La copie de sauvegarde est une copie de la réponse électronique d’un candidat destinée à se substituer, en cas d’anomalies ou de difficultés limitativement énumérées (présence d’un programme informatique malveillant, candidature ou offre incomplète reçue hors-délai, ou qui ne peut être ouverte), à la candidature et l’offre transmises par voie électronique. L’arrêté du 14 avril 2023, qui modifie les articles 2-I et 4 de l’annexe 6 du Code de la commande publique « fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde », ajoute un nouveau mode de transmission de la copie de sauvegarde à ceux existants pour les supports papier ou supports physiques électroniques.
Une extension à la remise des plis sur support physique
L’objectif de l’arrêté du 14 avril 2023 est de permettre aux candidats et soumissionnaires de remettre une copie de sauvegarde de l’ensemble des informations et documents constitutifs de leur offre par voie dématérialisée et non pas uniquement sur support physique. Il s’agit de sécuriser davantage les maillons de la chaîne de la commande publique dématérialisée et de proposer une alternative à la remise d’une copie de sauvegarde papier et au dépôt de l’offre sur la plateforme de consultation. La volonté est également de simplifier les échanges entre les parties en les rendant plus flexibles et plus rapides (en permettant aux candidats de bénéficier de la rapidité des outils de communication électroniques pour réduire le temps d’acheminement de la copie de sauvegarde, notamment dans les derniers instants de la Date Limite de Remise des Offres). L’outil permettant la remise d’une copie de sauvegarde par voie électronique est celui par lequel le candidat ou le soumissionnaire dépose ou envoie sa copie de sauvegarde à l’acheteur et sur lequel ce dernier vient la récupérer. Cet outil est idéalement distinct du profil d’acheteur et doit pouvoir fonctionner en cas de dysfonctionnement de ce dernier.
Enfin, l’outil doit respecter les exigences du Code de la commande publique, notamment l’heure et la date exactes de la réception de la copie de sauvegarde par l’acheteur (horodatage), les identités de l’acheteur et de l’opérateur économique. L’intégrité de la donnée entre son dépôt et son extraction de la plateforme est garantie, ainsi que l’envoi d’un accusé réception.
Une remise soumise à l’autorisation de l’acheteur
L’acheteur, dans le règlement de consultation du marché, autorise le candidat ou le soumissionnaire à remettre une copie de sauvegarde par voie électronique. L’acheteur peut imposer dans son règlement de la consultation le recours à un outil particulier à condition que ce choix résulte d’une procédure respectueuse du droit de la commande publique ou à un outil gratuitement disponible. Il peut également autoriser l’utilisation de n’importe quel outil à condition qu’il respecte les exigences de l’annexe 8 du Code de la commande publique. Par le biais d’un accusé réception, l’outil informe l’acheteur de la mise à disposition d’une copie de sauvegarde et lui indique les modalités de récupération. L’acheteur utilise l’outil retenu pour récupérer la copie de sauvegarde. Les services permettant la remise d’une copie de sauvegarde par voie électronique pouvant nécessiter des modalités d’inscription longues, il est recommandé aux opérateurs économiques d’anticiper le dépôt de la copie de sauvegarde en procédant aux modalités d’inscription, d’identification sur la solution technique envisagée. Un des services existants permettant la remise de la copie de sauvegarde par voie électronique peut être la lettre recommandée électronique.
Source : Questions-réponses de la DAJ, La copie de sauvegarde, 22 juin 2023
