L’article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires dispose que « tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi ». Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Ces pièces sont précisées par le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique et par l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique.
Un fonctionnaire peut consulter librement son dossier
Le fonctionnaire peut consulter librement son dossier en application du droit d’accès aux documents administratifs. Pour assurer une traçabilité de la demande et le respect de la voie hiérarchique, l’agent qui souhaite consulter son dossier individuel doit en faire la demande par écrit à son supérieur hiérarchique. L’administration est tenue de répondre à une demande d’accès à un document administratif dans le délai d’un mois.
Au-delà, l’absence de réponse équivaut à un refus. Au jour de la notification du refus ou de l’expiration du délai d’un mois, le demandeur peut saisir la commission d’accès aux documents administratifs (CADA). La consultation du dossier individuel, pour des raisons d’organisation et de bon fonctionnement des services, se fera sous forme d’un rendez-vous à prendre préalablement à la consultation.
Dans un avis n° 20203309 du 26 octobre 2020, la commission d’accès aux documents administratifs rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé en application de l’article L. 311-6 du Code des relations entre le public et l’administration.
Une procédure disciplinaire empêche un accès libre au dossier
Le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 ou par les différentes lois statutaires que cette commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible.
Le droit à communication s’applique aussi bien au dossier de carrière tenu par le service gestionnaire qu’au dossier tenu par le service affectataire. Les dossiers individuels des fonctionnaires du corps d’encadrement et d’application de la police nationale sont ainsi tenus par leurs services gestionnaires, à savoir les secrétariats généraux pour l’administration du ministère de l’Intérieur.
Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 € par page de format A4.
