Deux ans seulement après un premier marché de formation en management pour ses agents, le Centre d’action sociale de la ville de Paris (CASVP) relance un marché « de conception, d’organisation et d’animation de formation à la gestion des ressources humaines ». Le plafond haut du premier marché s’était révélé beaucoup trop bas. En effet, en 2007, le CASVP avait lancé un marché sur quelques requêtes émergentes. Deux ans après, il recensait près de 600 demandes de formation ! Le CASVP, qui compte 6 200 agents, a doublé son plafond : la procédure ouverte à bons de commande spécifie un montant minimal de 30 000 euros (HT) et un montant maximal de 120 000 euros (HT). Par rapport à l’ancien marché, le CASVP a augmenté le choix de certains modules comme ceux relatifs au handicap, au harcèlement ou encore aux techniques de l’entretien d’évaluation et à la gestion des conflits.

Le cahier des charges prévoit que chaque formation doit être conçue et réalisée spécifiquement pour 5 à 15 agents de l’établissement parisien. Pour chacune d’entre elles, le bureau de la formation et des concours rédigeant les pièces du marché a détaillé les objectifs à atteindre, les aspects à aborder et le temps des formations. Celle-ci ne dépasse jamais quatre jours, les cadres n’appréciant pas les formations trop longues. Dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), un chapitre a été dédié au déroulement d’une session de formation. Elle doit avoir lieu dans les locaux du CAVSP ou ceux du prestataire. Cependant, une limite était exigée par le Centre sur le périmètre de déplacement des agents. Dans le CCAP, il exigeait que les locaux accueillant les agents se situent dans Paris intra-muros ou dans une proche banlieue desservie par le métro. Le CASVP a également précisé l’importance de l’accessibilité aux personnes handicapées des salles mises à disposition.

Réduire au mieux les absences

Concernant la communication entre le centre de formation et les agents inscrits à un module, le prestataire doit envoyer les convocations 15 jours avant le début de la formation et selon un modèle prédéfini par l’établissement. Autre élément particulièrement détaillé dans le CCAP : la documentation remise aux stagiaires. Le CASVP a exigé que ses agents reçoivent tout le contenu de la formation sous forme de document écrit, préalablement validé lors d’une réunion préparatoire. À la fin de la formation, chaque agent doit émarger et recevoir un certificat de formation. En prévision des absences, le bureau de la formation et des concours a précisé, comme dans tous ses marchés, que les périodes de formation ne doivent pas coïncider avec les vacances scolaires de l’Académie de Paris et ne doivent pas avoir lieu un mercredi. Le service diminue ainsi l’absentéisme dû aux vacances, mais aussi aux temps partiels et aux jours de RTT souvent pris le mercredi, journée sans école.

Le CASVP s’est engagé à payer les formations à la journée pour une durée définie entre six et sept heures. Il a jugé les offres selon trois critères : le prix (30 %), la valeur pédagogique ou le contenu de la formation (35 %) et les moyens mis à disposition (nombre de formateurs et de salles) pour 35 %. La société Obea SA a remporté le marché avec un prix de la journée de formation à 1 150 euros (HT). Elle a démarré le 24 janvier dernier avec un contrat d’un an, reconductible trois fois.

Entretien avec Grégoire Houdant, chef du bureau de la formation et des concours du CASVP

« Nous avons conservé la possibilité de créer de nouveaux modules »

HA : Pourquoi lancer si vite un nouveau marché de formation ?

Grégoire Houdant : En 2007, nous avions identifié quelques demandes de formation en management, notamment sur l’encadrement hiérarchique ou le positionnement par rapport à sa hiérarchie. Nous avons donc lancé un marché auquel nous avions ajouté des petits modules spécifiques sur : le harcèlement, les négociations avec les syndicats, la conduite d’une réunion ou encore la gestion des conflits. En général, au Centre d’action sociale, on passe nos marchés pour un an renouvelable trois fois si tout se passe bien avec le prestataire. Mais dans ce cas-là, il s’est avéré que l’offre a créé la demande ! Nous nous sommes vite aperçus que le nombre de demandes était bien supérieur au plafond du marché qu’on avait lancé initialement : nous avons dû doubler nos plafonds. Nous avons donc été amenés à mettre fin à ce marché pour en relancer un autre.

HA : Comment avez-vous conçu votre offre ?

Grégoire Houdant : Pour nous, la formation est une matière nouvelle, ça ne fait que deux ans que nous nous sommes lancés. Aussi, nous devons nous adapter. Nous avons vu très large. Nous avons ajouté de nouveaux modules comme « Réussir sa prise de poste ». Je suis allé me renseigner auprès de la ville de Paris dont les formations comprennent un module « Conduite de projet ». Je trouvais ça intéressant de le reprendre à notre compte. Nous attendons le retour du prestataire sur le ressenti des agents après les premières formations.

HA : Des formations ont-elles été abandonnées ?

Grégoire Houdant : Sur le premier marché, nous avions un module qui s’appelait « Encadrement supérieur ». Le prestataire nous a dit : « Nous, l’encadrement supérieur, c’est plutôt des personnes qui sont amenées à gérer 300, 400 personnes ». Cette formation se révélant surdimensionnée, nous avons supprimé ce module et choisi un module commun (« Encadrement hiérarchique et intermédiaire »), qui correspondait plus au niveau d’encadrement du CASVP. Dans un an, nous verrons s’il existe encore des besoins non définis. Quand les cadres suivent des formations de ce type, cela ouvre leur champ de vision et leur permet d’identifier de nouveaux besoins.

HA : Comment avez-vous garanti la qualité des prestations ?

Grégoire Houdant : L’écueil que l’on peut rencontrer sur les marchés c’est d’avoir affaire à des entreprises peu sérieuses. Mais, en général, ces entreprises-là sont petites. Nos volumes importants de formations empêchent ces petites structures de suivre. Répondre à nos besoins nécessite des grosses entreprises, d’un très bon niveau. Nous avons également fait très attention au nombre de formateurs et à leur curriculum vitae. Nous retenons des prestataires avec des formateurs expérimentés. Nous avons eu, à deux ou trois reprises, des mauvais retours sur d’autres marchés de formation. À chaque fois, c’était un formateur peu expérimenté et donc un peu perdu.

HA : Pourquoi avoir gardé la possibilité de former des agents hors des modules choisis ?

Grégoire Houdant : Nous avons imaginé le cas où un agent souhaiterait suivre une formation que nous n’avions pas prévue. Si le prestataire la propose dans son catalogue, pourquoi s’en priver ? Ces demandes ont déjà émergé sur d’autres marchés, en informatique par exemple. Nous avons aussi gardé une possibilité de création de nouveaux modules. C’est une sécurité.

CONTACT

Grégoire Houdant
Chef du bureau de la formation et des concours
Centre d’action sociale de la ville de Paris (CASVP)
Courriel : [email protected]