Il s’agit d’intégrer les incidences de la dématérialisation de la commande publique qui nécessite, pour que toutes les garanties de fiabilité et de pérennité soient réunies, la mise en œuvre d’un processus de versement dans un ou plusieurs systèmes successifs d’archivage électronique, à même de gérer dans les règles de l’art les différents stades du cycle de vie des archives.

Les documents produits et reçus dans le cadre du processus des marchés publics ont le statut d’archives publiques

Le guide sur le cycle de vie des documents issus des marchés publics précise la durée d’utilité administrative (DUA) correspondant à la durée de conservation comme archives intermédiaires prévue par l’article R. 212-13 du Code du patrimoine. Il s’agit du laps de temps durant lequel les services doivent conserver les documents qu’ils ont produits dans le cadre de leurs activités, parce que ces derniers, bien que n’étant plus d’utilisation courante, revêtent encore un intérêt administratif. Cette durée tient compte, le cas échéant et sans se confondre forcément avec elles, des durées de conservation que fixent la loi ou le règlement pour certains documents. Cette durée court à compter d’un évènement déclencheur.

Dans le cas des marchés publics, il s’agit soit de la date de notification (le marché est notifié au titulaire et prend effet à la date de réception de la notification), soit de la date de décision d’infructuosité, soit de la date de fin d’exécution financière (pièces relatives à l’exécution du marché). Les durées d’utilité administrative des documents des marchés publics sont de 5 ans à compter de la date de notification du marché pour les pièces relatives à la procédure de passation, les candidatures et les offres non retenues, 10 ans à compter de la date de fin de l’exécution du marché (paiement du solde) pour les pièces relatives à la procédure d’exécution. Plusieurs annexes détaillées précisent document par document les dates de conservation des pièces entrant dans le processus des marchés publics.

Formaliser une stratégie dans une politique d’archivage dématérialisée

La définition d’une stratégie pour l’archivage de la commande publique s’appuie sur un état des lieux partagé entre les différents acteurs prenant part au processus. L’état des lieux s’attachera à identifier les modalités de gestion des archives au format papier, à analyser les nouveaux besoins relatifs à l’archivage électronique et à envisager la façon dont s’articuleront archivage numérique et archivage papier dans le cas où l’organisation serait amenée à gérer une production documentaire hybride. Le profil d’acheteur est un outil qui doit permettre l’archivage vers une plate-forme d’archivage électronique. C’est par exemple ce dont bénéficient les services de l’État à partir du profil d’acheteur que constitue la plateforme « Place ».

Cette dernière permet un archivage manuel ou automatisé des dossiers de consultation dont la procédure est close vers la plateforme sécurisée de stockage ATLAS. En mode manuel, l’utilisateur peut au moment de l’archivage ajouter des documents externes, c’est-à-dire non directement gérés dans le profil d’acheteur, et enrichir les métadonnées descriptives par la saisie de mots clés ou d’une description du dossier. Le dossier d’archive de la consultation est conservé de façon sécurisée dans ATLAS où il est accessible pour l’utilisateur via Place pendant 10 ans. Données essentielles, les dates de notification ou de décision d’infructuosité ainsi que celle de fin d’exécution des marchés sont indispensables car elles sont utilisées pour calculer le point de départ des durées minimales de conservation des documents (durées d’utilité administrative).

Enfin, la mise en œuvre d’un standard d’échange à travers un ou des profils d’archivage et le repérage rigoureux des métadonnées nécessaires ne peuvent aboutir à des opérations d’archivage réussies que si l’organisme concerné met en œuvre de bonnes pratiques visant à définir un plan de classement des dossiers et documents électroniques, des référentiels, une convention de nommage des fichiers et une politique vis-à-vis des formats.

Documents de référence :

• Cycle de vie des documents issus des marchés publics, Référentiel de conservation, janvier 2021
• Guide pour l’archivage numérique de la commande publique, Service interministériel desarchives de France, janvier 2021