Le directeur général des services (DGS) exerce l’autorité hiérarchique sur l’ensemble des personnels. Il peut à ce titre convoquer un agent afin de lui faire part de difficultés. Cet échange doit aussi être l’occasion pour l’agent de présenter ses propres observations. Lorsque le DGS informe l’autorité territoriale de l’existence de ces difficultés, il peut être amené à lui communiquer le compte rendu d’entretien avec le ou les agents concernés. Il n’est pas tenu d’informer les agents placés sous son autorité des modalités selon lesquelles il rend compte à l’autorité territoriale du contenu de ces entretiens. Par ailleurs, un compte rendu d’entretien entre une autorité hiérarchique et un agent, dans la mesure où il concerne la situation administrative de l’intéressé, doit être versé dans son dossier, sachant que l’agent a la possibilité de demander par écrit, à tout moment, à consulter son dossier et n’a pas à motiver sa demande. Dans ce cas, il est de bonne pratique administrative d’informer l’agent que ce document sera versé à son dossier. L’article 13 du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique prévoit que l’agent adresse toute demande de rectification, de retrait ou d’ajout d’un document à l’autorité territoriale, soit lors de la consultation, soit ultérieurement. Sur sa demande, ses observations sont consignées en annexe au document concerné. Ainsi un agent est fondé à demander le retrait de son dossier d’une lettre faisant état d’un mandat syndical ou de documents présentant un caractère injurieux ou diffamatoire. Toutefois, l’agent ne peut demander le retrait ni la destruction du compte rendu d’un entretien avec l’autorité hiérarchique dès lors que ce document concerne sa situation administrative.
Texte de référence : Question écrite n° 06891 de M. Jean Louis Masson (Moselle – NI) du 20 septembre 2018, Réponse publiée dans le JO Sénat du 23 mai 2019
