Différencier l’entretien professionnel de l’entretien de formation
L’article R. 421-4 du CGFP prévoit que chaque agent public bénéficie annuellement d’un entretien de formation avec son supérieur hiérarchique direct. Cet échange vise à déterminer ses besoins de formation en tenant compte des objectifs professionnels qui lui sont fixés et de son projet d’évolution. Sa finalité diffère donc de celle de l’entretien professionnel, principalement consacré à l’appréciation des résultats obtenus, des compétences mobilisées et de la manière de servir. Les deux entretiens poursuivent des objectifs complémentaires, mais juridiquement distincts. Le texte autorise néanmoins leur organisation au cours d’un même rendez-vous annuel. Cette possibilité évite de multiplier les rencontres individuelles, sans remettre en cause la nécessité de différencier les deux démarches. La distinction repose ainsi davantage sur la nature des échanges et leur formalisation que sur leur séparation matérielle dans le calendrier.
L’article R. 421-5 du CGFP précise les sujets abordés lors de l’entretien de formation. Celui-ci permet d’abord de revenir sur les demandes formulées précédemment et sur les réponses qui leur ont été apportées. Il ouvre ensuite une discussion sur les formations nécessaires à l’exercice des missions, à l’adaptation au poste et aux perspectives professionnelles de l’agent. L’intéressé peut également présenter ses demandes relatives à la préparation aux concours, à la validation des acquis de l’expérience, au bilan de compétences ou à la période de professionnalisation. L’entretien de formation ne se résume donc pas à une collecte annuelle de souhaits de stages. Il constitue un temps d’échange sur les compétences à développer, les difficultés rencontrées dans l’exercice des fonctions et les possibilités d’évolution professionnelle. Il permet également d’établir une continuité entre les demandes successives, afin que les besoins exprimés ne restent pas sans réponse d’une année sur l’autre.
L’article R. 421-6 du CGFP prévoit l’établissement d’un compte rendu de l’entretien de formation sous la responsabilité du supérieur hiérarchique direct. Ce document mentionne les objectifs de formation proposés pour l’agent. Il lui est communiqué afin qu’il puisse y ajouter ses observations, avant d’être versé à son dossier. Le texte impose expressément que ce compte rendu soit distinct de celui de l’entretien professionnel. Cette exigence n’interdit pas l’utilisation d’un support administratif commun, à condition que les deux comptes rendus restent clairement individualisés. En revanche, une simple rubrique consacrée aux souhaits de formation dans le formulaire d’évaluation ne suffit pas nécessairement à satisfaire cette obligation. La séparation des comptes rendus garantit une meilleure lisibilité des objectifs poursuivis et facilite le suivi des engagements pris au cours des échanges. Elle permet également de conserver une trace précise des besoins identifiés et des observations éventuelles de l’agent.
Une formalisation renforcée du suivi des demandes et des parcours de formation
L’entrée en vigueur des articles R. 421-4 à R. 421-7 du CGFP conduit à réexaminer la place accordée à la formation dans les campagnes annuelles d’entretiens. Lorsque les deux échanges sont organisés simultanément, leur articulation doit permettre de distinguer l’appréciation de l’activité professionnelle de l’identification des besoins de développement des compétences. Cette différenciation concerne aussi bien les supports utilisés que la conduite des échanges et la rédaction des comptes rendus. Elle suppose notamment que les objectifs de formation soient suffisamment précis pour permettre leur suivi. L’entretien constitue également l’occasion de confronter les aspirations individuelles aux besoins réels du service, sans confondre expression d’un souhait et décision d’inscription à une action de formation. L’enjeu est de donner à la formation une place identifiable dans le parcours professionnel, plutôt que d’en faire une simple composante accessoire de l’évaluation annuelle.
L’article R. 421-7 du CGFP prévoit que l’agent est informé par son supérieur hiérarchique direct des suites données à son entretien de formation. Il précise également que les refus opposés aux demandes présentées à cette occasion doivent être motivés. Cette exigence donne une portée concrète à l’entretien : les besoins exprimés ne peuvent rester au stade d’un simple recensement sans retour à l’intéressé. Les décisions doivent pouvoir être expliquées au regard des missions exercées, des nécessités du service, des priorités de formation ou des conditions d’accès aux dispositifs sollicités. Un refus peut notamment trouver son origine dans des contraintes d’organisation ou dans l’inadéquation d’une formation avec les objectifs poursuivis, sous réserve du respect des droits reconnus à l’agent. La motivation doit toutefois être individualisée et suffisamment précise pour permettre à l’intéressé de comprendre les raisons de la décision. Cette obligation contribue à rendre les arbitrages plus transparents et à prévenir les incompréhensions susceptibles de fragiliser le dialogue professionnel.
Au-delà de son encadrement réglementaire, l’entretien de formation présente un intérêt dans la gestion des compétences territoriales. Les besoins exprimés individuellement permettent d’identifier les difficultés d’adaptation aux fonctions, les attentes de perfectionnement et les aspirations à la mobilité ou à la reconversion. Leur analyse collective peut également éclairer l’élaboration des plans de formation et les actions engagées avec le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT). Dans un contexte de transformation des métiers territoriaux, de renouvellement des effectifs et de difficultés de recrutement, cette démarche favorise une meilleure anticipation des compétences nécessaires au fonctionnement des services. Elle contribue aussi à rendre les parcours professionnels plus lisibles, en reliant les formations suivies aux missions exercées et aux perspectives d’évolution. L’entretien de formation prend ainsi toute sa valeur lorsqu’il débouche sur des actions identifiées, suivies et réexaminées dans la durée, plutôt que sur une succession de demandes sans véritable continuité.
La distinction entre entretien professionnel et entretien de formation, inscrite dans le CGFP depuis le 1er août 2026, renforce la lisibilité du dialogue consacré au développement des compétences. Sans imposer deux rendez-vous séparés, elle exige des comptes rendus distincts et un suivi explicite des demandes, notamment en cas de refus. L’entretien de formation trouve ainsi sa place comme un outil à part entière d’accompagnement des parcours professionnels.
