Faciliter la vie des fournisseurs, un nouveau levier de performance achat pour les établissements publics

Publié le 2 novembre 2022 à 11h00 - par

Jamais dans l’histoire de la commande publique, les tiers (fournisseurs, prestataires, co-traitants, sous-traitants…) n’avaient été autant sollicités dans le cadre de leurs réponses aux marchés publics et dans celui de l’exécution de ces derniers.

Faciliter la vie des fournisseurs, un nouveau levier de performance achat pour les établissements publics

Coordonnées bancaires, qualifications professionnelles, assurances, travail dissimulé et détachement, probité et anti-corruption, dépendance économique, sécurité et protection des données, devoirs de vigilance sur les droits humains et libertés fondamentales… Ajoutons et à juste titre à cette liste, les politiques publiques au cœur de l’actualité telles que la performance environnementale, l’insertion sociale, l’accès des TPE-PME (dite empreinte économique) et de manière encore plus prégnante la cybersécurité.

Personne et encore moins votre serviteur, du haut notamment de son expérience d’acheteur public (donneur d’ordre) et de fournisseur (tiers), ne viendrait contester la pertinence de l’ensemble de ces aspects. Ces dispositions sont garantes d’un achat plus responsable, plus éthique, plus déontologique en cohérence avec l’ambition européenne.

La question n’est ainsi pas celle-ci, elle est plutôt dans le coût global engendré par les expertises, les processus et de manière générale le temps à y consacrer pour l’ensemble des acteurs. Tout le monde se retrouve en responsabilité mais aussi en risques.

Bien dissocier l’évaluation préalable et l’évaluation continue

Trop souvent, les relations avec les tiers s’entendent au sens du Code de la commande publique, comme l’ensemble des obligations liées à la procédure de marché public (phase candidature, offre et attribution). L’expérience du MPS (marché public simplifié ou dites-nous le une fois) et de manière plus aboutie du DUME (Dossier unique de marché européen) ont d’ailleurs pu induire en erreur de nombreux donneurs d’ordre sur ce sujet.

La gestion des tiers est à approcher plus largement. Elle comprend ainsi l’évaluation préalable (c’est-à-dire avant que la relation ne soit formellement engagée) et l’évaluation continue.

La compliance ne peut plus être un projet ponctuel, cela doit être dans l’ADN de tous les acteurs.

Le monde, dans lequel nous vivons désormais, est devenu incertain tant d’un point de vue politique, économique que sociétal. Les enjeux sont certes réglementaires et financiers mais aussi de plus en plus en lien avec l’image, la réputation et l’attractivité. La compliance ne peut plus être un projet ponctuel, cela doit être dans l’ADN de tous les acteurs.

La crise sanitaire et plus encore la crise économique en attestent. Le temps où l’on notifiait un marché pour 4 ans en attendant le renouvellement est révolu. Un marché public vit quotidiennement au gré de cet environnement. L’exécution du contrat est ainsi devenue la phase capitale d’une performance en coût global.

Il suffit à titre d’exemple de citer l’impact du nouveau marquage CE (MDR) sur les entreprises du secteur médical mais aussi sur les acheteurs hospitaliers ou encore l’absolue nécessité de suivre la réalité des engagements de ses titulaires en matière de cybersécurité.

Les impacts en termes de performance achat

Ne pas industrialiser, automatiser et sécuriser la gestion des tiers et les données associées peut avoir des conséquences importantes sur le coût global des procédures mais plus encore sur la performance, le budget et l’attractivité de l’organisation tout entière. L’acheteur n’est pas le seul concerné. Toute procédure de marché public a des impacts sur l’ensemble des métiers : Direction générale, juridique, financière, patrimoniale, systèmes d’informations, etc.

Les impacts sont les mêmes pour les tiers, candidats puis titulaires de marché. Traçabilité du sourcing, exigences du cahier des charges, attestations et preuves diverses à fournir lors de la réponse et tout au long de la vie du contrat, interpellations régulières (exemples : attestation « russe », charte RSE…).

Les pressions fortes notamment exercées par les obligations dites réglementaires peuvent conduire à la mise en place de processus de gestion des tiers inadaptés voire contre-productifs. L’acheteur public peut ainsi, sous prétexte de se protéger, alourdir considérablement ses relations avec les fournisseurs (documents, mises en demeure, relances…) conduisant in fine potentiellement les entreprises soit à intégrer dans leurs coûts et donc dans les prix ces contraintes, soit de manière radicale à ne plus répondre aux procédures de marchés publics concernées.

L’avènement salutaire des acteurs du TPRM « Third Party Risk Management »

Processus manuels, e-mails, feuilles de calcul et autres outils cloisonnés de gestion des risques fournisseurs sont autant de solutions du passé de par leur incapacité à gérer des volumes, leur manque d’évolutivité, la multiplication des silos engendrés et l’absence de vision globale de la gestion et hiérarchisation des risques.

Si les prestataires en la matière se sont multipliés, la diversité des solutions proposées et les coûts associés appellent les acheteurs à la plus grande prudence. Ces acteurs assurent généralement la collecte, le traitement, la gestion et l’hébergement de nombreuses données réglementaires et contractuelles. Des certifications de type ISO 27001 ou encore ISO 27701 sont à demander voire à exiger.

Il ne s’agit pas d’une dépense contrainte mais d’un investissement dans la sécurisation de son activité. Il ne s’agit pas non plus d’une licence logicielle de plus ou d’un outil, il s’agit d’un investissement dans l’efficience de son établissement. Il ne s’agit pas in fine d’une dépense ponctuelle, il s’agit, telle une assurance, d’un engagement pérenne garant de la gestion et du pilotage des risques quelles que soient les évolutions technologiques, économiques ou réglementaires à venir.

Conclusion

Les établissements publics qui ont pris le chemin d’une véritable gestion des tiers en voient aujourd’hui les avantages. Citons et saluons de manière non exhaustive l’UGAP, le ministère des Armées, le Département de l’Essonne, l’Andra, le Conseil Général des Alpes-Maritimes, Pôle Emploi, ou encore de très nombreux OPH. Ces établissements publics en perçoivent de nombreux avantages, notamment d’un point de vue de l’attractivité de leurs procédures et de leurs marchés.

Une performance achat plus importante qui compense largement cet investissement des acheteurs publics devenus majeurs. Notons également qu’en cette période de recrutement difficile, proposer aux collaborateurs intervenant sur les contrats publics (acheteurs, juristes…) un dispositif de gestion des tiers performant ne peut que constituer un atout indéniable.

Sébastien TAUPIAC
Directeur du développement / Verso Healthcare


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