Comment gérer la remise d’échantillons ?

Acheteur public

Pour opérer plus concrètement l’analyse technique des offres, les pouvoirs adjudicateurs ont la possibilité d’exiger que les offres soient accompagnées d’échantillons, maquettes ou prototypes (art. 49 du Code). Cependant, le Code encadre ces demandes qui ne doivent pas être un frein financier, notamment pour les PME, à la réponse aux consultations.

L’exigence d’échantillons doit être clairement annoncée

Au cas où l’acheteur souhaite obtenir des échantillons, l’exigence doit être formulée dès l’avis d’appel public à la concurrence et les modalités pratiques de remise précisées dans le règlement de la consultation. Les échantillons doivent, comme le reste de l’offre, parvenir avant la date limite de remise des plis.

Par ailleurs, la demande d’échantillons ne doit pas empêcher  la réponse à la consultation par voie dématérialisée. Si, conformément à l’article 56 du CMP, la candidature et l’offre doivent en principe faire l’objet d’un mode de transmission identique, dans le cas où l’acheteur exige la remise d’échantillons matériels, l’acheteur public doit accepter une transmission de ces échantillons par une autre voie.

Enfin, si l’entreprise ne se conforme pas à l’exigence de l’administration, son offre doit être considérée comme irrégulière. En appel d’offres, l’offre de l’entreprise doit être rejetée pour le seul motif qu’elle ne comporte pas les échantillons demandés.

Indemniser ou restituer les demandes qui représentent un investissement significatif

Selon le Code des marchés, si la demande représente un investissement significatif pour les candidats, la demande doit donner lieu à indemnisation. Cependant, la notion « d’investissement significatif » peut donner lieu à contestation. Selon la doctrine du ministère de l’Économie, « il appartient au pouvoir adjudicateur de déterminer le niveau de la prime, en fonction du montant du marché et de l’investissement supporté par les candidats dans l’élaboration de leur offre afin d’assurer une juste compensation financière du coût des échantillons fournis ». Sans doute faut-il considérer que pour les petites fournitures courantes (fournitures de bureaux, produits d’entretien, papier vierge, denrées alimentaires, par exemple), la remise d’échantillons ne constitue pas une charge financière importante pour les candidats aux marchés. Pour des demandes plus importantes (matériels, par exemple), la question de l’indemnisation doit se poser.

Un des moyens pour éviter de devoir payer les échantillons tout en respectant le code est de prévoir un mécanisme de restitution des échantillons à l’issue de la consultation. Il est également conseillé de préciser que les échantillons non réclamés deviennent la propriété de l’administration s’ils ne sont pas réclamés à l’issue  d’un délai prescrit dans le règlement de la consultation du marché.

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