Par ailleurs, on a l’impression que ce domaine est bien réglementé, mais dans les faits il n’en est rien. La réglementation (arrêté du 18 novembre 2004) impose des contrôles restreints à six points en ce qui concerne les ascenseurs. Mais elle n’indique rien pour les escalators. Il vaut donc mieux faire sa propre gamme et l’imposer en précisant la périodicité des contrôles, à défaut d’une gamme proposée en variante par le candidat. L’autre problème, c’est que nous disposons d’un parc composé d’installations hétéroclites. Les anciens ascenseurs sont mécaniques et faciles à réparer mais les nouveaux sont bourrés d’électronique et nécessitent des petits engins équipés de logiciels qui permettent un diagnostic rapide de l’installation et de ses composants. Il ne faut pas l’oublier et imposer aux candidats de se doter de ces outils spécifiques à chaque constructeur.

HA : Pourquoi avoir rédigé un bordereau des prix unitaires ?

D.M. : L’idée était d’être réactif et d’éviter des semaines de procédure pour rédiger un bon de commande, réaliser des devis, remettre en concurrence pour des réparations hors forfait, alors que le mainteneur sur place dispose d’un avantage sérieux. Au contraire, un bordereau permettra que les prix négociés à l’avance dans le cadre de l’appel d’offres soient corrects et le prestataire sera alors obligé de s’exécuter. Mais encore faut-il être capable de l’inventer, de donner des prix pertinents et d’être précis dans le libellé pour que celui-ci soit jugé crédible.

HA : De quelles qualités faut-il alors faire preuve ?

D.M. : D’une manière générale, l’imagination est essentielle pour anticiper et se mettre à la place de celui qui va répondre. À trop se réfugier derrière le Code des marchés publics, on prend le risque de longues négociations au moment précis où il faut se faire entendre ou respecter. On risque également de longues procédures, synonymes d’immobilisation prolongée du matériel.