De l’art et la manière d’archiver les pièces de procédure…

Procédures

Les procédures de passation de marché génèrent un certain nombre de pièces et de documents administratifs qui posent la question de leur durée de conservation. Au regard de la législation sur l’archivage complétée par la doctrine de la Direction des archives de France, deux notions doivent être distinguées : la durée d’utilité administrative et le sort final du document.

Une durée d’utilité administrative différente en fonction de l’importance du document

La durée d’utilité administrative (DUA) correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les locaux du service producteur, soit en vertu de prescriptions réglementaires, soit parce qu’ils restent nécessaires aux contrôles des Chambres régionales des comptes ou de la Cour des Comptes. La DUA se calcule à partir de la notification du marché à l’entreprise retenue ou à la date de l’arrêt de la procédure (déclaration d’infructuosité).

Les DUA sont, en principe, fixées à cinq ans (dossier de consultation des entreprises, candidatures et offres non retenues) ou à dix ans au titre de la prescription pénale des faux en écriture publique (avis de publicité, récépissés de retrait et de remise des dossiers aux entreprises, pour les procès-verbaux des commissions, rapport d’analyse des offres, accusé de réception de la notification du marché).

Pour alléger le volume des documents, les administrations peuvent, dès l’achèvement du marché, éliminer des dossiers les pièces qui n’ont pas d’intérêt (CCAP et CCTP, cadre de réponse financière vierge et tout document destiné à l’information des candidats).

Attention aux modalités de détermination du sort final du document !

À l’issue de la DUA, le sort final des documents, voire leur élimination, doit recevoir l’aval de la Direction des archives de France.

Le sort final des documents se décline en trois possibilités :

  • la conservation définitive (principalement études préalables, procès-verbaux d’attribution, rapports d’analyse des offres, récépissés de notification) ;
  • la destruction (avis de publicité, listes des entreprises ayant retiré le  dossier, offres non retenues) ;
  • le tri pour les documents qui présentent un intérêt lié à l’architecture, à l’art ou aux techniques, ou encore à l’aménagement du territoire.

La liste des documents arrivés au terme de leur DUA et voués à la destruction est reprise dans un bordereau d’élimination qui doit être visé par le directeur des archives départementales territorialement compétent préalablement à toute destruction.

Dominique Niay

Pour aller plus loin :

Posté le par Rédaction Weka

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