Les assureurs nous envoient des documents à signer avec leur numéro de contrat interne », résume d’emblée Véronique Deswaerte, responsable du service assurances à la Communauté urbaine de Dunkerque, qui assure 224 062 m² de biens. Les collectivités essaient de faire passer leurs exigences et les assureurs émettent des réserves sur les contrats, renvoient à leurs conditions générales avec des astérisques en corps 8. « Elles représentent 2 % du marché de l’assurance, aussi est-il difficile d’imposer aux assureurs nos desiderata », explique Paul Lépine, président directeur général de Protectas, société de conseil en assurance des collectivités territoriales. Entre les assureurs et les collectivités, le bras de fer est constant. « Il y a deux Codes à concilier. Or, celui des assurances a la primauté sur celui des marchés. On ne peut imposer à un assureur n’importe quoi car il est contraint par sa réassurance », poursuit Paul Lépine.

Malgré un climat électrique, le vent est favorable aux collectivités. « Les acheteurs publics disposent de contrats d’excellente qualité avec des définitions beaucoup plus larges que celles des particuliers », estime Pierre-Marie Gauthier, directeur incendie, accident et risques divers (IARD), et responsable des marchés publics chez le courtier Filhet Allard.

Et puis cette année, le montant des primes n’est pas très élevé. « Les assureurs s’étaient désengagés des collectivités après le paiement de gros sinistres : AZF, les tempêtes, etc. Depuis 2006, ils sont de retour. La concurrence s’est accrue et les primes ont baissé », note Sandrine Maurel, consultante au Cabinet Julien. Résultat : le prix de l’assurance est estimé entre 0,50 et 1 euro le m² en 2008, « soit 10 à 15 % de moins que l’année passée », affirme Gilles Fontana, directeur technico-commercial de la Société hospitalière d’assurances mutuelles (SHAM).

Répertorier les biens à assurer

Pour permettre aux assureurs d’élaborer leur proposition, il faut, tout d’abord, commencer par répertorier et décrire les bâtiments à assurer. Cette liste comprendra les bâtiments dont la collectivité est propriétaire ou locataire. « Il faut tout assurer, quelle que soit la qualité de la collectivité. Un immeuble appartenant à la collectivité a été mis à disposition, on l’assure en tant que propriétaire. Inversement, si elle occupe un bâtiment qui a été mis à sa disposition, elle doit aussi l’assurer, en qualité d’occupant cette fois », poursuit Sandrine Maurel. Ce descriptif indiquera le type de bâtiment, son année de construction, le nombre d’étages, la superficie en préférant la surface de plancher hors d’œuvre brut (SHOB) et en comptant pour moitié les combles et les caves. Pierre-Marie Gauthier conseille de mentionner les adresses : « Un assureur mutualise les risques. S’il s’engage à hauteur de 50millions par bâtiment et qu’il en assure deux mitoyens brûlés, il doit débourser 100 millions. Ne disposant pas de tels fonds propres, il met en péril tous ses clients ». Pour chaque bâtisse, on mentionnera la date de la rénovation, les matériaux incombustibles utilisés et les particularités (bâtiment classé, par exemple). Bien sûr, on mentionnera si les biens sont occupés, et à quel titre. Et on fera une estimation de la valeur de chacun de ces biens.

Pour évaluer le risque, il est également important d’indiquer à l’assureur le niveau de prévention contre les sinistres potentiels. Des éléments qui diminueront le montant de la prime d’assurance. Contrats de maintenance et d’entretien, portes coupe-feu, détecteurs d’incendie, gardien : tout doit être mentionné.

Autres données primordiales : le nombre de sinistres et leur nature, le tout certifié par l’ancien assureur. Pour proposer une offre, les assureurs se concentrent sur les sinistres et leurs fréquences. « L’assureur va donner un prix en fonction du risque qu’il encourt et du nombre de sinistres enregistrés les années passées (la sinistralité). Plus le risque est singulier, plus l’assureur va vouloir de précisions pour pouvoir l’analyser », poursuit Pierre-Marie Gauthier. Attention, les assureurs estiment que les petits sinistres fréquents aboutissent toujours à un plus gros. « Un gymnase visité plusieurs fois et un jour une cigarette enflamme le tapis de judo, c’est la logique de l’assureur », raconte Paul Lépine.

Franchises et plafonds maximaux

Parallèlement, l’acheteur se penchera sur le niveau d’autoassurance, c’est-à-dire la franchise supportée par la collectivité. « Nous assurons 80 immeubles. Mon tableau de sinistralité reprend les statistiques des sinistres inférieurs de moitié au montant de la franchise, soit 1 000 euros pour une franchise à 2 000 euros », raconte un acheteur anonyme. Un tableau qui lui permet de moduler son cahier des charges en fonction des sinistres passés. Si le taux de sinistre est faible, on peut choisir, par exemple, un niveau de franchise élevé, ce qui fait baisser la prime d’assurance. L’assureur, pour concevoir son offre, calculera ce qu’il aura à indemniser avec cette nouvelle franchise en prenant en compte la sinistralité de l’année passée. Des franchises qu’on choisira en euro plutôt qu’en pourcentage : « Un sinistre tempête coûte 1 million d’euro. Si la franchise est de 15 %, l’addition est salée », affirme Pierre-Marie Gauthier. Cette dernière, on l’indiquera, ne sera payée qu’une seule fois par sinistre et quel que soit le nombre de bâtiments touchés. « C’est important de l’imposer, car les franchises des assureurs sont souvent des pourcentages avec un minimum mais pas de maximum », précise Sandrine Maurel.

Autre réflexion à entreprendre, celle relative aux capitaux financiers : quel est le montant maximum qu’on souhaite assurer ? Jusqu’à quel plafond vais-je couvrir les événements et les biens que j’assure ? D’ailleurs, vous n’oublierez pas de demander à l’assureur quelle est sa limitation contractuelle d’indemnité à lui.

Fin prêt pour la rédaction du cahier des charges ? Dans ce domaine, les pratiques sont différentes : certains le rédigent sur mesure pour leur collectivité, d’autres y mettent uniquement les informations principales : « Mon cahier des charges donne les lignes directrices » affirme notre acheteur anonyme, « j’indique les limites, les plafonds minimaux à assurer. Je fixe une solution de base avec deux ou trois options à mes marchés de cinq ans ». Les critères de pondération mettront dans tous les cas en avant la qualité de la garantie proposée. « À la communauté urbaine de Dunkerque, le prix compte pour 45 %, la valeur technique pour 50 % et le suivi du dossier pour 5 %, de loin le plus difficile à estimer », affirme Véronique Deswaerte. Paul Lépine, lui, conseille d’attribuer 40 à 50 points à la garantie, de 30 à 50 au prix et le reste à la gestion du contrat. Un cahier des charges qui, nos experts le conseillent, devra comprendre la définition des garanties. En effet, celles des assureurs sont souvent restrictives : « Par exemple, pour la tempête, ils remboursent si le vent dépasse 100 km/heure. Or, à 80 km/heure, le vent peut faire de gros dégâts », poursuit notre acheteur anonyme. « Le jeu porte sur ce qui est défini ou pas », résume Paul Lépine.

Certaines clauses sont incontournables. Elles permettent de se protéger d’erreurs éventuelles. C’est le cas de l’article reprenant l’ordre d’application des documents contractuels. Elle est à prévoir pour établir d’entrée les règles du jeu. « Si l’assureur refuse le cahier des charges, il doit le mentionner. Ensuite, l’ordre d’application des documents sera celui-ci : l’acte d’engagement, les réserves, le cahier des charges, les documents de l’assureur », affirme Sandrine Maurel. On prévoira également dans son cahier des charges : une clause d’automaticité qui explique en substance que tout nouvel immeuble acheté est couvert par l’assurance ainsi que les bâtiments oubliés et une clause de connaissance du risque. Cette dernière stipule qu’au jour de la souscription, l’assureur connaît le risque assuré. Le cahier des charges comprendra également une clause qui permet de contourner le Code des assurances en cas d’imprécision dans le calcul des mètres carré, en tolérant un pourcentage d’erreur. Ainsi, les approximations ne vous seront pas opposables. Autre moyen de se protéger : une ou plusieurs date(s) de visite des lieux, surtout en cas de risque particulier. « Certains rendent la visite obligatoire. L’inconvénient c’est que cela peut pousser les candidats à ne pas répondre », précise Frédéric Bricon du cabinet Cigerisk consultants.

N’oubliez pas non plus de mentionner que l’indemnisation se fait à valeur à neuf pour un bâtiment identique et non « à usage identique ».

Une indemnisation valeur à neuf

Ainsi, une école du XIX^e siècle ne sera pas remplacée par une moderne. Le plus dur sera de faire entériner le remboursement de 33 % de la partie du bien estimée vétuste. C’est le montant maximum que les assureurs acceptent de rembourser aujourd’hui. Prenons le cas où « un bâtiment peu entretenu de 50 ans brûle, donnant lieu à un total de 100 000 euros de dommages. L’expert estime la vétusté à 40 %. Sur les 100 000 euros, l’assureur va régler 60 000 euros de suite soit 60 % du bien. Pour les 40 % restants, il va régler 33 % sur factures », explique Sandrine Maurel. Autre point important : votre cahier des charges doit comprendre une partie « tout risque sauf » qui permet d’assurer les périls non dénommés comme un sanglier qui dévasterait un bâtiment, par exemple.

En fonction des biens à assurer, certaines clauses sont très utiles. C’est le cas par exemple d’une clause pour « frais généraux permanents et supplément d’exploitation, perte de recettes de loyers et d’usage », afin d’engager des frais de location de salle pour continuer les cours, si une école brûle. Dans les lieux, comme les hôpitaux, où des appareils onéreux sont prêtés, une clause sur l’assurance pour compte indemnisera le matériel. « Si un bâtiment est voué à démolition, il faut penser à faire indemniser le déblai s’il brûle », ajoute Véronique Deswaerte.

Pour ces marchés, il convient de laisser la possibilité aux candidats de proposer des variantes, notamment avec des niveaux de franchises différents, dans un cahier des charges que tous souhaitent relativement souple. « Nous ne répondons pas aux appels d’offres qui comprennent une clause nous empêchant de résilier la police d’assurance après un sinistre », confie Gilles Fontana. « Des collectivités veulent que nous répondions à leurs marchés sans accepter de réserves. C’est catastrophique ! On n’achète pas des petits pois ! », s’insurge Pierre-Marie Gauthier, « et puis j’ai besoin de variantes pour mettre en avant la qualité de mon offre ». Dans tous les cas, sachez que les assureurs rechigneront à assurer certaines situations ou sinistres.

Ils n’apprécient pas les clauses « tout risque sauf » qu’ils restreignent en limitant le plafond de remboursement.

Les assureurs les détestent

Les bâtiments occupés avec l’impossibilité de recours auprès des personnes occupant les lieux ne plaisent guère aux assureurs. C’est le cas, bien souvent, des contrats avec les entreprises (notamment ateliers relais, pépinières d’entreprises). « Dans ces cas-là, le cahier des charges mentionnera que les bâtiments sont assurés quelle que soit leur occupation et sans réserve », explique Frédéric Bricon. Le vandalisme et les petits sinistres fréquents ne trouvent pas non plus preneurs. « Les clôtures vandalisées ne sont pas indemnisées, comme les bâtiments non couverts », explique Véronique Deswaerte. Les immeubles vides, eux, ne sont pas appréciés à cause des risques de squat et donc de sinistre. Les vitrines cassées, les volets détruits à coup de barre de fer, les panneaux arrachés ne seront pas indemnisés sauf si la collectivité prend à sa charge une franchise élevée. Les dommages liés aux chocs de véhicules, avec un conducteur parti sans laisser d’adresse, ne sont pas pris en charge. Les chenaux, les gouttières, les volets, les chapiteaux ne sont jamais garantis.

Une fois le travail accompli, arrive le moment de l’analyse des offres. « Quand une assurance fait une restriction sur un point, il faut imaginer les répercussions qu’elle peut avoir en cas de sinistre », affirme Paul Lépine. Avec un expert ou seul, vous commencerez par lire les exclusions « en gardant en tête vos besoins afin de déterminer ce qui est acceptable pour votre collectivité ou pas. Tout est dans l’appréciation des réserves », résume Frédéric Bricon. Une fois le marché attribué, reste à veiller à la bonne exécution du contrat. « Ils ont le réflexe de leur contrat d’assurance alors qu’ils ont signé le cahier des clauses techniques particulières », avoue Sandrine Maurel. Une prime réévaluée tous les ans, « où les erreurs sont systématiques », affirme Véronique Deswaerte qui conseille de la calculer soi-même, en janvier. Et là, un autre combat commence.

Le point de vue de Christine DOMET, responsable des assurances au service Achats de la ville de Tarnos (40)

« Les échanges avec les services sont indispensables pour disposer des informations »

« Le secteur des assurances m’a été confié en 2006 au même titre que la commande publique de la ville de Tarnos. Dans le cadre de ma formation initiale d’attaché territorial, j’ai eu l’opportunité de suivre des stages de très bon niveau au CNFPT d’Aquitaine axés sur la problématique des assurances. À cet égard, les échanges d’expérience avec les collègues rencontrant les mêmes difficultés sont particulièrement enrichissants. De plus, j’ai eu la chance de disposer dans mon service d’une collaboratrice dotée d’une bonne connaissance des assurances. Son expérience a été très précieuse. Enfin, je disposais d’une bonne connaissance de “terrain” de l’activité des services de la ville ainsi que de son organisation et de son parc immobilier.

Quand on rédige un marché d’assurance dommages aux biens, la procédure adaptée est à privilégier, car elle permet de négocier. Bien sûr, l’acheteur aura réalisé un état des lieux exhaustif des biens mobiliers et immobiliers de la commune, y compris les biens confiés. L’inventaire des bâtiments recevant du public sera particulièrement précis. Parallèlement, on aura tenu à jour les statistiques des sinistres intervenus les trois dernières années, y compris les sinistres non déclarés. En effet, l’analyse de ces deux points permettent à la collectivité d’avoir un regard objectif des risques spécifiques et d’en tenir compte dans l’élaboration de son cahier des charges. Dans celui-ci on précisera les dispositions prises pour faire diminuer ou disparaître un risque important (alarme dans les écoles par exemple). Ces précisions peuvent faire diminuer la dépense liée aux assurances. Ainsi, le cabinet d’assurance candidat pourra s’engager en connaissance de cause.

L’analyse des besoins est essentielle. Aussi faut-il prendre le temps de recueillir toutes les informations utiles concernant le parc mobilier et immobilier. Les échanges avec les services sont indispensables afin de pouvoir disposer des informations sur sur leur activité. Il ne faut pas hésiter à vérifier les renseignements collectés en allant sur le terrain. Persévérance et écoute sont des qualités indispensables. Si vous voulez vous lancer dans un tel marché, commencez par vous documenter sur l’actualité du domaine des assurances. Si vous n’avez pas la possibilité de « mettre à plat » vous-même votre parc, vos risques et donc de définir vos besoins, peut-être sera-t-il nécessaire de vous faire assister au départ par un cabinet spécialisé extérieur ou par un chargé de mission en interne. La rédaction du cahier des charges et ses annexes est un exercice de longue haleine, sur lequel il faut travailler régulièrement très longtemps à l’avance. Un marché d’assurance ne peut s’improviser. »

Entretien avec Sylvain Caille du cabinet Caille et associés, avocat au Barreau de Lille

HA : Pourquoi les marchés d’assurances sont-ils difficiles à appréhender ?

Sylvain Caille : Les règles des marchés publics et le Code des assurances s’appliquent aux assureurs. L’acheteur public va définir son besoin et ce qu’il entend couvrir de façon précise comme dans tous ses marchés en se basant sur son Code. Il souhaite, bien sûr, un contrat cousu main. L’assureur, lui, va définir ce qu’il couvre dans ses conditions générales, en respectant le Code des assurances.

HA : Y a-t-il des contrariétés entre les deux Codes ?

Sylvain Caille : Oui, dont une fréquente : la présence dans les marchés publics d’une clause de renonciation à recours (contre les résidents d’un immeuble s’ils ont mis le feu, par exemple) qui est contraire au Code des assurances. Cependant, il existe peu de contentieux dans ce domaine, simplement parce que les assureurs la refusent.

HA : Quels types de contentieux rencontrez-vous ?

Sylvain Caille : Les contrats d’assurances ne donnent pas, en eux-mêmes, de contentieux. C’est toujours au moment d’un sinistre qu’ils surviennent. Les plus courants concernent le plafond de garantie. Par exemple, une collectivité rénove un bâtiment mais un incendie survient et le plafond de garantie fixé est d’un million d’euros alors que le sinistre est estimé à trois millions.

HA : Un autre cas régulier ?

Sylvain Caille : La collectivité s’aperçoit qu’elle a sous-évalué le risque en général. Le plafond était d’un million et le sinistre de deux millions, par exemple. Dans ces cas-là, on va chercher la responsabilité du courtier.

HA : Pour éviter les oublis, certains préconisent une clause d’automaticité. Qu’en pensez-vous ?

Sylvain Caille : Il m’est arrivé de rencontrer le cas d’une crèche non assurée. Une situation plus fréquente dans les petites communes que dans les grandes. La clause d’automaticité est une bonne idée mais il faut tout de même vérifier que les nouveaux biens acquis ne dépassent pas le plafond maximum de remboursement de l’assureur. Si c’est le cas, il faut repasser un marché.

HA : Quel serait votre conseil ?

Sylvain Caille : Faites-vous assister pour définir vos besoins et souscrire votre police. C’est plus simple.