Quelles sont les modalités d’archivage des pièces des marchés publics obligatoirement dématérialisées ?

Commande publique

Le référentiel du Service interministériel des archives de France, publié en janvier 2021, détermine les règles et durées de conservation des documents issus des processus des marchés publics. Elles sont en règle générale de 5 ans pour les documents liés au processus de passation du marché et de 10 ans pour ceux liés à celui d’exécution.

Le Code du patrimoine prévoit que tous les documents produits et reçus dans le cadre du processus des marchés publics, par les collectivités territoriales notamment, ont le statut d’archives publiques. Par conséquent, c’est aux collectivités territoriales d’en assurer l’archivage et la conservation dans les délais prévus et rappelés dans le référentiel de conservation publié en janvier 2021 par le Service interministériel des archives de France. Cependant, dans la pratique, un grand nombre de collectivités s’interroge sur l’archivage des pièces obligatoirement dématérialisées. En réponse à une question sénatoriale, la ministre de la Culture rappelle les durées de conservation des documents issus des processus des marchés publics.

Des délais différents en fonction de documents concernant la passation ou l’exécution des marchés

Selon le référentiel publié sous l’égide du délégué interministériel aux archives de France en 2021, les durées de conservation sont en règle générale de 5 ans pour les documents liés au processus de passation du marché et de 10 ans pour ceux liés à celui d’exécution. Ces délais visent à permettre aux collectivités de faire face à d’éventuels contentieux, ou, s’agissant des marchés de travaux, l’éventualité de l’engagement de la responsabilité du constructeur dans le cadre de la garantie décennale. La valeur probante des écrits au format numérique, qu’il s’agisse de documents numériques natifs (créés directement sur support électronique) ou de copies numériques de documents dont les originaux sont au format papier, est reconnue par la loi à la condition que soient respectées certaines conditions techniques à même de garantir leur authenticité et leur intégrité.

Une collectivité peut envisager plusieurs modes d’archivage qui lui permettent de répondre à ces conditions : conservation dans un système d’archivage électronique répondant aux exigences de la norme Z 42-013 qu’elle met directement en œuvre ou élaboré par une autre collectivité avec laquelle elle mutualiserait l’archivage, externalisation auprès d’un tiers-archiveur agréé. Compte-tenu de la durée de conservation relativement limitée des documents de marché public et en fonction des volumes concernés, d’autres solutions (conservation sur le profil d’acheteur lorsque celui-ci y consent, mise en place d’un espace de stockage sécurisé avec notamment accès restreints et recours à un système d’empreintes) peuvent être envisagées mais, dans ce cas, la valeur probante des documents sera moins susceptible d’être reconnue par le juge.

Attention à la rematérialisation d’actes originaux signés électroniquement !

La loi reconnaît à la copie fiable, entendue comme reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’original, la même force probante que ce dernier (article 1379 du Code civil). Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, pris en application de l’article 1379, vient préciser les conditions permettant à une copie de bénéficier d’une présomption de fiabilité. Aux termes de l’article 1 de ce décret et sous réserve d’une jurisprudence à venir, la rematérialisation ne peut être considérée comme une copie présumée fiable des actes originaux signés électroniquement. En effet, les données qui permettent de vérifier la signature électronique et qui sont partie intégrante de  l’original ne peuvent être rematérialisées. La copie numérique de documents originaux au format papier n’est, quant à elle, présumée fiable que si sont respectées certaines conditions techniques détaillées aux articles 2 à 6 du décret. Dans ces deux cas, c’est donc au juge qu’il reviendra de statuer sur la valeur probante des écrits présentés, dont la fiabilité ne peut être présumée.

Texte de référence : Question écrite n° 23503 de M. Cédric Perrin (Territoire de Belfort – Les Républicains) du 24 juin 2021, Réponse publiée dans le JO Sénat du 2 septembre 2021

Posté le par

Recommander cet article