Les personnels territoriaux, qui reçoivent d’une collectivité une rémunération au titre de leur activité principale, sont les bénéficiaires automatiques de la prise en charge des frais engagés pour se déplacer. Le remboursement des frais de déplacement est mis en œuvre en application des dispositions des décrets n° 2010-676 du 21 juin 2010 et n° 2001-654 du 19 juillet 2001.

Ils concernent les frais de transport (sur justificatifs auprès de l’ordonnateur) et les frais de repas et d’hébergement (remboursement forfaitaire). Les déplacements dont l’agent territorial demande le remboursement doivent être effectués pour motifs professionnels et hors de la résidence administrative et familiale. Pour être considéré en mission et prétendre à indemnisation, l’agent doit être en service et muni d’un ordre de mission.

Les prises en charge possibles autres que les indemnités de mission

Un agent peut percevoir une indemnité de stage lorsqu’il suit une formation d’intégration et de professionnalisation, définie par les statuts particuliers. Il peut prétendre au remboursement des seuls frais de transport lorsqu’il est appelé à se présenter aux épreuves d’admissibilité ou d’admission d’un concours, d’une sélection ou d’un examen professionnel hors de la résidence administrative et familiale. Les frais de transport sont alors remboursés dans la limite d’un aller-retour par année civile. Des dérogations des modalités de rémunération peuvent cependant être décidées par délibération de l’assemblée territoriale.

Les agents des collectivités territoriales et les autres personnes qui collaborent aux commissions, conseils, comités et autres organismes consultatifs, qui apportent leur concours à une collectivité territoriale et dont les frais de fonctionnement sont payés sur fonds publics, peuvent bénéficier d’une indemnisation pour les frais engagés pour se rendre aux convocations de ces commissions ou pour effectuer les déplacements temporaires demandés. Les membres des CAP siégeant avec voie délibérative sont ainsi indemnisés de leurs frais. En revanche, ne sont pas concernés les suppléants sans voie délibérative.

En cas de changement de résidence (lors d’une mutation par exemple), le fonctionnaire peut se faire indemniser des frais de déménagement par la collectivité. Par délibération, la collectivité peut aussi décider le remboursement de frais complémentaires occasionnés par le transport de personnes, tels que les frais d’utilisation de parcs de stationnement, de péage d’autoroute, d’utilisation d’un taxi, d’un véhicule de location ou d’un véhicule personnel autre qu’un véhicule à moteur. Le remboursement des frais de transport d’un agent décédé au cours d’un déplacement temporaire est aussi autorisé sur présentation des pièces justificatives et sur demande de la famille. Cette demande doit être présentée dans le délai d’un an à compter du décès.

Le cas particulier du remboursement des trajets domicile travail

L’article 20 de la loi n° 2008-1330 du 17 décembre 2008 de financement de la Sécurité sociale pour 2009 a modifié l’état du droit applicable en matière de prise en charge, par les employeurs, des frais de transports de leurs salariés au titre de leurs déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail, en rendant obligatoire la prise en charge partielle, par l’employeur, des titres d’abonnement de transport public et de service public de location de vélos. Cette prise en charge partielle du prix des titres d’abonnement correspondant aux déplacements a fait l’objet d’une circulaire explicative datée du 22 mars 2011.

La participation de l’employeur public se fait sur la base du tarif le plus économique pratiqué par les transporteurs. Elle couvre le coût du ou des titres de transport permettant aux agents d’effectuer le trajet dans le temps le plus court entre leur résidence habituelle la plus proche de leur lieu de travail et leur lieu de travail. Ainsi, l’agent peut avoir intérêt à privilégier un mode de transport plus coûteux mais lui permettant d’effectuer le trajet dans un temps plus court. Pour apprécier la notion de trajet « domicile travail », les administrations disposent d’une marge d’appréciation pour prendre en compte la durée du trajet et les abonnements à prendre en compte.

En application du 19° ter de l’article 81 du Code général des impôts, l’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur public du prix des titres d’abonnement souscrits par les agents publics pour les déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs ou de services publics de location de vélos est exonéré d’impôt sur le revenu. Cette exonération est limitée à la participation obligatoire de l’employeur public à l’acquisition de titres de transports publics dans les conditions prévues par le décret n° 2010-676 du 21 juin 2010.

Les frais de déplacements sont un poste de dépenses de frais généraux important dans les collectivités. Les maîtriser fait partie des impératifs de tout employeur public local. Mais cela s’avère toutefois souvent compliqué pour eux, car l’élargissement des bénéficiaires n’a cessé de s’accroître (collaborateurs occasionnels du service public et agents exerçant une activité accessoire pour le compte de la collectivité en particulier).