L’AMF veut renforcer l’attractivité du métier de secrétaire de mairie

Statut

L’Association des Maires de France et des présidents d’intercommunalité (AMF) formule 26 propositions pour revaloriser le métier de secrétaire de mairie.

Consciente des difficultés que la grande majorité des élus ruraux rencontrent pour s’entourer de leurs collaborateurs directs que sont les secrétaires de mairie, l’Association des Maires de France et des présidents d’intercommunalité (AMF) a rendu publique, le 5 octobre 2021, une contribution dessinant des perspectives d’évolution pour le métier de secrétaire de mairie. L’AMF fait le constat « d’un métier tendu, où le recrutement est difficile, avec des prévisions à moyen terme de forts départs en retraite ; des difficultés du poste liées à la polyvalence de la fonction, au peu de lisibilité de leurs missions et à l’absence d’un cadre commun. » À cela, s’ajoutent des situations particulières, complète l’association : les agents multi-employeurs, à temps non complet, la spécificité du métier compte tenu de la collaboration étroite avec le maire ; le travail quasi isolé, les difficultés liées aux absences pour formation.

En outre, l’AMF pointe « une méconnaissance du métier par tous », qui a conduit à « la dévalorisation de ce métier indispensable pour les communes rurales et à un manque cruel d’attractivité qui laisse de nombreux élus dépourvus ». Elle formule donc 26 propositions « pour apporter aux quelque 29 606 communes concernées des réponses à des éléments tant structurels que conjoncturels, mais aussi à des situations de tensions territorialement diverses et disparates ».

  • Dispositions statutaires

Proposition n° 1
L’AMF propose d’ouvrir un « statut d’emploi » aux fonctions de secrétaires de mairie avec des grilles indiciaires propres, à l’instar des grilles indiciaires ouvertes aux agents exerçant les fonctions de DGS. Ce statut comprendrait deux grilles indiciaires (C+/B et B+/A).

Proposition n° 2
L’AMF préconise d’élargir la dérogation, offerte aux communes de moins de 1 000 habitants, aux communes de 1 000 à 2 000 habitants de pouvoir recourir au recrutement contractuel pour ce statut d’emploi, dans des conditions clairement définies, notamment dans le cas d’un recrutement infructueux d’un titulaire.

  • Les situations d’emploi

Proposition n° 3
L’AMF est favorable à un dispositif type groupement d’employeurs pour l’emploi des secrétaires de mairie, de préférence à un transfert de compétences vers un établissement public de coopération intercommunale (EPCI) ou à une gestion totalement déléguée aux Centres de gestion (CDG). « Ces deux solutions risquent, à terme, de faire perdre au maire son rôle d’employeur public », craint l’association.

Proposition n° 4
L’AMF préconise, également, la mise en place d’outils métiers partagés, à l’échelle de la coordination des employeurs, afin de faciliter l’utilisation et la formation des outils informatiques. Il s’agit de privilégier, par exemple, un seul logiciel de paye, urbanisme, état-civil pour les employeurs d’un même agent exerçant les fonctions de secrétaire de mairie.

  • Les missions

Proposition n° 5
L’AMF propose un dispositif particulier en cas de changement de municipalité pour assurer la continuité du service public et/ou éviter la rupture de loyauté, attendue sur ces fonctions bien particulières. Pour assurer la continuité du service, elle suggère de permettre à la collectivité d’origine de disposer de droit de la collectivité d’accueil des services du secrétaire de mairie durant les 6 mois suivant la radiation des cadres de l’agent, dans la limite de 20 % de son temps de travail, par le biais d’une convention de mise à disposition spécifique. Par ailleurs, l’association recommande qu’en cas de perte de confiance majeure et motivée, l’employeur puisse, sous certaines conditions, placer le secrétaire de mairie en surnombre dans l’attente d’une solution de mobilité.

Proposition n° 6
L’AMF préconise d’ouvrir une délégation de signature aux secrétaires de mairie, à l’instar de celles existantes pour les directeurs généraux des services (DGS), dont l’expertise est reconnue, en fonction du niveau de responsabilité et dans un souci de continuité des services. En corollaire il s’agit d’ouvrir également pour l’agent délégué les mêmes garanties assurantielles que celles ouvertes aux DGS.

  • L’appellation

Proposition n° 7
L’AMF invite à modifier l’appellation « secrétaire de mairie » et avance les trois propositions suivantes : directeur/trice des services ; responsable de l’administration communale ; secrétaire général (« dans une moindre mesure »).

  • Les profils du métier

Proposition n° 8
L’AMF propose l’identification de trois profils :

  • Secrétaire de mairie « administratif » : C+, pour les communes de petites strates ;
  •  Secrétaire de mairie « cadre » : C+/B, pour les communes de plus grandes strates ;
  • Secrétaire de mairie « expert » : B+/A, pour les communes de plus grandes strates.

Proposition n° 9
L’AMF préconise que l’employeur territorial établisse les fiches de postes correspondantes aux tâches et missions réelles exercées par les secrétaires de mairie, afin de déterminer concrètement la catégorie dans laquelle il/elle se situe. Ce qui déterminera plus facilement sa situation administrative, ses conditions de rémunération, son parcours professionnel, etc., précise l’association.

  • La qualification et la formation initiale

Proposition n° 10
L’AMF souhaite la mise en place, au niveau national, d’une formation initiale à l’accès au métier de secrétaire de mairie, qui soit qualifiante avec un cursus scolaire type bac professionnel ou licence professionnelle, en parcours direct, en formation continue ou par validation des acquis de l’expérience (VAE).

Proposition n° 11
L’AMF rappelle l’importance d’un travail commun avec des organismes en charge de l’emploi, pour des passerelles privé-public, avec le renforcement concret et à long terme de l’engagement de Pôle emploi… L’association demande la mise en place d’un groupe de travail interministériel, en lien avec les employeurs publics, pour permettre de créer, consolider et pérenniser ces partenariats.

  • La formation tout au long de la carrière

Proposition n° 12
Déployer des formations territorialisées et envisager des formations sous forme hybride, afin de répondre aux problématiques de déplacement et/ou d’absence des secrétaires de mairie.

Proposition n° 13
Mettre en place une formation dite de prise de poste pour les secrétaires de mairie junior nouvellement nommés, dans les 6 premiers mois après leur nomination, afin de leur permettre d’appréhender l’environnement territorial, juridique et professionnel.

Proposition n° 14
Instaurer des journées professionnelles, annuelles, à l’échelon départemental, permettant l’échange et l’actualisation règlementaire, qui pourraient pallier les difficultés rencontrées pour assurer les veilles juridiques et les manques de réseaux et supports métier.

Proposition n° 15
Créer des boîtes à outils dédiées spécifiques aux secrétaires de mairie (agenda des dates butoirs, veille juridique newsletter), qui pourraient être alimentées par l’ensemble des institutions, sur l’exemple de la e-communauté animée par le CNFPT.

  • Le parcours professionnel et la rémunération

Proposition n° 16
L’AMF propose de valoriser le temps d’exercice de fonctions de secrétaires de mairie pour permettre un accès spécifique aux catégories supérieures par voie de concours ou promotion interne, mais aussi pour l’avancement de grade.

Proposition n° 17
L’association invite à utiliser les bilans de compétences, à déployer la VAE, en lien avec les CDG, pour faire reconnaitre par des qualifications certifiantes l’expérience et les compétences. Ce qui pourrait éventuellement être des modules de  formation proposés par le CNFPT au titre du compte personnel formation (CPF).

Proposition n° 18
L’AMF serait favorable à des NBI supplémentaires, au vu des responsabilités portées par les secrétaires de mairie « cadre » et « expert ».

  • L’environnement de travail

Proposition n° 19
L’AMF préconise de travailler avec la FNCDG à mettre en place « une compétence obligatoire » pour offrir un service commun de remplacement par les CDG sur l’ensemble des territoires.

Proposition n° 20
Favoriser la mise en place de services mutualisés d’agents « volants » (brigades mobiles).

Proposition n° 21
L’AMF préconise d’ajuster les documents uniques, documents règlementaires des collectivités en matière de prévention des risques psychosociaux (RPS), sur la vigilance du positionnement des secrétaires de mairie en agent isolé.

Proposition n° 22
Permettre aux secrétaires de mairie d’exercer une partie de leurs missions, notamment administratives (gestion des payes, comptabilité, préparation des actes administratifs, etc.), en télétravail. « Ce qui passe obligatoirement par un accompagnement idoine des communes pour se faire (mise en place de supports informatiques, d’expertise juridique, etc.) », prévient l’association.

  • Les outils de l’AMF

Proposition n° 23
L’AMF propose l’élaboration d’un vade-mecum des secrétaires de mairie, tant sur les règles de gestion RH (gestion multi-employeur, régime indemnitaire, recrutement, etc.) que sur les bonnes pratiques, avec l’appui de ses opérateurs, les CDG.

Proposition n° 24
Mettre en place un répertoire métier, sur les spécificités liées aux formations, dans tous les champs de compétence et leur particularité, en lien étroit avec le CNFPT.

Propositions n° 25
L’AMF veut « saisir les ministres sur l’impérieuse nécessité de retrouver l’ingénierie territorialisée, le rôle conseil des préfectures et des directions déconcentrées de l’État dans les territoires, de surcroît ruraux, pour sécuriser l’environnement professionnel des secrétaires de mairie dans leur rôle juridique auprès des élus ».

Propositions n° 26
L’AMF s’engage à mettre en relation, autant que possible, les potentiels partenaires qui offriraient des solutions pertinentes aux difficultés recensées sur ce métier.

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