Ils ont monté leur groupement de commandes

Commande publique
Commande publique

Albertville, Villeneuve d’Ascq ou encore la communauté d’agglomération du Grand-Albigeaois ont été coordonnateurs de groupements de commande. Comment s’y sont-ils pris ? Enquête.

N
ous travaillons en groupement de commandes dès que possible, en raison des prix intéressants que cela nous permet d’obtenir : de 15 à 20 % moins élevés
», affirme Frédérique Olivier, responsable des affaires juridiques et des achats publics à la communauté d’agglomération du Grand-Albigeois. Voilà plus de cinq ans que la ville d’Albi et le Grand-Albigeois se regroupent, notamment sur des marchés de travaux : « Ainsi, on unifie l’opération. C’est plus simple d’avoir un nombre défini d’entreprises sur le chantier, en matière de sécurité notamment. La coordination des corps de métiers est organisée par l’entrepreneur. De cette façon, on perd moins de temps
», poursuit la responsable albigeoise des achats publics.
Les motifs qui poussent les acheteurs à se regrouper sont variés. À Albertville, un groupement a été constitué pour effectuer des travaux sur le réseau d’assainissement et sur celui de l’eau potable, ce qui a permis d’ouvrir la tranchée une seule fois : « Des nuisances en moins pour les usagers
», résume Olivier Cloet, responsable de la commande publique à la mairie d’Albertville. Le Syndicat intercommunal de la périphérie de Paris pour l’électricité et les réseaux de communication (Sipperec) a, quant à lui, lancé un groupement pour un marché de télécommunication. Il a ainsi fait profiter les villes de sa connaissance du marché des Télécoms. Pour Amélia Deron, responsable du service marchés publics de la ville de Villeneuve d’Ascq, c’est par souci de cohérence qu’un marché a été passé avec le centre d’action sociale pour l’utilisation de la cuisine centrale. Mais comment ont-ils réussi à mettre en place ce dispositif à la fois simple et exigeant ?

S’assurer de la similarité des besoins et les recenser

Tout d’abord, ils se sont assurés que les besoins étaient identiques. « On se téléphone pour en discuter. Si on est partant pour travailler en groupement, on se lance dans un petit
brainstorming pour définir les grandes lignes du cahier des charges
», confie Frédérique Olivier. Une réflexion qui amène les services marchés publics à créer les documents adéquats au recensement des besoins des adhérents du futur groupement : tableau, carte, questionnaire, etc. Une opération réalisée parfois lors des réunions physiques. « Les services qui n’ont jamais travaillé en groupement sont parfois inquiets. Il faut les rassurer
», affirme Amélia Deron. D’autres privilégient les échanges écrits et les mails pour récupérer les documents nécessaires. Un recensement des besoins qui demande parfois une réelle expertise du secteur. Au Sipperec, des études de marché sont effectuées avant toute procédure. « Nous organisions des petits déjeuners et des séances plénières avec la centaine de membres du groupement pour les informer des offres existantes. Parallèlement, nous recensions les besoins. C’est une phase très complexe
», confie Catherine Dumas, directrice générale adjointe du Sipperec sur ce marché de 29 millions d’euros sur trois ans. Une fois assurés de l’intérêt du groupement, les acheteurs rédigent sa convention constitutive, comme le prévoit l’article 8 du Code des marchés publics. Ce document essentiel décrit l’objet du groupement et son fonctionnement.

Définir le niveau de responsabilité du coordonnateur

Dans cette convention, une attention toute particulière doit être portée au rôle du coordonnateur. En effet, il peut assurer la procédure jusqu’à la notification, chaque adhérent assurant l’exécution du marché, ou bien s’occuper de tout le marché, exécution comprise. Par ailleurs, sa commission d’appel d’offres (CAO) peut être utilisée pour notifier le marché, ou une commission d’appel d’offres peut être créée pour l’occasion. Le coordonnateur est souvent celui qui détient le savoir-faire nécessaire à la bonne réalisation du marché, ou encore celui dont la part financière est la plus élevée. Le niveau de responsabilité qui lui est accordé dépend de nombreux facteurs. Parmi eux, l’objet du marché : pour un marché de carburant par exemple, chaque ville exécutera son marché car cela s’avère plus facile. Aurélie Schreque, responsable du service conseil en urbanisme et contrats publics du centre interdépartemental de gestion (CIG) de la Grande couronne a coordonné un groupement de neuf entités pour la mise à disposition d’une plateforme pour la dématérialisation. Dans sa convention, le coordonnateur assure la procédure jusqu’à sa notification. Ici, c’est la commission d’appel d’offres du CIG, détenteur du savoir-faire, qui a choisi le prestataire. Un niveau de responsabilité à définir aussi en prenant en compte les réalités du terrain : « Les grosses opérations de travaux sont les plus compliquées, notamment en cas d’enjeu politique. Dans ce cas, chacun attribue son marché. Mais attention, quand chacun gère l’exécution, l’organisation du chantier et la communication sont compliquées, surtout en cas de lots interdépendants
»,
affirme Frédérique Olivier. Le montage juridique le plus simple pour le coordonnateur ?
« La rédaction du marché jusqu’à l’exécution de la prestation, avec le choix du prestataire effectué par sa commission d’appels d’offres, puis un remboursement à l’euro près par les adhérents
», pense le responsable de la commande publique d’Albertville.
Une solution qui le décharge de démarches administratives déjà nombreuses. Catherine Dumas décrit le phénomène : « On fait la chasse aux délibérations, et puis beaucoup n’envoient pas les documents demandés en temps et en heure. Aussi faut-il relancer. Le groupement comprenait, en 2006, 115 entités aux tailles et aux organisations différentes. Avant, chaque membre notifiait. C’était très lourd. Aujourd’hui, le Syndicat notifie.
»
Une commission d’appels d’offres également acceptée par intérêt : les collectivités réduisent leurs coûts, profitent de compétences en se groupant avec le gros acheteur de la région. Et puis parfois, ce dernier n’est autre que la communauté d’agglomération, et tout le monde siège à la CAO. Cependant, le choix de la commission d’appel d’offres n’est pas seulement fondé sur la facilité : « Si nous sommes deux dans le groupement, la CAO sera de deux personnes, c’est assez léger
», pense Frédérique Bottin, responsable de la cellule marchés publics de la communauté urbaine de Nancy.

Budget et frais de gestion à mentionner dans la convention

D’autres points doivent être abordés dans la convention constitutive du groupement, notamment le budget de chaque membre et la répartition des frais de gestion, exprimée en salaire ou encore au forfait calculé en fonction du nombre d’habitants de l’entité adhérente. « Notre forfait plancher était de 29 euros
», raconte Aurélie Schreque. Des frais de gestion pas toujours pris en compte : « On met en place une plateforme collaborative et le travail est partagé
», explique la responsable marché du Grand-Albigeois. Des mentions qui n’empêchent pas, cependant, des mises au point orales. « Nous avions pris à notre charge le paiement du carburant des tracteurs mis à la disposition des communes, or tout le monde ne l’avait pas compris
», explique Anne Kerrien, responsable des marchés publics à la communauté de communes de Loire-Aubance. Un groupement au temps de vie défini. Certains acheteurs ont choisi la notification du marché comme date butoir, d’autres son terme. « On a prévu six mois de plus que le terme du marché pour le solder. Un dossier de consultation pouvait être mis en ligne le 21 décembre 2009 pour une fin de procédure le 15 avril 2010, le marché se terminant le 31 décembre
», poursuit Aurélie Schreque. Une convention qui instaure éventuellement un comité de pilotage. Le Syndicat intercommunal de la périphérie de Paris pour l’électricité et les réseaux de communication, comme la ville d’Albertville, en ont créé un. Son rôle : regrouper les besoins, obtenir les délibérations et les conventions signées, construire le cahier des charges et communiquer avec les membres du groupement.

Un cahier des charges rédigé en parallèle

Les acheteurs rédigent le cahier des charges parallèlement à la réalisation de la convention. Frédérique Olivier fait tourner un document de travail par mail, où chacun note ses observations. « Quand c’est un gros dossier, on se voit pour travailler les documents de consultation. L’un rédige et puis fait suivre aux autres.
» D’autres rédigent le cahier des charges seuls, sur la base des besoins récoltés puis le font valider par les adhérents. D’autres ne font rien relire mais présentent les grandes lignes du cahier des charges en même temps que la convention.
Un marché qui doit tenir compte de tous les besoins recensés. Aussi, une réflexion s’engage sur sa décomposition : un allotissement par commune ou par thèmes ? Tout dépend de l’objet du marché et des besoins. Pour l’achat du carburant, la communauté de communes de Loire-Aubance a préféré un allotissement par commune basé sur l’évaluation de leurs besoins. Le marché de téléphonie du Sipperec est structuré par thématique. « Nous nous réunissons pour réfléchir à l’allotissement. Nous le proposons ensuite aux adhérents qui nous signalent les lots qui les intéressent. Il nous faut être capable d’intégrer une variété de besoins spécifiques dans ces lots. Cependant, le plus difficile reste d’assurer la sécurité juridique des lots
», explique la directrice générale adjointe, Catherine Dumas.

Privilégier la simplicité du marché et proposer des variantes

Autre méthode pour traiter les besoins de tous les membres : passer des marchés simples et sans fioritures. C’est le cas au CIG de Versailles. La plateforme dématérialisée ne propose que les fonctions basiques pour mettre un marché en ligne et recevoir les offres. Ce qui n’a pas empêché le CIG d’optimiser son marché. « Dans le groupement précédent, les collectivités payaient pour chaque mise en ligne d’un marché. À chaque fois, une facture était générée par l’entreprise. Or, le marché passé par le groupement doit tirer les prix vers le bas. Il faut que la procédure soit rentable pour l’entreprise
», raconte Aurélie Schreque. Autre astuce avancée pour tirer les prix vers le bas : proposer des variantes. Les entreprises peuvent faire preuve d’ingéniosité, comme par exemple mutualiser certaines réunions. Des marchés souvent à bons de commande et préférés alors sans minimum ni maximum, pour la souplesse qu’ils proposent. « Même si nous sommes obligés de passer en appel d’offres ouvert, chacun gère ensuite son marché. En plus, si quelqu’un se retire du groupement, nous ne sommes pas gênés par un minimum annoncé
», explique Anne Kerrien.

Un groupement qui ne pèserait que peu sur le choix des critères de pondération parce que les acheteurs n’utilisent dans ce cas-là que des critères simples, sans prise de risque. Certains les définissent d’ailleurs ensemble au moment de la définition des besoins. Cependant, en cas de prestations différentes, mieux vaut être prudent. Prenons le cas des travaux simultanés d’assainissement d’une intercommunalité estimés à 300 000 euros et ceux d’eau potable de la commune estimés à 50 000 euros. L’intercommunalité est coordonnateur et sa commission d’appel d’offres attribue le marché. Le critère prix est le plus élevé. « Comme la part prépondérante correspond aux travaux d’assainissement, le titulaire retenu sera certainement celui avec la meilleure proposition sur les travaux d’assainissement. Si la collectivité avait lancé seule son marché, elle aurait peut-être pris un autre prestataire plus intéressant sur sa partie mais elle aurait perdu alors l’économie sur les coûts de tranchées
», explique Olivier Cloet. Des marchés pour lesquels certains apportent ensuite assistance. Anne Kerrien
a
fourni un modèle de bon de commande. Le Sipperec, lui, assure le suivi de la mise en place des services des opérateurs attributaires pour éviter les risques de coupures de services. « Ils ne comprennent pas toujours qu’une fois le marché signé, ils héritent de 100 clients
», précise Catherine Dumas.
Un groupement dont l’inconvénient majeur réside dans son temps de préparation. « Ce n’est pas compliqué, mais c’est long
», affirme Aurélie Schreque. Au Sipperec, le marché de services de télécommunication court sur trois ans. Il est attribué pendant l’été et la phase d’adhésion est lancée six mois plus tard. « Une fois l’avis de publicité lancé, on ne peut pas augmenter la liste des adhérents
», indique Catherine Dumas. Cependant, une fois rodée, l’organisation est moins chronophage. Frédérique Olivier s’y prend trois mois avant la rédaction du cahier des charges, sauf en cas de grosse opération : « Tous les six mois, on se communique la liste de nos marchés futurs pour des groupements éventuels. Aujourd’hui, c’est un outil de travail
».

Entretien avec André Icard,
avocat au barreau du Val-de-Marne

« Le meilleur conseil :
savoir avec quelles communes

on s’engage »

HA : À quoi sert la convention dans un groupement de commandes ?

André Icard : Elle fixe ses modalités de fonctionnement : qui sera le coordonnateur ? Qui organise les opérations de sélection des candidats ? Qui attribue le marché et le signe ? Le coordonnateur peut être chargé de signer et de notifier le marché, les membres assurant sa bonne exécution, ou d’assurer également son exécution (article 8-VII du Code des marchés publics). Cette dernière solution propose des économies d’échelle avec une mutualisation des besoins.

HA : N’est-elle pas risquée ?

A.I. : Si la commission d’appel d’offres est celle du coordonnateur et ne représente pas toutes les communes adhérentes au groupement, si. Il ne faut pas oublier l’article 5 du Code des marchés publics qui dispose que la collectivité doit déterminer ses besoins à satisfaire avant tout appel à la concurrence. Cela suppose que le groupement ne peut choisir à sa place ce qui lui convient le mieux.

HA : Comment choisir la meilleure formule ?

A.I. : Dans le cadre des marchés de travaux, il est préférable que les communes notifient elles-mêmes leur part du marché et maîtrisent leur chantier. De même, dans les cas de marchés de fournitures courantes ou politiquement sensibles, autant que chacun « signe » sa part du marché. Lors d’un marché techniquement difficile en revanche, mieux vaut offrir au coordonnateur la possibilité de tout gérer.

HA : Quels sont les autres points à aborder ?

A.I. : La convention doit fixer les modalités d’adhésion et les missions des membres, et désigner la commission d’appel d’offres. Elle mentionne le montant estimatif du marché et l’organisation du paiement : le coordonnateur paie-t-il pour tous avant d’être remboursé ou pas ? La convention sera signée par tous les membres.

HA : Peut-on se retirer d’un groupement ?

A.I. : Un groupement peut déraper, le retrait doit être prévu. Il faut savoir qu’au lancement de la procédure, c’est un an de perdu. Pendant l’exécution du contrat, ce sont des pénalités éventuelles à payer si le marché est à bons de commande avec un minimum. Le meilleur conseil : savoir avec qui on s’engage.

CONTACT

André Icard

Avocat au barreau du Val-de-Marne
Tél. : 01 46 78 76 70

L’avis de
Frédérique Bottin,
responsable de la cellule marchés publics de la communauté urbaine de Nancy

« Il faut savoir qui paie quoi »

« C’est la nature même des projets qui initie les groupements. Pour notre part, ils ont concerné les opérations sur double maîtrise d’ouvrage dans le cadre de l’aménagement urbain (ANRU), comprenant la rénovation d’une place publique et son parking souterrains, dont l’un dépendait de la mairie et l’autre de la communauté urbaine. D’autres groupements ont été créés pour répondre à des besoins communs ou mutualiser les dépenses. Nous avons créé une réserve commune à des musées, par exemple. Je ne suis pas sûre que le bénéfice soit toujours financier. Il se situe au niveau de la cohérence de la maîtrise d’œuvre tout en nous rendant plus attractifs. Pour les petites collectivités, il permet d’exécuter des projets d’envergure. Nous commençons à travailler neuf mois avant l’appel d’offres. Pendant les trois premiers mois, nous rencontrons les maîtres d’ouvrage. Un comité de pilotage se réunit trois ou quatre fois et décide entre autres du niveau de responsabilité du coordonnateur. On demande aux membres de délibérer pour affirmer leur désir de se regrouper, définir leur besoin et leur budget. Notre convention “modèle” comprend le budget de chacun ou la clef de répartition exprimée en pourcentage pour des marchés comme le développement d’un site web où le besoin est le même mais pas l’utilisation. Cette partie doit être claire, il faut savoir qui paie quoi. Très souvent, on travaille ensemble sur les grandes lignes du cahier des charges technique qui sera ensuite communiqué à tous. On le complète au fur et à mesure. Quand nous rencontrons des difficultés pour définir les besoins, comme c’était le cas concernant la réserve pour les musées, on se fait accompagner d’un assistant à maîtrise d’ouvrage (AMO). Un problème juridique se pose alors car on ne peut pas faire porter le coût de l’AMO à un groupement pas encore créé. Aussi nous créons un petit groupement de commandes pour cette phase de préparation. Nous choisissons la commission d’appels d’offres (CAO) en fonction du nombre de membres et de son poids financier dans le groupement. Le plus simple ? Utiliser notre CAO. Cependant, dans les marchés de travaux, la loi MOP (article 3, alinéas 2 et 4) nous oblige à obtenir l’accord de chaque adhérent sur le choix du candidat avant de signer le marché. Mon conseil : créer un groupe de suivi et d’évaluation du marché. Souvent, en cas d’avenant, par exemple, on n’a pas toujours prévu le rôle du coordonnateur et la limite de ses responsabilités. »

L’avis de
Thomas Nardoux,
gestionnaire marchés de la communauté de communes du Pays d’Amplepuis-Thizy

« Soigner la communication »

« La communauté de communes regroupe 16 communes pour 21 000 habitants au total en milieu rural. Le groupement lancé concerne la consultation et la réalisation de plans de mise en accessibilité de la voirie. Il nous permet d’offrir notre aide en plus des économies qu’il génère. Pour ce faire, nous avons envoyé la convention du groupement aux communes. Celle-ci proposait que la communauté de communes gère, signe et notifie le marché. En revanche, chaque commune devait assurer le suivi et l’exécution du marché et payer sa part. Les entreprises devaient indiquer dans leur offre la part financière de chacune. Une carte géographique et un tableau ont été transmis par mail aux adhérents pour le recensement de leurs besoins. Ils devaient indiquer les secteurs concernés par la mise en accessibilité et le nombre de mètres linéaires à modifier. Ensuite, le cahier des charges leur a été transmis. Il offrait la possibilité de variantes : les entreprises ont parfois de bonnes idées pour diminuer les coûts. Notre commission d’appels d’offres a attribué le marché, puis le bureau communautaire regroupant tous les adhérents au groupement l’a validé. Pour assurer la coordination d’un groupement, la communication est importante. Nous avons communiqué sur le déroulement de la procédure et nous reparlerons de l’exécution du marché, un fois ce dernier attribué. Mon conseil : soigner la communication afin de ne froisser personne, surtout quand des grosses et des petites communes coexistent. »

Posté le par Rédaction Weka

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